摘要：差旅費在公司生產(chǎn)科研、管理、銷售費用中所占用的比例并不高，卻是公司經(jīng)常發(fā)生的可控費用。為了保證出差人員工作和學習的需要，本著勤儉節(jié)約、提高辦事效率的原則，建立科學合理的差旅費管理制度具有重要意義。差旅費報銷看似僅是簡單核對票據(jù)，差旅費的歸集涉及生產(chǎn)成本及期間費用，實則是會計稅務(wù)法規(guī)和公司報銷制度的具體執(zhí)行，需要出差人員和財務(wù)人員不得違規(guī)，慎之又慎。

關(guān)鍵詞：差旅費報銷；流程；注意事項；計入費用；存在問題；管控

中圖分類號：F810.6 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）013-000-01

差旅費是行政事業(yè)單位和企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、管理、銷售過程中一項重要的日常性支出項目，主要包括因公出差期間發(fā)生的交通費、住宿費、其他公雜費用、伙食補助、交通補助、通訊補助等。

每個公司對差旅費報銷都有嚴格的具體規(guī)章制度，但是部分出差人員對報銷制度仍然存在疑慮，無形中給公司、部門領(lǐng)導(dǎo)增加了工作量，并且導(dǎo)致財務(wù)報銷及審核崗位人員需反復(fù)向出差人員解釋規(guī)章制度，為了規(guī)范費用報銷的手續(xù)和程序，下面詳細描述差旅費報銷相關(guān)的需要注意事項。

一、出差審批及借款流程

1.公司員工因公出差事先必須詳細填寫出差報告，注明出差任務(wù)、目的地、時間，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準（科技業(yè)務(wù)出差還需要科技部門領(lǐng)導(dǎo)批準，生產(chǎn)出差還需要生產(chǎn)部門領(lǐng)導(dǎo)批準）。如果出差天數(shù)較長的，出差報告流程結(jié)束后可到財務(wù)部門辦理借款。

2.中層干部因公出差，部門或單位正職的需公司總經(jīng)理批準，副職需公司主管副經(jīng)理批準。

3.參加會議和培訓(xùn)（學習進修），憑借會議或培訓(xùn)通知向有關(guān)職能部門申報批準。

4.職工到財務(wù)部辦理出差借款時，應(yīng)認真逐項填寫“借款單”一式二聯(lián)并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，第一聯(lián)由借款人個人保存，報銷時作沖賬憑據(jù)，第二聯(lián)交由財務(wù)作為借款憑據(jù)。出差借款時應(yīng)按出差時間及地點計填借款金額，對于無特殊原因的超額度借款，財務(wù)部可以拒付。

借款金額=往返車船費+住宿費+按計劃出差天數(shù)計算的相應(yīng)差補費

二、差旅費報銷需注意事項

職工出差回公司后應(yīng)及時到財務(wù)部（或部門辦事員處）領(lǐng)取“差旅費報銷單”，并按照公司差旅費開支管理規(guī)定依照實際情況逐項認真填寫，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)或職能部門批準后方可到財務(wù)部辦理報銷清帳手續(xù)，同時應(yīng)注意做好以下幾項：

1.職工出差報銷時按照公司管理制度的規(guī)定粘貼原始單據(jù)，包括火車票、長途車船票、住宿票、會議通知等相關(guān)票據(jù)。

2.出差人員需按照會計、稅法規(guī)定取得合法真實有效的票據(jù)。對于項目填寫不完整或字跡模糊不清的不予報銷；對于涂改、偽造或變造原始單據(jù)不予報銷；對于白條等不規(guī)范的票據(jù)，財務(wù)人員有權(quán)拒收；虛報出差天數(shù)的，予以糾正。

3.出差人員不慎將原始票據(jù)丟失、毀損的，當事人可同開具發(fā)票方聯(lián)絡(luò)取得對方留存聯(lián)的復(fù)印件，并加蓋開票方財務(wù)紅章，后經(jīng)部門主管以及財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后作為報銷依據(jù)。如不慎丟失車船票、機票，應(yīng)由當事人寫明詳細情況，并取得同行人或購票證明方可據(jù)實報銷。

