曾秋

中圖分類號：F272.9 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）06-000-02

摘要建設(shè)項目檔案是一個項目結(jié)束后，各方需要對接和交底的檔案資料總稱。按規(guī)定，建設(shè)項目檔案，多數(shù)屬于長期存檔的檔案內(nèi)容。做好建設(shè)項目檔案管理工作的價值與意義不言而喻。在建設(shè)項目總量持續(xù)攀升的環(huán)境背景下，落實精細化管理有助于建設(shè)項目檔案管理工作的持續(xù)有序開展?？傮w來看，展開相關(guān)研究具有一定實效性和必要性。

關(guān)鍵詞建設(shè)項目檔案精細化管理創(chuàng)新

城市發(fā)展速度日益加快，對城市建設(shè)項目檔案實現(xiàn)精細化管理符合當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)實要求，有利于后續(xù)城市檔案體系的構(gòu)建和完善，同時有助于對建設(shè)項目進行追溯，進而提升項目管理的規(guī)范性和實效性。精細化管理是提升管理效能和質(zhì)量的關(guān)鍵所在，通過落實精細化管理能夠確保各項管理措施和辦法取得必要突破，進而提升城市建設(shè)水平，確保建設(shè)項目整體質(zhì)量和安全性。

一、建設(shè)項目檔案精細化管理必要性分析

建設(shè)項目檔案精細化管理是必然之舉和關(guān)鍵措施。通過建設(shè)項目檔案精細化管理能夠使檔案管理的專業(yè)水平得到持續(xù)提升，確保檔案的價值與作用得到發(fā)揮，同時保證檔案應(yīng)用的專業(yè)化水平。

（一）檔案精細化管理有助于提升建設(shè)項目檔案管理效率

落實精細化管理有助于全面提升檔案管理的效率，使檔案管理能夠通過信息和數(shù)字技術(shù)的導(dǎo)入，不斷提升管理水平， 將檔案管理功能的標(biāo)準(zhǔn)一致化、措施創(chuàng)新化，確保檔案管理保持常態(tài)和長效。建設(shè)項目檔案總量大，管理必然有一定難度，需要管理方通過精細化管理使管理事項更加清晰和簡潔，確保檔案可利用性和實際價值性得到體現(xiàn)。

（二）檔案精細化管理有利于建設(shè)項目檔案管理價值的挖掘

檔案是歷史的記憶，同時也是經(jīng)驗的總結(jié)。對城市建設(shè)項目檔案進行必要收集整理，有助于先進經(jīng)驗的傳遞和傳導(dǎo)，使檔案管理經(jīng)驗和辦法得到更為廣泛地應(yīng)用，深度挖掘現(xiàn)有建設(shè)項目檔案管理價值。精細化管理在現(xiàn)有檔案分類管理的基礎(chǔ)上，通過現(xiàn)代化管理措施和方式，使檔案管理實現(xiàn)系統(tǒng)管理和長效管理，檔案管理工作不斷取得突破和創(chuàng)新成果。

（三）檔案精細化管理有助于后期建設(shè)項目的高效管理

建設(shè)項目的各類基礎(chǔ)性檔案是后期實現(xiàn)項目管理的必要依據(jù)和支撐。檔案精細化管理有助于后期建設(shè)項目的高效管理，能夠切實提升項目管理水平，使建設(shè)項目保持管理的規(guī)范化和常態(tài)化。通過檔案精細化管理，各類檔案信息資料在建設(shè)過程中就得到有效收集整理。在項目交底后，承建方和使用方都能拿到準(zhǔn)確完整的建設(shè)檔案，進而確保建設(shè)檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用?？傮w來看，只有檔案保持完整，后續(xù)各類管理才能符合實際要求，繼而取得預(yù)期的管理效果。

二、建設(shè)項目檔案精細化管理存在問題

目前建設(shè)項目檔案精細化管理過程中依然存在種種問題，影響著精細化管理工作，且對相關(guān)工作的持續(xù)、有效開展造成了一定影響。

（一）管理創(chuàng)新性不強

精細化管理要求管理必須具備一定創(chuàng)新性，通過持續(xù)有效創(chuàng)新提升管理效能和水平。管理創(chuàng)新性不強是目前建設(shè)項目檔案精細化管理落實過程中存在的突出問題之一。創(chuàng)新性具體體現(xiàn)在檔案管理理念、措施和辦法等各方面，如果檔案管理中沒有創(chuàng)新的體現(xiàn)，那么管理就是無本之源，無法取得長效，進而建設(shè)項目檔案管理也就只能限于低效管理狀態(tài)下。

