向紅　程依萍　朱文立

摘 要 高校檔案管理工作作為高校綜合管理中的重要組成部分，其發(fā)揮著推到高校教育教學(xué)建設(shè)、科研推廣的積極作用，對(duì)我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展意義重大。然而，在現(xiàn)實(shí)的高校檔案管理中，卻存在著高校對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，檔案管理設(shè)施設(shè)備陳舊、落后，檔案管理人員素質(zhì)不高等一系列問(wèn)題，造成這些問(wèn)題的因素是多方面的，本文在綜合分析的基礎(chǔ)上提出一些針對(duì)性的建議，以期推動(dòng)我國(guó)高校檔案管理工作的進(jìn)一步提升與發(fā)展。

關(guān)鍵詞 檔案管理 信息化 隊(duì)伍建設(shè) 基礎(chǔ)設(shè)施

中圖分類(lèi)號(hào)：G473.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1問(wèn)題提出

高校檔案管理從狹義上講是指高校檔案室或檔案館圍繞檔案所開(kāi)展的一系列業(yè)務(wù)工作。它是提高高校工作效率和工作質(zhì)量的前提條件，是對(duì)高校歷史沿革與教育開(kāi)展情況的真實(shí)記錄。做好高校檔案管理工作，對(duì)于提升高校的辦學(xué)質(zhì)量，推動(dòng)我國(guó)教育事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展有著積極的作用。自2008年國(guó)家檔案局和教育部聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》以來(lái)，我國(guó)的高校檔案管理工作取得了可喜的成果，檔管理的規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化日益凸顯。

2我國(guó)高校檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1高校對(duì)檔案管理工作重視程度較低

檔案管理是高校綜合管理中的重要組成部分，對(duì)提升高校的辦學(xué)質(zhì)量，推動(dòng)教育、教學(xué)、科研的發(fā)展有著極為重要的意義。然而，我國(guó)高校當(dāng)中普遍存在著忽視檔案管理工作的情況，往往將高校檔案管理簡(jiǎn)單的看作檔案卷宗的整理與保管等事務(wù)性工作。只要能做到不泄密、不丟失，能應(yīng)付查檔和外調(diào)即可，對(duì)檔案管理缺乏系統(tǒng)、全面的認(rèn)識(shí)。另外，在檔案管理的人員配備、軟硬件設(shè)施的建設(shè)上相對(duì)于其他部門(mén)都較為薄弱，由此可見(jiàn)，高校對(duì)檔案管理的重視程度較低。有些高校的對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在偏見(jiàn)，不能做到認(rèn)真貫徹落實(shí)國(guó)家檔案管理的法律法規(guī)，對(duì)檔案管理工作的指導(dǎo)、關(guān)注度較低。

2.2檔案管理設(shè)施設(shè)備陳舊落后

檔案管理的軟硬件設(shè)施是開(kāi)展檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。而由于長(zhǎng)期以來(lái)，高校對(duì)檔案管理工作的不重視，造成了檔案管理軟硬件設(shè)施設(shè)備陳舊、落后，難以應(yīng)對(duì)教育現(xiàn)代化發(fā)展的要求。很多高校在檔案管理具體工作中，仍舊沿襲著手工作業(yè)的傳統(tǒng)，無(wú)論是收檔、立案、歸卷還是入庫(kù)、保管、查閱都要靠人工操作完成。而這種純手工操作的檔案管理方式使得工作效率低下，尤其是在檔案管理信息化成為目前檔案管理發(fā)展趨勢(shì)的現(xiàn)實(shí)情況下，使得手工作業(yè)難以應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化發(fā)展的需求。另外，在檔案保管設(shè)施上，很多高校沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，往往與其他辦公室并用，或設(shè)置在極為簡(jiǎn)陋的科室內(nèi)。有的檔案管理室環(huán)境惡劣，“六防”設(shè)備不到位，造成了檔案的霉變、蟲(chóng)蛀。

