康莉華

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理的同步實(shí)施

康莉華

伴隨著建筑企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步，大部分的企業(yè)為了擴(kuò)大自身的規(guī)模，對(duì)很多建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行了投資。許多的建設(shè)項(xiàng)目需要投入較大的人力、物力，這些都需要制定一套規(guī)范的工作流程。但是，許多企業(yè)都非常輕視建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方面的工作，因此無(wú)法保持建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理的同步實(shí)施，這種情況帶給企業(yè)不好的影響，并帶來(lái)了部分潛在的經(jīng)濟(jì)損失。在最近幾年的時(shí)間里面，企業(yè)部分的高層管理者越來(lái)越重視建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理的同步實(shí)施方面的工作，并取得了一些進(jìn)步，但是，有很多地方還是需要進(jìn)一步改善的。

一、建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性

在最近幾年，企業(yè)更加重視關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理。任何的企業(yè)都不可以輕視建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，檔案管理應(yīng)該得到高度的重視，企業(yè)的管理人員應(yīng)該意識(shí)到檔案管理與建設(shè)項(xiàng)目的驗(yàn)收、檢查等是同等重要的。建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理在建設(shè)項(xiàng)目竣工的過(guò)程中具有不可取代的作用。而且項(xiàng)目檔案對(duì)于企業(yè)也起著非常重要的作用與影響，并會(huì)產(chǎn)生一定的價(jià)值。

二、建設(shè)項(xiàng)目管理與項(xiàng)目檔案管理同步的重要性

工程建設(shè)本身就屬于一個(gè)大型的建設(shè)活動(dòng)，一個(gè)合格的工程在投入使用之后，可以使用很多年，如果建設(shè)項(xiàng)目檔案出現(xiàn)丟失、遺漏的情況，極有可能會(huì)給今后的工作開(kāi)展帶來(lái)不必要的麻煩。建設(shè)項(xiàng)目并不是一旦建設(shè)成功之后就算完成了全部的工作內(nèi)容，今后使用的維護(hù)、改建、擴(kuò)建等都屬于建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，任何的建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)之前都必須要進(jìn)行立項(xiàng)工作。在建設(shè)的過(guò)程中需要對(duì)施工的方法進(jìn)行記錄，在今后的日常管理中都會(huì)產(chǎn)生較多的資料與文件。這些文件都會(huì)記載著這個(gè)工作的真實(shí)情況與具體的施工情況。一旦該工程項(xiàng)目在日后的使用中產(chǎn)生了某些問(wèn)題，就可以根據(jù)這些具體的數(shù)據(jù)與資料進(jìn)行及時(shí)的、有效的解決。

在這種種的分析之下，項(xiàng)目管理與項(xiàng)目檔案應(yīng)該是統(tǒng)一進(jìn)行，而不是孤立的、分離的。因此，做好項(xiàng)目檔案管理工作，是開(kāi)展一項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目的重要工作基礎(chǔ)。

三、項(xiàng)目管理人員重視項(xiàng)目檔案的必要性

由于建設(shè)項(xiàng)目檔案完整的記錄下建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程與最終的成果，是固定資產(chǎn)進(jìn)行投資的重要技術(shù)參考與技術(shù)檔案，而且，檔案的主要功能與作用就是利用它所存在的價(jià)值。因此，建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作與其他項(xiàng)目的工作內(nèi)容、工作流程以及工作要求是不同的，它屬于一項(xiàng)比較特殊的工作，需要全體成員的共同參與，積極配合等。它要求的是在建設(shè)過(guò)程中能夠保持真實(shí)、完整，需要參與到該項(xiàng)目的每一位工作者都對(duì)自己的崗位認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)以及工作流程進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，確保建設(shè)項(xiàng)目所有歸檔資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，統(tǒng)一性。所以，建設(shè)項(xiàng)目檔案是否完整、準(zhǔn)確、統(tǒng)一等，會(huì)對(duì)具體的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員的決策、審查、收集與歸檔等產(chǎn)生不同程度上的影響。

