托爾遜古麗

摘 要 近年來塔城地區(qū)人社局電子檔案建設(shè)工作逐步開展，已完成一定數(shù)量的檔案目錄數(shù)字化和檔案全文數(shù)字化工作。但從地區(qū)范圍來看，塔城地區(qū)人社局電子檔案工作還處于低水平階段。雖然取得了一點成績，積累了一些經(jīng)驗，同時又有在實際工作中出現(xiàn)了諸多問題與困難。

關(guān)鍵詞 淺談 電子檔案 問題

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A

1電子檔案管理建設(shè)存在的主要問題

1.1檔案事業(yè)經(jīng)費投入不足，長期欠賬

由于塔城地區(qū)所處地理環(huán)境特殊，經(jīng)濟發(fā)展與區(qū)內(nèi)地州相比十分滯后，地區(qū)間發(fā)展不平衡，財力嚴重不足，用于開展檔案事業(yè)建設(shè)的專項經(jīng)費沒有列入當?shù)刎斦A(yù)算，只是人頭經(jīng)費，加之領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視度不夠，在檔案工作上長期欠賬，開展檔案工作所需經(jīng)費常常是用一點要一點，絕大部分單位檔案經(jīng)費僅限用于購買每年歸檔所需檔案盒等一些檔案裝具。

1.2人員少，機構(gòu)設(shè)置不完善，辦公場所擁擠

一是定編少，沒有相應(yīng)的崗位，現(xiàn)有的人員無法正常開展業(yè)務(wù)工作；二是基層單位辦公場所擁擠，檔案室和辦公室同在一室的現(xiàn)象普遍存在。

1.3電子檔案管理困難

由于電子文件具有較多的格式和依托眾多的軟件這一特點，目前產(chǎn)生的電子文件種類復(fù)雜、文件格式多樣，高達數(shù)十種。因不同背景和作用生成的電子文件，在收集、保管和利用方面與紙質(zhì)文件的收集、保管和利用方法迥然不同。

1.4檔案工作隊伍不穩(wěn)定，人員更換頻繁

從歷年統(tǒng)計數(shù)據(jù)看，在工作中所需的既懂信息技術(shù)又懂檔案專業(yè)的人才十分缺乏，從事檔案工作滿5年以上的不足一半，有的單位甚至一年一換。從專業(yè)結(jié)構(gòu)上看，現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員中檔案專業(yè)畢業(yè)且從事檔案專業(yè)工作的不足5人。

2解決電子檔案管理建設(shè)中存在問題的對策

2.1爭取領(lǐng)導(dǎo)支持是落實檔案工作所需經(jīng)費的根本

塔城地區(qū)電子檔案工作如何開展，經(jīng)費投入是關(guān)鍵性因素。決策經(jīng)費投入的權(quán)利集中于各級工作部門的領(lǐng)導(dǎo)，要使電子檔案工作得到一個適宜的經(jīng)費保證，各級主管部門領(lǐng)導(dǎo)的決策無疑是關(guān)鍵性因素。因此，如何影響領(lǐng)導(dǎo)的決策，這是我們搞好電子檔案工作必須面對的課題。

影響決策的關(guān)鍵因素是決策者對決策對象的認知和意識，因此，要影響領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的決策，從影響領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的各項法律、規(guī)定、要求等內(nèi)容的認知和對檔案工作具體情況的了解方面入手應(yīng)發(fā)是可行的和有效的。由此筆者認為應(yīng)該從一下兩方面去做工作：

首先，各級檔案部門、各單位要緊緊抓住2015年自治區(qū)黨委辦公廳、自治區(qū)人民政府辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（以下簡稱《意見》），要通過向領(lǐng)導(dǎo)宣傳和溝通讓領(lǐng)導(dǎo)明確推進電子文件管理工作是《意見》中檔案工作的要求，是必須要貫徹落實的、要納入當?shù)貒窠?jīng)濟發(fā)展規(guī)劃的一項長期的工作，資金投入必須納入全盤體制管理，是長遠的、持續(xù)的投入；其次，人事系統(tǒng)檔案部門主動要求、及時地向領(lǐng)導(dǎo)匯報電子文件管理工作的具體情況、進展、所遇到的問題和困難，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握目前電子文件管理工作的實際情況，尤其是急需解決的問題，由此才能夠使領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)費安排決策時，能夠?qū)⒖赡艿慕?jīng)費安排到電子文件管理工作最需要的地方，避免決策的不準確而造成的工作被動和資金的浪費，從而使電子文件管理工作的開展達到高效、優(yōu)質(zhì)、科學的預(yù)期目標。

