薛清芳
摘 要:進(jìn)入二十一世紀(jì)以來,電子信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案管理邁進(jìn)了一個新的時期。電子計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為檔案工作打下了扎實的基礎(chǔ)。同時,不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作,信息化檔案管理工作借助于電子計算機(jī)等多項終端,實現(xiàn)了多元化的發(fā)展趨勢。本文針對檔案管理的信息管理的意義、檔案管理常見問題、發(fā)展趨勢進(jìn)行探究,供大家借鑒參考。
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;科學(xué)技術(shù);創(chuàng)新;發(fā)展趨勢
隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及,“信息化”成為現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的熱門詞匯。在檔案管理工作中,復(fù)雜的檔案門類、項目、材料等信息在整理的時候需要花費(fèi)大量的人力、物力,因此一度使檔案管理工作的發(fā)展趨于停滯。
但是,進(jìn)入二十一世紀(jì)以來,電子信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案管理邁進(jìn)了一個新的時期。隨著檔案信息量、存儲時間的增加,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案易燃、易潮濕、占用空間也較大,因此無法滿足檔案工作的整理、查詢和存儲。運(yùn)用“信息化”檔案管理,實現(xiàn)了檔案信息的虛擬存儲,也為檔案工作的深入打下了扎實的基礎(chǔ)。
1 檔案管理的信息化的價值含義
檔案作為我國國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在從事政治、經(jīng)濟(jì)的活動中形成的信息資料,能夠充分反映出人們對有效價值信息的保存存儲。應(yīng)該說,“信息化”這一高新技術(shù)不只是被廣泛應(yīng)用到檔案信息管理中,還被應(yīng)用在教育、工業(yè)、農(nóng)業(yè)等各個行業(yè)中,有效的促進(jìn)了各行各業(yè)的不斷發(fā)展。不同于傳統(tǒng)的檔案管理工作,信息化檔案管理工作借助于電子計算機(jī)等多項終端,實現(xiàn)了多元化的發(fā)展趨勢。
通過檔案管理工作,社會群體的日常生產(chǎn)經(jīng)營活動能夠被記錄、保存下來,因而有利于人類社會的發(fā)展。為了改變傳統(tǒng)檔案的發(fā)展弊端,在“信息化”檔案管理工作的開創(chuàng)中,相關(guān)技術(shù)人員將電子計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)手段融入檔案資源管理中,確保檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到提高,并采用科學(xué)的價值理論,對檔案信息的可持續(xù)發(fā)展打下了扎實的基礎(chǔ)。
2 檔案信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀和主要問題
當(dāng)前形勢下,很多單位主要采用傳統(tǒng)的檔案管理模式,檔案管理的重心放在人工管理紙質(zhì)檔案上,檔案查閱過程中耗費(fèi)大量的人力和物力,致使檔案只起到了存儲作用,檔案的查閱限制很大。信息化檔案管理經(jīng)歷了一定的時期發(fā)展,檔案管理系統(tǒng)也由最初的單機(jī)版輔助操作轉(zhuǎn)向了更加科學(xué)精密的綜合網(wǎng)絡(luò)。據(jù)相關(guān)部門統(tǒng)計,當(dāng)前在省市級檔案館的管理建設(shè)中,已經(jīng)有至少86%以上的檔案管理工作形成了一套較為完善的檔案系統(tǒng)。借助于互聯(lián)網(wǎng),實現(xiàn)了虛擬檔案資源的建設(shè)、遠(yuǎn)程信息管理、現(xiàn)代化檔案建設(shè)的交流和應(yīng)用。
這一發(fā)展趨勢將進(jìn)一步促進(jìn)信息化檔案資源庫的建設(shè)。但是,需要引起廣大檔案工作者關(guān)注的是,信息化檔案管理工作仍然存在一系列的問題,并呈現(xiàn)出常態(tài)化發(fā)展的趨勢。
(1)檔案信息化管理的安全性
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)一步提高了檔案管理的工作效果,促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。但是,在檔案信息的操作性能上,網(wǎng)絡(luò)檔案工作的安全性存在一定的問題。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上,檔案信息化管理技術(shù)的安全性有待提高,網(wǎng)絡(luò)檔案信息容易受到病毒、木馬等不良程序的攻擊,特別是一些機(jī)密的重要檔案,一旦泄露,會出現(xiàn)更加嚴(yán)重的后果。除此之外,在檔案管理工作的風(fēng)險管理上,容易造成檔案信息的丟失,給檔案工作帶來潛在的發(fā)展危機(jī)。
(2)檔案信息化工作的系統(tǒng)性
就目前我國信息化檔案管理工作而言,檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程尚不明確。存在著一定的欠缺。一方面,信息化檔案管理工作的發(fā)展模式不夠嚴(yán)謹(jǐn)、推行技術(shù)尚未普及,各個地區(qū)之間的檔案資源還沒有達(dá)到完全的信息共享,在浪費(fèi)了檔案資源的同時,難以推進(jìn)各個檔案館之間的交流發(fā)展。再在加上受到地理條件、政策扶持、資金投入等多方面的影響,導(dǎo)致各地區(qū)之間的信息交流和傳輸存在問題,難以達(dá)到檔案信息管理的全面發(fā)展。
