梅杰（新疆眾和股份有限公司　烏魯木齊　830013）

檔案數(shù)字化項目的實施與應用

梅杰
（新疆眾和股份有限公司烏魯木齊830013）

本文描述的是新疆眾和股份有限公司檔案數(shù)字化項目的實施和應用情況。利用C/S與B/S結構相結合的網(wǎng)絡軟件技術，對公司檔案管理系統(tǒng)進行全面升級，初步實現(xiàn)公司檔案數(shù)字化管理與應用。項目實施的核心是以檔案目標管理為基礎，推進檔案數(shù)字化建設，實現(xiàn)檔案管理工作機制的創(chuàng)新，以解決傳統(tǒng)檔案管理難以實現(xiàn)的問題，可以更好地開發(fā)和利用信息資源，實現(xiàn)資源共建與共享。

檔案數(shù)字化項目

1　前言

隨著網(wǎng)絡和通訊技術的發(fā)展，信息的形式和數(shù)量隨之發(fā)生了巨大的變化，數(shù)字化文件將成為信息和數(shù)字時代新產生文件的主體，數(shù)字化檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，數(shù)字化信息技術在各行各業(yè)得到廣泛應用，數(shù)字化檔案的優(yōu)勢逐步得到認可。在公司快速發(fā)展的過程中，我們也充分認識到檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，不僅可以提升企業(yè)檔案基礎管理工作，同時還可以更好地開發(fā)和利用檔案信息資源；為在數(shù)字化時代更好地實現(xiàn)公司檔案永久保管和數(shù)字檔案資源體系的建設，進一步規(guī)范并提升公司檔案管理，查詢方便快捷、提高調閱速度、提高利用效率，實現(xiàn)了一檔提供多終端同時利用的目的；進而更好地為公司生產經營與改革發(fā)展，提供準確全面的信息檢索及檔案信息獲取服務。

2　檔案實現(xiàn)數(shù)字化的優(yōu)越性

2.1提高工作效率

實現(xiàn)數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅降低檔案利用成本，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。數(shù)字化的優(yōu)點：查找快，提高工作效率，庫存空間小，最大限度保管和保護庫存檔案實體安全。

2.2提高檔案資料及時歸檔性和提供快捷利用

檔案數(shù)字化管理能使資料及時歸檔，并能夠及時提供詳細的數(shù)據(jù)與信息為公司領導決策提供服務。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，公司檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心，為生產經營提供快捷及時的利用服務。

2.3原件保護

將紙質檔案轉變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好地保護；另外，檔案通過數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數(shù)和復印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。

3　項目實施背景

我公司始終把檔案管理工作作為生產、經營、管理工作的重要資源條件，并在不斷加強檔案基礎管理工作過程中保持持續(xù)有效的推進，其檔案信息資源的價值在公司生產經營和改革發(fā)展過程中已得到充分的顯現(xiàn)。2009年公司通過了自治區(qū)檔案局檔案目標管理驗收，并獲得“國家二級檔案管理單位”稱號，公司檔案基礎管理工作得了到切實有效的規(guī)范和提升，按照新時期檔案管理的發(fā)展趨勢和要求，檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理的優(yōu)勢得到顯現(xiàn)，且數(shù)字化檔案已成為檔案管理發(fā)展趨勢和必然要求，公司啟動了檔案數(shù)字化管理項目。按照公司三化建設的總體要求，在公司已成熟運行的單機版檔案管理系統(tǒng)（v3.2版）的基礎上，充分利用公司局域網(wǎng)和OA辦公系統(tǒng)，采用深圳市世紀科怡科技發(fā)展有限公司開發(fā)的C/S結構與B/S結構相結合的網(wǎng)絡版檔案管理軟件，對公司檔案管理系統(tǒng)進行了全面升級，使檔案這一原生信息，通過現(xiàn)代信息技術的優(yōu)勢為公司檔案管理工作進一步發(fā)揮作用提供有效的應用平臺。

4　項目組織架構

公司將檔案數(shù)字化項目納入公司年度“三化”工作計劃組織實施，公司成立專門的組織機構，公司分管信息化中心的領導直接負責督導，信息化中心技術人員和公司檔案室管理人員組成項目組，承擔項目的策劃和實施。

5　需求分析

檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，需建立數(shù)字化管理系統(tǒng)和平臺，使該系統(tǒng)符合檔案管理規(guī)范要求和業(yè)務流程的需要，同時又是對工作機制的創(chuàng)新，既要滿足現(xiàn)行檔案管理的需要，又要滿足后一步檔案管理業(yè)務建設和持續(xù)發(fā)展的需要。這就要求該管理系統(tǒng)能夠具備足夠的可操作性、檔案管理和業(yè)務建設的適應性。

實施數(shù)字化系統(tǒng)建設，首先要結合公司檔案管理實際進行目標策劃和規(guī)劃，通過對公司檔案管理工作需求分析和論證，確定系統(tǒng)建設主要實現(xiàn)以下目標：

