劉　沛

(中國石化集團　國際石油勘探開發(fā)有限公司,北京　100029)

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采購流程中的風險點分析及管控措施

劉沛

(中國石化集團國際石油勘探開發(fā)有限公司,北京100029)

[摘要]采購是保證企業(yè)生產經(jīng)營正常進行的必要前提,也是控制成本的重要手段。通過采購可以節(jié)約實際成本,提高銷售邊際利潤。識別采購流程中各主要環(huán)節(jié)的風險,并提出管控措施,可以提高采購質量。

[關鍵詞]采購流程；風險管控；成本控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.049

采購處于企業(yè)經(jīng)營運作的前端,在供應鏈快速發(fā)展的今天,已成為維系整個供應鏈安全、可靠和及時的重要部分。有效地對采購進行管理成為企業(yè)成本控制、提高利潤率以及取得競爭優(yōu)勢的關鍵和保障。全流程的采購涉及采購計劃制訂、供應商選擇、合同簽訂和執(zhí)行、貨物檢驗、貨款支付等一系列環(huán)節(jié)。每個環(huán)節(jié)都存在風險點,從采購流程著手,識別存在的風險,進而采取有效管控措施以規(guī)避防范,能夠幫助企業(yè)降低采購成本,提高采購質量。

1采購風險的定義和識別

采購是企業(yè)在一定條件下從市場獲取資源,以保證生產經(jīng)營活動正常開展的一項經(jīng)營活動。采購風險則是指由于多種因素的綜合作用,在采購過程中可能出現(xiàn)的一些意外情況,不能實現(xiàn)預期采購目標。

隨著基于供應鏈的采購流程不斷優(yōu)化,采購風險具有復雜性、隱蔽性,幾乎貫穿供應鏈的所有環(huán)節(jié)。因此在分析時應當綜合考慮采購流程的系統(tǒng)性,從供應鏈的角度對風險進行識別和分析,進而提出對應的管控措施。

2采購流程中的風險點及管控措施

2.1采購計劃管理

采購計劃指企業(yè)按照生產經(jīng)營活動過程中物資需求和消耗規(guī)律,對計劃期內物資采購活動所做的預見性安排。完善的采購計劃管理能夠提高采購計劃的可靠性,降低物料庫存,提升物資的及時供應能力。

采購計劃管理風險主要有：一是未編制采辦計劃,盲目采購,造成庫存短缺或積壓；二是采辦計劃未能建立在準確判斷市場環(huán)境或是貨幣匯率變化的前提下,沒有科學囤貨,導致采購價格上漲；三是采購計劃編制不合理,與生產計劃不匹配；四是在制訂計劃時沒有充分考慮庫存情況,導致積壓庫存產生。針對這些風險,采購部門要根據(jù)物資需求情況制訂采辦計劃及預算并在逐級審批后嚴格執(zhí)行；采購人員對常用物資的市場行情和匯率市場要有一定的了解和判斷,對于常用材料可在價格較低或交易貨幣匯率較高時與用戶部門核對,酌情多儲備一些；采辦部門接到需求計劃后,要與使用部門充分溝通,核實采購關鍵信息的準確性；定時盤庫,掌握庫存結構,積極利用庫存物資,在了解庫存情況的基礎上制訂采辦計劃。

2.2供應商選擇

供應商是企業(yè)的重要戰(zhàn)略合作伙伴,是決定采購產品質量的關鍵因素。在采購需求確定后,采購部門應根據(jù)物資的質量、價格、交貨期等要求,科學全面評估供應商,建立合適的供應商短名單,在此基礎上選定供應商簽訂采購合同。

供應商選擇風險主要體現(xiàn)為：一是未對供應商進行有效全面評估,導致供應商選擇不適當；二是由于信息不對稱,未能識別出不合要求的供應商,導致所選的供應商不能持續(xù)滿足企業(yè)的要求；三是由于需求的特殊性,出現(xiàn)單一貨源,缺乏有效競爭；四是簽訂合同時,對合同履行過程中可能出現(xiàn)的情況考慮不全面,給企業(yè)帶來損失。針對供應商選擇風險,企業(yè)在選擇供應商的過程中,首先，應當根據(jù)企業(yè)對物資的要求,從生產、質量、財務、售后、業(yè)績等多方面建立綜合的評估體系,對不同供應商建立差異化的風險評價指標體系。其次,應從企業(yè)需求出發(fā),培育主力供應商,提高資源獲取能力。最后,在簽訂采購合同時,要對合同主體、數(shù)量、質量、價款、履行期限、責任、驗收標準等作出盡可能詳盡的規(guī)定。要建立合同審批流程,合理設置合同簽署權限；根據(jù)物資不同屬性,編制不同合同標準文本,并根據(jù)所在地法律法規(guī)和內部需要及時修訂完善,在簽訂合同時盡量使用標準合同文本。