(3)信息化管理經(jīng)費(fèi)較為缺乏
在檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入上,各省、市檔案館普遍存在電子科研經(jīng)費(fèi)少、推進(jìn)程度的緩慢的現(xiàn)象。信息化檔案管理工作需要科學(xué)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,因此在啟動經(jīng)費(fèi)和科研資金的融入中,難以深入“多元化”信息化程度。這些問題也使我國檔案管理水平出現(xiàn)了一定的滯后性,嚴(yán)重影響了設(shè)備的優(yōu)化速度。
除此之外,在管理設(shè)備上,也出現(xiàn)了檔案管理隊伍發(fā)展水平不均、缺乏專業(yè)檔案管理人員等問題,進(jìn)一步限制了我國檔案管理的發(fā)展水平。
3 強(qiáng)化檔案管理的信息化管理進(jìn)程的若干策略
在檔案管理的信息化建設(shè)中,為了強(qiáng)化檔案人員的專業(yè)素養(yǎng),提升檔案管理的發(fā)展成果,廣大管理工作者要立足于多項發(fā)展進(jìn)程中,針對電子信息工作進(jìn)行切實可行的推進(jìn)。
(1)增進(jìn)檔案管理的資源整合
在檔案資源建設(shè)中,資源共享是實現(xiàn)“信息化”檔案建設(shè)的發(fā)展關(guān)鍵。在對檔案資源的歸納過程中,應(yīng)該做到統(tǒng)一管理和分級負(fù)責(zé)。通過高效的資源配置,實現(xiàn)檔案資源管理的綜合,使檔案資源管理能夠為多個行業(yè)提供支持和保障。
例如,廣大檔案管理者要通過文檔一體化的發(fā)展模式,將檔案信息納入到辦公自動化的發(fā)展格局中,促使廣大檔案人員能夠建立切實可行的發(fā)展需求。并在紙質(zhì)檔案資源向電子檔案過渡的時候,堅持“檔案管理資料”的雙軌制模式。在電子化文件的產(chǎn)生和應(yīng)用上,確保檔案工作能夠具有法律效應(yīng)。實現(xiàn)電子信息化檔案和紙質(zhì)檔案的雙重推進(jìn),確保檔案工作能夠進(jìn)一步深化,實現(xiàn)信息業(yè)務(wù)的發(fā)展共享。
(2)實現(xiàn)硬軟件雙向的資金投入
檔案信息化管理離不開資金的支持,因此,國家相關(guān)部門要提供資金和技術(shù)支持,不斷加強(qiáng)新型檔案管理軟件、硬件的雙向開發(fā),同時強(qiáng)化信息化建設(shè)的資金投入。廣大檔案管理工作者要大力推動檔案工作的雙向建設(shè),借助于相關(guān)政策的開發(fā),為檔案管理建設(shè)提供強(qiáng)有力的支持。
除了要實現(xiàn)相應(yīng)的資金投入,在高標(biāo)準(zhǔn)的信息化管理建設(shè)過程中,要依靠一支高素質(zhì)的現(xiàn)代化檔案管理隊伍,確保每一名檔案員都能夠熟練掌握檔案查詢設(shè)備、錄入設(shè)備等電子操作技術(shù),滿足檔案管理工作的建設(shè)需求。同時,檔案管理工作者還要增加對檔案員綜合素養(yǎng)的提高,通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo),加強(qiáng)各個檔案部門之間的交流和學(xué)習(xí)。
(3)提升信息化檔案管理的安全性
在檔案工作的管理和發(fā)展中,要制定一個完善的檔案管理對話,制定相應(yīng)的檔案信息化發(fā)展流程,增進(jìn)檔案建設(shè)工作的安全性。為了確保檔案信息存儲、重要檔案保護(hù)等形式,要在技術(shù)安全、管理安全兩個方面進(jìn)行、
首先,在技術(shù)安全這一發(fā)展環(huán)節(jié)中,要在檔案信息操縱系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置專業(yè)的網(wǎng)絡(luò),采取內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)分開的形式,實現(xiàn)雙重的技術(shù)網(wǎng)絡(luò)防護(hù),增加網(wǎng)絡(luò)技術(shù)隔離的多重安全性。
第一在路由器的技術(shù)模式上,要通過程序屏蔽一些不安全的IP地址。第二要運(yùn)用防火墻隔離,弱化計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中存在的負(fù)面因素,從而建立一個安全的信息資源制度,增進(jìn)信息資源的發(fā)展共享。而在管理模式上,要增加對檔案信息工作的保密性。實現(xiàn)科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。第三要利用網(wǎng)絡(luò)登錄賬號等形式,建立虛擬的文書檔案資源庫,通過移動硬盤、光盤等形式備份存儲,融入管理身份認(rèn)證、信息自動備份等形式,建立一個全面的信息管理制度。
4 總結(jié)
綜上所述,在檔案管理工作的信息化發(fā)展中,信息化建設(shè)的發(fā)展意義是不言而喻的。所以在檔案信息化建設(shè)上,廣大工作者要立足檔案管理的信息化的發(fā)展基礎(chǔ),采取各種積極有效的措施,將信息化管理工作落到實處,進(jìn)行全方位的工作優(yōu)化。在對信息化文書檔案工作進(jìn)行升級的同時,利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),為文書檔案工作的自動化和智能化打下扎實的基礎(chǔ)。
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