作為一名建設(shè)項(xiàng)目管理的工作人員，必須要清楚在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中所會(huì)產(chǎn)生的一切文件與資料，并清楚地掌握這些文件與資料的真實(shí)情況，檔案管理人員只有清楚地了解項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中文件情況，才能夠相應(yīng)地規(guī)范其指定所需要的文件材料。比如，在某個(gè)分項(xiàng)工程中，根據(jù)招投標(biāo)文件以及合同的具體內(nèi)容，都說(shuō)明了在某項(xiàng)工程里面。但是，在實(shí)際的施工過(guò)程中，施工單位方面出現(xiàn)了資質(zhì)不足的問(wèn)題，于是便放棄該部分的工程量，檔案管理人員也沒(méi)有參與到工程的管理過(guò)程中，于是便不了解該部分的內(nèi)容，于是在之后的工程檔案中就會(huì)缺乏該部分的資料。只有工程管理人員了解該部分的內(nèi)容，這就需要該項(xiàng)目的工程管理人員與檔案工作人員進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，檔案工作人員在收集與編制檔案的時(shí)候，才能夠?qū)⒃擁?xiàng)工程的施工文件保持完整。

總的來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理人員必須要高度認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案的重要性，這也是保證檔案的完整、準(zhǔn)確的一個(gè)有效途徑與方法。

四、項(xiàng)目檔案管理工作必須要提前介入

因?yàn)槊恳粋€(gè)建設(shè)項(xiàng)目，尤其是投資比較大的，建設(shè)周期比較長(zhǎng)的項(xiàng)目，建設(shè)程序也比較復(fù)雜的，工作流程與環(huán)節(jié)多，參與建設(shè)的單位也比較多，所以形成的項(xiàng)目文件與資料也就會(huì)更多且復(fù)雜。出于分工的不同，項(xiàng)目檔案的形成與運(yùn)轉(zhuǎn)也是分散到各個(gè)部門(mén)與參建單位的，項(xiàng)目管理部門(mén)對(duì)檔案管理的內(nèi)容并不是非常清楚，不了解項(xiàng)目檔案的組織管理、歸檔的具體范圍與保管的要求等。只有等到工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之后，提到了項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，才可以知道項(xiàng)目檔案還有整理、驗(yàn)收要求等多方面的內(nèi)容。

但是，在這個(gè)時(shí)候，已經(jīng)積壓了很多工作需要進(jìn)行處理，使得檔案管理人員處于一種比較被動(dòng)的環(huán)境中，對(duì)檔案的收集與管理也會(huì)產(chǎn)生較多的問(wèn)題與漏洞。如果是在一個(gè)建設(shè)工期很長(zhǎng)的情況之下，就會(huì)產(chǎn)生部分工作人員的調(diào)動(dòng)，工作交接不及時(shí)的問(wèn)題，增加檔案管理人員收集的難度。所以，需要建設(shè)單位檔案管理部門(mén)提前介入，對(duì)項(xiàng)目檔案的收集、整理展開(kāi)工作，制定具有針對(duì)性的工作制度與工作流程，并及時(shí)地跟蹤建設(shè)項(xiàng)目的工作進(jìn)度，從項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施，檔案管理就應(yīng)該展開(kāi)同步的工作，對(duì)項(xiàng)目管理人員、參與建設(shè)的單位的檔案工作進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的、具體的培訓(xùn)與指導(dǎo)，做到事前關(guān)心，事中控制、介入、事后同步跟蹤等，從而進(jìn)一步地保證建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性、應(yīng)收與必收等，并為之后項(xiàng)目檔案管理打下一個(gè)良好的工作基礎(chǔ)。

五、項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理同步實(shí)施的主要措施

各級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該高度重視項(xiàng)目檔案工作，建立健全相應(yīng)的項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。由于建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)規(guī)模比較大，建設(shè)工期也比較長(zhǎng)，所以形成的文件與資料也是比較多且復(fù)雜的，尤其是參加建設(shè)單位與工作環(huán)節(jié)較多的。因此，為了在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，需要依靠多方面的共同努力，比如相應(yīng)的檔案管理部門(mén)，項(xiàng)目管理部門(mén)，具體的規(guī)章制度與標(biāo)準(zhǔn)等。做好項(xiàng)目檔案工作的前提，就是要使項(xiàng)目檔案管理在整個(gè)過(guò)程中有法可依，有制度可以尋找。同時(shí)要進(jìn)一步明確項(xiàng)目檔案工作的管理部門(mén)，建立一個(gè)完整的檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)機(jī)制與體系，明確每一位檔案管理工作人員的職責(zé)。

六、結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目檔案是各種檔案中最復(fù)雜與系統(tǒng)的，項(xiàng)目的檔案管理屬于一項(xiàng)比較龐大的工程，需要與項(xiàng)目的管理同步進(jìn)行。注重文件與資料的收集與整理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性以及系統(tǒng)性，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理人員的行為。總之，就是要保證檔案管理與項(xiàng)目管理的同步實(shí)施，為項(xiàng)目的順利進(jìn)行提供一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（作者單位：中核四川環(huán)保工程有限責(zé)任公司工程項(xiàng)目部）