另外，不容忽視的是，作為檔案工作部門還要用勤奮和創(chuàng)造性的工作和優(yōu)良的工作業(yè)績贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任與支持。

2.2完善機構(gòu)才能讓電子文件管理工作納入正軌，保證該項工作所需的人、財、物

建設(shè)數(shù)字化檔案室已是今后信息化發(fā)展的必然趨勢，電子文件管理工作應(yīng)該是一個長期的常規(guī)化的行為，只有將電子管理工作納入工作管理機制，建立必要的工作機構(gòu)，完善工作運行機制，把電子文件管理裝進工作機構(gòu)這只“籠子”里，納入例行的工作計劃，步入正常的工作程序，才能使開展電子文件管理工作所需的人、財、物有保障。

2.3發(fā)揮檔案行政主管部門的主導(dǎo)作用，做好電子文件管理的頂層設(shè)計，以根本上解決電子檔案格式混亂和難以管理的技術(shù)問題

作為全地區(qū)檔案主管部門的地區(qū)檔案局應(yīng)充分發(fā)揮主導(dǎo)作用，承擔起作為全地區(qū)電子文件管理整體規(guī)劃和統(tǒng)一規(guī)范頂層設(shè)計這一責任。通過制定和推行地區(qū)電子檔案技術(shù)規(guī)范和電子文件格式標準，讓新產(chǎn)生的電子文件達到規(guī)范化的目標，糾正目前電子文件格式混亂的現(xiàn)狀。

2.4通過把好人員入口關(guān)、加強人員培訓工作、落實人員相應(yīng)待遇等來解決人員不穩(wěn)定問題

一是把好干部的“入口關(guān)”、“使用關(guān)”。電子檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，不是隨便任何人都可以勝任的。因此，把好干部入口關(guān)既是電子檔案工作的需要，也是穩(wěn)定檔案干部的必須；二是應(yīng)注重檔案干部的繼續(xù)教育。電子檔案管理不僅是一項全新工作，而且是一項技術(shù)發(fā)展和進步速度較快的工作。檔案干部要持續(xù)勝任工作要求，必須不斷補充新知識和學習新技能，這一過程是持續(xù)的，不間斷的。因此，檔案部門重視和加強檔案干部的繼續(xù)教育不僅是必須的，也是必要的，而且這項工作應(yīng)該是一個長期的，持續(xù)性的工作，不可能是一勞永逸的；三是落實干部適宜的待遇。讓付出和待遇相匹配，用適當?shù)拇隽糇∪恕?/p>

電子檔案管理工作是一項專業(yè)性強、創(chuàng)造性強、基礎(chǔ)性強、持續(xù)性強的工作，這項工作的付出應(yīng)該有相應(yīng)的回報，這是留住人的必不可少的因素。作為檔案工作部門首先應(yīng)當了解電子檔案管理人員的工作性質(zhì)和勞動付出，積極落實這項工作人員的相應(yīng)待遇，并為他們創(chuàng)造晉升的空間，激發(fā)他們工作的積極性。

作為電子檔案管理工作的組織者和管理者，單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)從政治上、生活上關(guān)心、愛護干部，讓他們體驗到組織的關(guān)懷，增強干好工作的信心和動力。同時，也需要加強干部的思想教育，讓他們樹立崇高的職業(yè)道德責任感，樹立為國存史、為黨管檔的政治責任感，自覺履行職責、不辱使命，干一行愛一行，通過自己的扎實工作和勤奮努力，來實現(xiàn)自己的人生價值和追求。