4.科技人員出差返公司后，應(yīng)向科技部遞交一份“科技業(yè)務(wù)出差報告”并由科技部門領(lǐng)導(dǎo)在“差旅費報銷單”上簽字；生產(chǎn)人員出差返公司后，應(yīng)向生產(chǎn)部遞交一份“生產(chǎn)情況出差報”告并由生產(chǎn)運行部門領(lǐng)導(dǎo)在“差旅費報銷單”上簽字，以上簽字認可后方可到財務(wù)部報銷。

5.出差人員公出發(fā)生的車船、住宿費超標部分，需要在“差旅費報銷單”背面單獨列示，并經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理簽字同意后方可據(jù)實報銷，超標費用手續(xù)未補齊全的，財務(wù)人員嚴格按照公司差旅費開支管理規(guī)定；出差人員實際出差期間各項差補標準嚴格執(zhí)行公司差旅費開支管理規(guī)定。

6.職工出差期間附帶采購任務(wù)的，需經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，采購金額在一千元以上一律通過銀行辦款。如發(fā)生不經(jīng)批準先行支付的違規(guī)采購行為，手續(xù)未補齊之前，財務(wù)部不予受理。

7.各個部門中層干部正職“差旅費報銷單”需公司總經(jīng)理簽字同意；副職需公司主管副經(jīng)理簽字同意。

8.出差人員如借有備用金，報銷時應(yīng)出示留存聯(lián)，以便財務(wù)人員準確核銷個人其他應(yīng)收款。

三、差旅費報銷計入相關(guān)費用

對于公司發(fā)生的差旅費用，財務(wù)人員同報銷人溝通后必須根據(jù)該費用所發(fā)生的實際情況，按出差性質(zhì)不同將其確認為不同的產(chǎn)品生產(chǎn)科研成本、管理費用、銷售費用。為了完善監(jiān)督管理公務(wù)用車情況，公出帶車發(fā)生的過路橋費、停車費、燃油費不計入產(chǎn)品生產(chǎn)科研成本、管理費用、銷售費用，財務(wù)人員單獨核算計入部門費用會計核算科目“車輛使用費”。

四、差旅費報銷存在的問題

1.出差人員公出存在先斬后奏現(xiàn)象，“差旅費報銷單”相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字不完整。

2.出差人員報銷差費周期過長，不及時報賬給財務(wù)人員核對差補造成麻煩。

3.票據(jù)丟失現(xiàn)象時有發(fā)生；外出取得的發(fā)票存在假發(fā)票、廢票情況；票據(jù)填寫項目、簽章不符合稅務(wù)發(fā)票管理規(guī)定。

4.“差旅費報銷單”填寫不夠清楚規(guī)范，存在惡意任意涂改現(xiàn)象。

5.借有備用金出差人員退還備用金不及時，長期占用公司流動資金。

五、差旅費管控

提到差旅費管控，財務(wù)人員的第一反應(yīng)即是如何幫助公司削減差旅費，壓縮不必要的開支，差旅費管控的目標并非簡單的控制支出。公司要控制好差旅費的總額，各個職能部門首先要能夠做好差旅費出差計劃，減少公出活動的隨意性，年初做好差旅費預(yù)算，各職能部門以及公司做好差旅費支出和收入相配比原則，實際執(zhí)行期間控制分析好超預(yù)算偏差。

出差申請可以實行網(wǎng)絡(luò)在線審批，減少公出手續(xù)的繁瑣，提高辦事效率，降低公出先斬后奏情況的發(fā)生。

本著提高辦事效率降低成本的原則，公司在制度上應(yīng)當根據(jù)公出地點的不同引導(dǎo)職工選擇合適交通出行方式以及住宿支出，明確各級人員差費標準，增加差旅費標準的透明度；嚴厲杜絕多報出差天數(shù)，虛開、多開發(fā)票的違法違規(guī)行為；公司應(yīng)當完善出臺差旅費獎懲制度。

六、結(jié)語

隨著市場經(jīng)濟形勢的不斷發(fā)展，物價的不斷上漲，財務(wù)人員在差旅費預(yù)算制定、執(zhí)行、管理過程中，做出詳細的差旅費管理報告和準確的數(shù)據(jù)對比分析，對于公司資金支出、生產(chǎn)經(jīng)營、銷售而言都應(yīng)當發(fā)揮積極的作用。

參考文獻：

[1]黎明化工研究設(shè)計院管理制度.

作者簡介：孫景茹（1973-），女，河北懷來縣人，會計師，本科學歷，研究方向：財務(wù)管理與費用成本。