謝星巧

摘要：隨著網絡技術的快速發(fā)展，“互聯(lián)網+”時代悄然來臨，無紙化辦公也成為大勢所趨。事業(yè)單位檔案管理工作也逐步實現(xiàn)了信息化，以適應高速發(fā)展的信息化社會并實現(xiàn)向更為高效、便捷、規(guī)范的管理模式的推進。然而在實際的操作中仍然存在一些弊端，為了優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理，需要從提高管理人員的素質、強化檔案管理的硬件設備的建設、完善檔案管理的監(jiān)督制度、制定信息化建設的總體規(guī)劃、建立實用的檔案管理網站等方面入手。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設不但可以簡化管理流程還可以提高工作效率。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）013-0000-01

“互聯(lián)網+”時代，各個行業(yè)紛紛積極主動地探索自身的信息化之路，從而在快速發(fā)展的現(xiàn)代社會站穩(wěn)腳跟。事業(yè)單位的檔案管理也不例外，為了優(yōu)化完善自身，順應時代發(fā)展規(guī)律，事業(yè)單位在探索檔案管理信息化之路上積累了不少經驗也仍然存在不少問題。

一、檔案管理信息化的概述

檔案信息化指的是檔案管理模式從實體化向信息化轉變，一般是由國家的檔案行政管理部門進行統(tǒng)一的組織規(guī)劃，將現(xiàn)代信息技術全面應用在檔案管理活動中，以實現(xiàn)對檔案信息資源的有效處理，提高工作效率，加快檔案管理信息化的進程。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作一般以紙質文件為基礎材料，以音像資料為輔助資料，來實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案的建設。信息時代則是通過一些高新技術手段比如數字錄入、數據庫建設以及掃描等來實現(xiàn)對繁雜的信息資源的管理，大大提高了工作效率，實現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理的高效化。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的措施

（一）提升檔案管理工作人員的素質

檔案的信息化建設需要高素質的工作人員，而優(yōu)質的人才是基礎和保障。然而由于檔案管理工作繁瑣、單調、相對缺少吸引力，常常出現(xiàn)人事變動，缺乏工作經驗豐富的老員工，這也嚴重影響了事業(yè)單位檔案資料的記載管理，因此必須要對員工進行職業(yè)素養(yǎng)教育，培養(yǎng)他們愛崗敬業(yè)的意識和對工作認真負責的態(tài)度。提高檔案管理人員對工作的認可度，從而能從思想意識真正重視起來。同時，定期對員工進行信息技術和檔案管理技能方面進行培訓，提高他們的實戰(zhàn)技能和專業(yè)素質，以便更高效的完成本職工作，并要建立良好有效的考核制度來檢測檔案管理人員的各項專業(yè)能力。當然還要適宜的引導教育員工更新觀念，與時俱進，敢用善用信息化方式來實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案信息的管理，而不是充滿對新技術的恐慌與畏懼，以至于不能接受信息化建設。

（二）強化檔案管理的硬件設備的建設

硬件設備是檔案管理信息化建設的剛性需求，沒有硬件設備信息化管理就無從談起。事實上，很多事業(yè)單位不愿在設備上投入太多，對檔案信息化建設也沒有清醒的認知，這在很大程度上限制了高新技術在事業(yè)單位檔案管理中的運用。要改變現(xiàn)狀，單位領導首先要重視起來，加大硬件設備的投入力度。撥發(fā)資金以用來更新已經陳舊過時的設備，盡量配備不易被破壞的硬件設施，這樣不但可以充分發(fā)揮電子存儲的優(yōu)勢也可以避免由于信息資源的丟失泄露而造成的嚴重損失。同時要選擇內存大的硬件來做好重要資料的備份工作以確保信息的錄入儲存的順利開展。

（三）完善檔案管理的監(jiān)督制度

監(jiān)督對于任何行業(yè)都是必備的，強有力的監(jiān)督可以確保事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化，促使其在法律法規(guī)所規(guī)定的范圍內進行，從而使得檔案管理工作能夠有法可依，有章可循。不但可以激發(fā)檔案管理的工作人員的積極主動性和創(chuàng)優(yōu)爭先意識，還可以進一步確保檔案的安全。事業(yè)單位還可以根據自身情況制定出檔案管理制度規(guī)范，加強信息資料的審查程序，細化管理，如禁止使用外網在涉密計算機上瀏覽網頁。通過規(guī)定獎懲，獎罰到人的制度管理，切實保證一些重要的保密文件的安全性。通過事業(yè)單位內部監(jiān)督和外部監(jiān)督的有機結合，杜絕各種信息安全隱患，以確保安全、高效的檔案管理系統(tǒng)的信息化建設。

（四）制定信息化建設的總體規(guī)劃

制定信息化建設的總體規(guī)劃對于推動檔案信息的規(guī)范化、靈活性具有重要作用。事業(yè)單位的檔案管理是社會的紀錄者，在社會發(fā)展中的作用也日漸突出，因此，事業(yè)單位要站在宏觀的角度上，統(tǒng)籌規(guī)劃，以整體有序的信息化管理方式保證辦公環(huán)境的信息化保證整個事業(yè)單位的信息化。明確形勢，要綜合考慮目前經濟發(fā)展要求和社會需要，兼顧各方利益，合理規(guī)劃，并以此為根據來細化步驟，從而形成一個令各方面滿意的管理模式，為單位的穩(wěn)固發(fā)展打下堅實的基礎。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的社會意義

（一）實現(xiàn)資源共享

傳統(tǒng)檔案在資源采集和存儲方面都比較困難，而且紙張薄而脆，在使用上有諸多不便，查找起來也不方便。如今人們運用先進的科學技術和信息手段把豐富的信息資源納入數據庫，存儲到電子磁盤，從本質上改變了檔案管理的方式，從檔案信息的加工到匯總再到分類等階段進行管理，充分考慮外部各種客觀環(huán)境影響，大大的簡化檔案使用流程，提高資源的共享率。

（二）提高工作效率

傳統(tǒng)的紙質檔案常常是人工錄入，甚至目前仍有一些基層的事業(yè)單位仍在采用手工方式對檔案進行檢索和管理，不但浪費大量的人力，還影響工作效率。事業(yè)單位檔案管理信息化的建設使得信息檢索不但更加精密而且極為快速，各種硬件的即使更新和軟件的優(yōu)化處理更提高了工作效率。

（三）實現(xiàn)無紙辦公

傳統(tǒng)的紙質檔案在填寫整理上存在諸多不便，更新周期也很長，再加上紙張容易老化，辦理手續(xù)又極為復雜，漸漸地被人們淘汰。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化的硬件設備來保存圖片和聲像，既可以提高工作效率，又可以節(jié)約成本，這樣就實現(xiàn)了資料的無紙化保存，實現(xiàn)了無紙辦公。

四、結語

綜上，事業(yè)單位要加強檔案的信息化管理，不斷地提高管理人員的素質、強化檔案管理的硬件設備的建設、完善檔案管理的監(jiān)督制度、制定信息化建設的總體規(guī)劃、建立實用的檔案管理網站，促使檔案管理朝著良好的方向發(fā)展。

參考文獻：

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