2.3采購執(zhí)行過程

在采購執(zhí)行過程中,即采購合同執(zhí)行中,合同雙方必須嚴格按照合同約定履行各自的責任和義務。但是由于信息不對稱和利己動機,采購方面臨著供應商的不合作行為。例如,供應商生產不能按照合同約定供貨等,影響企業(yè)供應鏈正常運行。對于合同執(zhí)行中的風險,主要通過有關供應商風險的關鍵信息,加強對供應商行為的監(jiān)控。對于關鍵或是長周期物資,要組織包括用戶部門和供應商參加的開工會,會上明確生產進度、質量控制、文件提交、聯(lián)系人等要求和信息。在合同執(zhí)行中,要確保廠家生產所使用的技術資料是通過審核的最終版,并通過廠家提交的生產進度報告及時掌握生產進度,采購方可以根據(jù)需要聘用合格的第三方機構,對廠家的生產進行監(jiān)造,并按照審核通過的ITP,在約定的時間參與或進行對應的檢測,確保生產按進度進行,符合質量要求。

2.4出廠檢驗

按照生產進度和ITP,在收到供應商的檢驗通知后,采購方應當嚴格執(zhí)行檢驗程序,根據(jù)合同中規(guī)定的標準進行檢驗。檢驗過程中發(fā)現(xiàn)任何問題,都要在檢驗報告上顯示,并要求廠家進行整改,直至驗收合格,由第三方檢驗機構出具無不符合要求的檢驗報告并開具放行單后,物資方才可以出廠。

檢驗過程中的風險主要有：一是采購單位缺乏專業(yè)人才和設備,不能進行有效檢驗,影響物資質量；二是缺乏第三方檢驗機構的參與,由非獨立的檢驗機構進行檢驗,可能導致檢驗不能有效。對于這些風險,首先，采購方應當成立專門的質量部門負責檢驗,明確檢驗責任,要對檢驗人員進行全面系統(tǒng)培訓,建立專業(yè)化的隊伍；其次,對于一些關鍵的物資,可以委托第三方檢驗機構參與；最后,為保證檢驗結果的準確性和客觀性,檢驗結果要按相應的審核程序確認。

2.5審核

對采購開展的審核是企業(yè)對采購過程進行監(jiān)督、審核、評價,以確定采購的合理和合法性。主要是審核采購過程中包括請購單、發(fā)票、合同等的各種文件。審核要對各種文件之間所反映的信息一致性進行審核。同時,采購計劃、時間、方式、供應商、招投標過程等也要進行審核。

在審核過程中也存在著一定的風險,主要是：一是審核不及時,起不到預防的作用；二是審核不全面,沒有對各類文件的一致性進行細致審核。針對審核中的風險,審核部門要建立科學嚴謹?shù)膶徍酥贫群统绦?明確各種審核的時間,對采購文件的真實性、正確性、合規(guī)性等進行嚴格審核,防止審核不及時導致的采購失誤。對于因審核不全面導致的采購問題,要追究審核人員的相關責任；另外,要加強與相關業(yè)務部門的溝通和交流,提高審核工作的有效性。企業(yè)還應建立相關的考核辦法,定期對采購管理情況進行考核。

2.6支付

支付是采購的一個關鍵環(huán)節(jié),對支付文件核對無誤后,經(jīng)授權人審批后向供應商支付貨款。支付環(huán)節(jié)存在的風險主要有：一是重復付款、付款金額有誤、支付延遲或提前等；二是支付方式和工具選擇不當,導致資金利用率降低。針對這些問題,首先,企業(yè)應當建立規(guī)范的支付流程,支付申請需要相應的部門審核并由授權人審批；其次,要綜合考慮采購物資的性質、價格以及企業(yè)的資金狀況確定合適的支付方式和支付工具,提高資金利用率。

綜上所述,從采購流程中各環(huán)節(jié)的角度看能夠較為系統(tǒng)地對采購風險進行識別。相對應的管控措施雖然增加了業(yè)務環(huán)節(jié),但能相對減少或規(guī)避風險。隨著供應鏈管理的不斷發(fā)展,這種基于采辦流程的風險分析與防控體系還會進一步完善,采辦流程風險識別和管控,對于提高企業(yè)采購管理水平至關重要。

參考文獻:

[1]王志毅.采購流程中存在的風險分析及防范措施[J].物流工程與管理,2012(10).

[2]劉潔.對物資采購與付款控制流程設計的探討[J].商業(yè)會計,2012(12).