（二）管理實效性不強

在建設(shè)項目檔案的精細化管理過程中可見信息化技術(shù)應(yīng)用和數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用上尚存在明顯不足之處，進而導(dǎo)致管理實效性不強。檔案管理只有確保管理措施和方法有針對性，才能取得預(yù)期管理實效，進而使檔案管理不斷取得突破。在互聯(lián)網(wǎng)信息化時代，缺乏檔案管理的針對性，使得建設(shè)項目檔案管理失去實效。

（三）管理規(guī)范性不強

傳統(tǒng)的檔案管理方式規(guī)范性不強，如部分建設(shè)單位和參建單位未能認真履行主管部門制定的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行辦法》和《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，導(dǎo)致建設(shè)項目的檔案管理粗放式管理態(tài)勢，在施工各個階段都存在檔案管理不到位，竣工資料存在殘缺、破損、雜亂無章等問題；另外還有部分項目資料檔案管理人員崗位職責(zé)規(guī)定不明確，崗位調(diào)動隨意性較大等問題，嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量。

三、建設(shè)項目檔案精細化管理措施

建設(shè)項目檔案精細化管理要從落實具體管理措施入手，通過不斷優(yōu)化管理措施的方式，提升項目檔案精細化管理水平和質(zhì)量，確保檔案管理取得預(yù)期效果。

（一）明確管理責(zé)任 確保規(guī)章制度有操作性

在現(xiàn)有的規(guī)定中明確要求，建設(shè)單位、承包單位及設(shè)計單位要明確專人負責(zé)建設(shè)項目檔案的管理工作，同時建立相應(yīng)的檔案管理機制，完善管理制度，實現(xiàn)有效、統(tǒng)一的檔案管理。這一規(guī)定對建設(shè)項目的檔案管理規(guī)范化和操作性提出了具體要求，進而使檔案管理事項落實到每一個單位和具體人。為進一步提升建設(shè)項目檔案管理水平，應(yīng)當(dāng)通過精細化管理理念的落實和技術(shù)的運用，明確檔案管理責(zé)任，同制定更為嚴(yán)格和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度體系，以實現(xiàn)建設(shè)項目檔案的分類和分項管理，使檔案管理保持常態(tài)。

（二）圍繞精細化管理推動檔案管理工作

建設(shè)項目檔案管理工作由多個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)組成，檔案資料的收集和整理匯總是檔案管理工作的核心所在。圍繞精細化管理推動檔案管理工作的開展具有積極的現(xiàn)實意義。精細化管理要體現(xiàn)在管理標(biāo)準(zhǔn)細化上，首先要明確檔案文件資料的歸檔范圍、保管期限、案卷組卷和卷內(nèi)文件排序等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，其次則要重點做好分類、分層管理，確保檔案管理層次清晰，歸檔資料覆蓋范圍準(zhǔn)確，歸檔文件卷宗編目與裝訂規(guī)范，相應(yīng)的檢索工具齊全。通過精細化管理原則的落實，能夠切實提升檔案管理的實效性和專業(yè)化水平。

（三）積極利用信息化技術(shù) 提升建設(shè)項目檔案管理專業(yè)化水平

建設(shè)項目檔案涉及內(nèi)容多，利用信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)能夠有效提升檔案水平的效能，同時提升檔案管理的精確性和實效性。推廣和普及信息化檔案管理符合當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的整體趨勢和現(xiàn)實情況，信息平臺和軟件的運用，能夠使建設(shè)項目檔案精細化管理得到保證，有利于更大范圍和幅度的檔案信息收集和匯總，突出檔案管理工作重點。數(shù)字化檔案收集匯總和管理也是精細化檔案管理的重要任務(wù)之一，大量現(xiàn)場的影像資料和圖紙資料制作成光盤進行存檔，這種存檔形式效率更高，能夠滿足于大容量存檔工作的實際需要。總體上通過積極利用信息化技術(shù)，能夠強化建設(shè)項目檔案管理專業(yè)化水平，使信息化和數(shù)字化作用更為突出，進而推動建設(shè)項目檔案管理取得新突破，實現(xiàn)持續(xù)創(chuàng)新。

四、結(jié)語

建設(shè)項目檔案的精細化管理是確保建設(shè)項目檔案價值最大化、利用效率持續(xù)提升的必然之舉。建設(shè)項目檔案涉及存檔部門多、檔案項目多、檔案種類多，精細化管理能夠保證檔案管理的完整性，避免檔案出現(xiàn)遺失、缺損等問題?；诖?，建設(shè)項目檔案精細化管理要從檔案管理責(zé)任落實、制度體系完善，細化管理程序和標(biāo)準(zhǔn)及信息化數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用等方面入手，進而全面提升建設(shè)項目檔案管理水平和質(zhì)量。

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