閆少春

摘 要：隨著鐵路信息化的高速發(fā)展，辦公的自動化、網(wǎng)絡(luò)化也變得日益重要。為了實(shí)現(xiàn)公文網(wǎng)上發(fā)送，全段各部門都能按上級機(jī)關(guān)要求及時簽收公文，避免出現(xiàn)文件積壓和工作貽誤現(xiàn)象，保證政令暢通，信息及時。提高公文管理水平，降低辦公使用成本，推行電子公文簽收批轉(zhuǎn)是順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，加快電子辦公建設(shè)的必然。本系統(tǒng)主要使用IIS信息服務(wù)器與ACCESS數(shù)據(jù)庫等軟件構(gòu)建在線辦公的系統(tǒng)。它不僅解決了公文批轉(zhuǎn)的責(zé)任劃分，也提高了辦公效率，實(shí)現(xiàn)了空間的跨越，已在我段得到了廣泛的使用。該系統(tǒng)在公文的發(fā)布、瀏覽、簽收、反饋、上傳等功能上都采用了權(quán)限設(shè)置，確保系統(tǒng)的完整性和可靠性。

關(guān)鍵字：電子公文；辦公自動化；公文批轉(zhuǎn)；電子辦公

中圖分類號：TP311.561 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.11.042

文章編號：2095-6835（2016）11-0042-01

1 概述

電子公文作為信息載體，與紙質(zhì)公文一樣具有時效性、準(zhǔn)確性、唯一性的優(yōu)點(diǎn)。公文是上級機(jī)關(guān)安排工作、傳達(dá)政令的主要途徑。做好公文簽收是各站段和部門落實(shí)上級安排部署最基本和最重要的工作之一。各站段和部門在固定時間來登陸系統(tǒng)辦理公文的簽收和批轉(zhuǎn)，確保時效；相關(guān)信息技術(shù)部門確保系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)正常，避免因斷電斷網(wǎng)造成公文無法受理的問題。上級部門及時跟蹤督查，對不簽收未處理的進(jìn)行通報考核，追究責(zé)任。

為了滿足路局發(fā)布公文站段簽收的需求，我段自主開發(fā)了站段公文批轉(zhuǎn)系統(tǒng)。路局公文發(fā)布的及時性和準(zhǔn)確性，要求我們必須將電子化公文管理工作上升到戰(zhàn)略性高度。但是，當(dāng)前公文管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)還不成熟，需要人工打印和傳真，然后再由領(lǐng)導(dǎo)批示后，登記轉(zhuǎn)發(fā)。為了進(jìn)一步推動鐵路信息化的發(fā)展，提高辦公效率，要實(shí)現(xiàn)公文的簽收和批轉(zhuǎn)全程網(wǎng)上發(fā)布。

公文簽收系統(tǒng)以數(shù)據(jù)管理為核心，在數(shù)據(jù)庫等計算機(jī)信息系統(tǒng)的支持下，對公文處理的各種信息進(jìn)行收集、整理、存儲、檢索、統(tǒng)計和下發(fā)。為了實(shí)現(xiàn)對公文信息的有效管理和操作，就要把這些信息轉(zhuǎn)化為規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并使之適應(yīng)公文管理的要求，提供網(wǎng)絡(luò)電子公文簽收功能為企業(yè)管理提供方便。但由于基層部門缺乏既精通公文管理業(yè)務(wù)又懂計算機(jī)應(yīng)用的人才，參與系統(tǒng)的管理和維護(hù)仍然有很多困難，無法完全模擬現(xiàn)實(shí)的公文批轉(zhuǎn)，難以將需求準(zhǔn)確細(xì)化。

2 需求分析

路局下發(fā)了公文，站段辦公人員在線瀏覽后進(jìn)行簽收操作，并下載附件；然后將該公文使用WORD進(jìn)行HTML轉(zhuǎn)化，變成可以發(fā)布的內(nèi)容格式，然后登陸公文批轉(zhuǎn)系統(tǒng)，添加新公文。添加時，選擇下發(fā)公文所涉及的車間部門，同時，將段領(lǐng)導(dǎo)的批示信息附加到公文上，如果涉及多位領(lǐng)導(dǎo)和多個部門，則分別將這些信息按重要程度進(jìn)行附加，再將附件上傳到該公文內(nèi)。

當(dāng)各車間部門負(fù)責(zé)人登陸系統(tǒng)后，所有與本車間部門相關(guān)的公文將顯示，并等待用戶簽收。未簽收的公文使用紅色標(biāo)記標(biāo)示出來，簽收的公文則使用綠色標(biāo)記。當(dāng)點(diǎn)擊簽收后，該公文就被該部門所簽收，并變成綠色標(biāo)記。部門領(lǐng)導(dǎo)在看到該公文后，同時把公文的落實(shí)負(fù)責(zé)人填寫上，并將批示信息填上；落實(shí)人再登陸系統(tǒng)，看到公文的信息，就將著手處理公文所包含的工作內(nèi)容，處理進(jìn)度和處理的結(jié)果可以隨時上報。

3 系統(tǒng)設(shè)計

電子公文簽收批轉(zhuǎn)系統(tǒng)需要對所有地點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)軟硬件環(huán)境進(jìn)行全面的測試。開發(fā)前，進(jìn)行了詳細(xì)的功能需求分析與編制。

系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計：

建立公文數(shù)據(jù)表，包含下發(fā)時間、下發(fā)部門、公文名稱、公文類別、簽收狀態(tài)、站段領(lǐng)導(dǎo)批示、部門領(lǐng)導(dǎo)批示、負(fù)責(zé)人回復(fù)等字段。

建立管理用戶表，包含用戶名、密碼、用戶權(quán)限等字段。

建立公文的附件表，包含公文索引、公文附件名稱、附件路徑、附件大小、發(fā)布時間等系統(tǒng)的功能設(shè)計。

高級用戶登陸系統(tǒng)可以使用發(fā)布公文的功能，普通用戶登陸只能看到自己相關(guān)的公文并進(jìn)行簽收和附件下載。段領(lǐng)導(dǎo)登陸可以看到所有公文并進(jìn)行批示，同時將公文發(fā)給所涉及的車間部門。部門領(lǐng)導(dǎo)登陸后，看到需要自己進(jìn)行處理的公文，將公文的負(fù)責(zé)人填上，并寫出自己的意見。公文的負(fù)責(zé)人在收到公文后，將進(jìn)行按照文件進(jìn)行工作，并將工作內(nèi)容和進(jìn)度及時反饋。

電子公文簽收批轉(zhuǎn)系統(tǒng)，分析了現(xiàn)實(shí)管理公文的每個環(huán)節(jié)，并基本實(shí)現(xiàn)了其管理功能。

〔編輯：胡雪飛〕