王金華

摘 要：檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的重點(diǎn)，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位資料收集、保存，日常工作開展有著重要意義。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù)的發(fā)展成熟，數(shù)字化檔案管理模式越來(lái)越多地被應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理事務(wù)中，但是由于技術(shù)條件和一些客觀因素、主觀因素的制約，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理存在很多問(wèn)題。通過(guò)對(duì)數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀、問(wèn)題分析，探討對(duì)應(yīng)的措施和改進(jìn)方式，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作作出一定的建議參考。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；數(shù)字化檔案管理；對(duì)策

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀和問(wèn)題

（一）檔案數(shù)字化管理專業(yè)人才缺乏

當(dāng)前很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作主要依靠具有一定資質(zhì)和實(shí)力的檔案掃描公司，機(jī)關(guān)事業(yè)單位僅僅提供管理、監(jiān)督和指導(dǎo)服務(wù)方面的人力，機(jī)關(guān)事業(yè)單位本身并不具備檔案數(shù)字化管理方面的專業(yè)人才，甚至有的單位的檔案管理者是其他部門人員的兼職，檔案數(shù)字化管理人才結(jié)構(gòu)不合理，高層次、高技能、創(chuàng)新性和復(fù)合型計(jì)算機(jī)管理人才缺乏，由于編制、經(jīng)費(fèi)等方面條件制約，絕大部分的機(jī)關(guān)事業(yè)單位幾乎沒有能力自主培養(yǎng)和吸納高層次人才，人才匱乏的問(wèn)題已成為影響和制約機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的重要因素。

（二）技術(shù)落后、理念陳舊

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作重心基本上全部集中在本職工作上，對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，檔案的有效利用率也低，沒有在意識(shí)層面將數(shù)字化檔案管理工作提升到與本職工作相等地位的層次上來(lái)，進(jìn)而有關(guān)數(shù)字化檔案管理的理念準(zhǔn)備不充分，相應(yīng)的技術(shù)條件落后，即便有些單位實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理，但都是外接的技術(shù)和管理模式，存在很大的弊端。不同的單位對(duì)于數(shù)字化檔案管理的需求和方法是不一致的，而現(xiàn)實(shí)中，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有因地制宜，結(jié)合單位具體發(fā)展實(shí)際去制定科學(xué)的數(shù)字化檔案管理方法。

（三）缺乏全面、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

目前我國(guó)市場(chǎng)上的機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理軟件質(zhì)量參差不齊，有的軟件缺乏管理功能，有些軟件在信息流通上不完善，在市場(chǎng)上購(gòu)買的通用軟件存在各種各樣的缺陷和漏洞，安全系數(shù)低、穩(wěn)定性差[1]。與此同時(shí)，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案工作中缺乏全面、統(tǒng)一的管理，標(biāo)準(zhǔn)收集、管理信息的技術(shù)方法落后，經(jīng)常性出現(xiàn)檔案的目錄和細(xì)則之間不兼容、軟件之間系統(tǒng)不兼容等問(wèn)題，再加之檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，對(duì)檔案安全存儲(chǔ)的意識(shí)不足，容易將數(shù)據(jù)丟失或者損壞，無(wú)論是技術(shù)開發(fā)、還是人員管理都是目前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在數(shù)字化檔案建設(shè)中難以逾越的困境。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理改進(jìn)措施

（一）建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)事業(yè)單位自身的實(shí)際情況，著手建立有效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要內(nèi)容包括設(shè)備選型、總體設(shè)計(jì)、檔案整理、系統(tǒng)管理、軟件開發(fā)、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等[2]。檔案管理系統(tǒng)的建立是數(shù)字化檔案管理的最基本方法，也是最基礎(chǔ)的工作，穩(wěn)定成熟的檔案管理系統(tǒng)會(huì)讓事業(yè)單位在日后的檔案管理工作中節(jié)省極大地人力和財(cái)力。

（二）制定統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理工作的責(zé)任分配

機(jī)關(guān)事業(yè)單位只有制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，才能在制度層面保證檔案管理工作有序進(jìn)行，首先要對(duì)檔案進(jìn)行明確詳細(xì)的分類，譬如財(cái)務(wù)報(bào)表、工作計(jì)劃和總結(jié)、員工個(gè)人檔案和單位發(fā)展規(guī)劃等要進(jìn)行分門別類的電子信息輸入和歸檔，其次對(duì)于檔案的提交格式、提交時(shí)間等做出明確規(guī)定，對(duì)檔案資料的調(diào)取和應(yīng)用也應(yīng)該設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的程序。

隨著我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)的進(jìn)行和發(fā)展，檔案資料內(nèi)容越來(lái)越多、分類也越來(lái)越詳細(xì)，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程比較復(fù)雜，管理工作和任務(wù)越來(lái)越重，所以迫切需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位明確檔案管理工作的責(zé)任分配，建立科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，責(zé)任到人，誰(shuí)出問(wèn)題就找誰(shuí)，明確一項(xiàng)工作一個(gè)負(fù)責(zé)人，保證人人有事干，事事有人干，強(qiáng)調(diào)在數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)都有優(yōu)秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務(wù)、解決工作問(wèn)題。

（三）加強(qiáng)檔案安全管理，注重自主技術(shù)開發(fā)和應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)世界是開放的，存在很多的不確定性因素，事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字庫(kù)建設(shè)時(shí)要選擇合適的、值得信賴的設(shè)備生廠商和供應(yīng)商，要建立多重防護(hù)系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的防范，在軟、硬件設(shè)備上，要反復(fù)檢測(cè)，定期維護(hù)，全面提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性[3]。同時(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)自主技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用，外接的技術(shù)始終無(wú)法讓人真正放心。

（四）創(chuàng)新管理方法，加強(qiáng)人才培養(yǎng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作氛圍的流程性較強(qiáng)，都是按部就班地開展工作，對(duì)于創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)有一定的阻礙，在數(shù)字化檔案管理工作中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位和管理人員不能一直沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式和方法，要推陳出新，結(jié)合自身單位發(fā)展實(shí)際和現(xiàn)代先進(jìn)管理理念，不斷創(chuàng)新管理方法，提高數(shù)字化檔案管理質(zhì)量。同時(shí)還要加強(qiáng)人才培養(yǎng)，進(jìn)一步解決檔案管理人員的待遇和編制問(wèn)題，多吸收檔案管理專業(yè)人才，建立合理的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提高管理工作者的積極性。

三、總結(jié)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理在重要資料保存、信息篩選查閱等方面發(fā)揮著巨大的作用，對(duì)著相關(guān)技術(shù)的改進(jìn)和成熟，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重視和投入，數(shù)字化檔案管理會(huì)步入新的發(fā)展階段，智能化、自動(dòng)化、安全性將得到進(jìn)一步地提升，檔案數(shù)字化管理無(wú)疑有著廣闊的發(fā)展前景，盡管目前存在一系列的問(wèn)題，但有理由相信它會(huì)朝著越來(lái)越好的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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