2.3檔案管理人員素質(zhì)較低

由于對(duì)檔案管理工作的不重視，使得高校檔案管理的從業(yè)人員素質(zhì)普遍偏低。大部分檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的技能培訓(xùn)和理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理的重要性、理論知識(shí)以及具體業(yè)務(wù)等認(rèn)識(shí)程度不夠。有些檔案管理人員即便是受過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，或經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的理論學(xué)習(xí)，但由于時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，很多檔案管理技能和知識(shí)被淘汰，而這些人的管理理念和技能仍舊停留在傳統(tǒng)的管理層面，使得高校檔案管理缺乏活力和創(chuàng)造力。還有些高校就檔案管理并沒(méi)配備專(zhuān)門(mén)的管理人員，而是由其他工作人員代為行之，由于受到專(zhuān)業(yè)知識(shí)和時(shí)間精力的限制，兼職人員不能做到盡職盡責(zé)，檔案管理工作敷衍了事，阻礙了高校檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

3我國(guó)高校檔案管理改進(jìn)對(duì)策

3.1加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理的重視程度

意識(shí)決定行動(dòng)，高校管理層只有端正對(duì)檔案管理的態(tài)度，提高重視程度，才能保證高校檔案管理工作的深入發(fā)展。首先，高校應(yīng)由專(zhuān)門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)分管高校檔案管理工作，并將其納入到高校領(lǐng)導(dǎo)年度考核評(píng)價(jià)系統(tǒng)中，將檔案管理工作的質(zhì)量作為衡量分管領(lǐng)導(dǎo)的工作的重要指標(biāo)。其次，將檔案管理事業(yè)的發(fā)展納入到高?？傮w發(fā)展規(guī)劃中，著力改變檔案管理的從屬地位，充分發(fā)揮其推動(dòng)高校建設(shè)發(fā)展的積極作用。最后，加大資金投入力度，將檔案管理的年度預(yù)算單獨(dú)納入到總預(yù)算當(dāng)中，提升其預(yù)算級(jí)別，并且設(shè)立檔案管理經(jīng)費(fèi)增長(zhǎng)機(jī)制，進(jìn)而保障檔案管理各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

3.2加大對(duì)高校檔案管理的投入力度

促進(jìn)高校檔案管理工作的提升和發(fā)展，必須加大對(duì)其投入力度。首先要著力改善高校檔案管理的環(huán)境，及時(shí)淘汰一些陳舊落后的檔案管理設(shè)施、設(shè)備，大力引進(jìn)先進(jìn)的、現(xiàn)代化的檔案管理硬件設(shè)施如服務(wù)器、多媒體、刻錄機(jī)、掃描儀等。設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員。其次要加快檔案管理的信息化建設(shè)，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的開(kāi)展都不離開(kāi)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，高校檔案管理工作更是如此。因此，應(yīng)加快檔案管理的信息化建設(shè)步伐，以檔案管理統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為依托，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化，以及信息數(shù)據(jù)的共享。建立健全檔案管理網(wǎng)站建設(shè)，并將其納入校園網(wǎng)。設(shè)立檔案信息網(wǎng)絡(luò)檢索方式，進(jìn)而做到檔案信息查找的快捷、準(zhǔn)確。

3.3努力提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理從業(yè)人員的素質(zhì)是高校檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有擁有一支專(zhuān)業(yè)技能強(qiáng)和綜合素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍，才能保證檔案管理工作的順利開(kāi)展。為此，高校應(yīng)加大對(duì)檔案管理人員的教育、培訓(xùn)，努力提升其檔案管理的業(yè)務(wù)技能以及綜合素質(zhì)。建立健全檔案管理人員內(nèi)部考核競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，在部門(mén)內(nèi)部形成積極奮進(jìn)、銳意進(jìn)取的良好工作氛圍，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理的活力和競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，定期組織檔案管理教育培訓(xùn)，努力提高現(xiàn)有的檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和理論知識(shí)。

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