（1）檔案資料綜合系統(tǒng)在檔案條目的著錄和進行資料數(shù)據(jù)化加工后，通過IE瀏覽器可進行Web查詢。

（2）需要進行檔案利用的人員，只要使用IE瀏覽器，就可在自己的權限范圍內，進行目錄及原文的查詢、瀏覽及打印等操作，可大量節(jié)省查閱實物檔案的時間，提高利用效率。

（3）公司各終端用戶可以通過該系統(tǒng)實現(xiàn)查詢，切實提高檔案的查詢和調閱速度，改變傳統(tǒng)的利用方式，提高利用效率，達到檔案資料的共享。

（4）進一步規(guī)范公司檔案管理，建立數(shù)字檔案庫，實現(xiàn)檔案全過程業(yè)務流程的數(shù)字化管理。

為實現(xiàn)以上目標，項目組成員結合公司檔案管理實際和工作流程，采取各種方式從終端用戶處了解需求和建議；并通過與自治區(qū)檔案局信息處及相關開展數(shù)字化企業(yè)管理的先進單位進行對標學習和交流，經過檔案業(yè)務人員和專業(yè)技術人員共同研究和討論，按照公司在檔案管理中的各項功能和流程需求，確定了該系統(tǒng)升級改造項目的技術路線和技術方案，確保使該系統(tǒng)和軟件的選擇劃分更加科學、更加完善。

6　系統(tǒng)實現(xiàn)

6.1技術路線及技術特點

6.1.1技術路線

采用深圳市世紀科怡科技發(fā)展有限公司開發(fā)的C/S結構與B/S結構相結合的網(wǎng)絡版檔案管理軟件。

開發(fā)語言：C/S程序采用VB和VC++，B/S程序采用ASP。

開發(fā)平臺：WINDOWS環(huán)境下的C/S+B/S架構程序。

運行環(huán)境：跨平臺（WINDOWS/LINUX/UNIX）。支持的數(shù)據(jù)庫：MS SQl Server、Oracle、Sybase、DB2。

6.1.2技術手段

基于ASP的B/S程序，可跨平臺部署?？梢院椭髁鞯慕y(tǒng)一認證服務（LDAP SERVER）無縫集成，并實現(xiàn)單點登錄。

6.1.3技術特點

該系統(tǒng)執(zhí)行效率高，系統(tǒng)安全可靠，可處理業(yè)務功能、邏輯功能比較復雜的檔案管理系統(tǒng)。軟件維護工作量小，客戶端只需要一個通用的WEB瀏覽器即可實現(xiàn)功能需求。

6.2過程實施

6.2.1軟件升級

在公司原使用的檔案管理（單機版V3.2）軟件基礎上進行升級：

（1）升級版本功能包括檔案錄入、預立卷、檔案審核、接收入庫、檔案調整、自動組卷、保管、移交接收、鑒定銷毀、檔案編研、統(tǒng)計、檔案綜合利用查詢等檔案管理全過程。C/S、B/S結構。

（2）WEB查詢系統(tǒng)，使用IE錄入、查詢（一站式多表檢索、門類檢索、跨庫檢索）、利用、借閱審批。B/S結構。

（3）光盤發(fā)布系統(tǒng)，光盤可選擇性發(fā)布及瀏覽；支持CD、DVD盤質的發(fā)布。

（4）批量掃描系統(tǒng)，批量識別即為原文預處理，就是將包含有頁碼信息的掃描圖像文件中的頁碼信息提取到一個文件中，然后將這批文件批量掃描到一指定的目錄。

（5）OA接口控件，基于把辦公自動化系統(tǒng)，檔案管理信息系統(tǒng)和以后可能把其他業(yè)務處理系統(tǒng)集成到一起，做到信息共享的目的，同時又考慮到提高整個系統(tǒng)的穩(wěn)定性，強健性，可擴展能力和有效地降低整個系統(tǒng)的成本，這就要求各個系統(tǒng)自成體系，獨立運行，又需要各個系統(tǒng)之間有相對穩(wěn)定的獨立接口，在修改一個系統(tǒng)的同時，不影響其他系統(tǒng)的正常運行。

6.2.2硬件配備

在充分利用公司局域網(wǎng)、OA辦公系統(tǒng)的基礎上，根據(jù)項目升級工作配套硬件設施的需要，配置了掃描儀、彩色打印機等數(shù)字采集設備和設施。

6.2.3業(yè)務培訓

根據(jù)項目推進計劃，公司組織各部室、分公司兼職檔案員結合本次檔案管理系統(tǒng)進行了檔案管理信息化系統(tǒng)、軟件使用查詢等方面技術培訓，同時請軟件開發(fā)的技術人員對系統(tǒng)的工作流程和實際操作進行了實操培訓和講解。通過培訓使大家對檔案信息化的意義和重要性認識有了進一步地提升。

6.2.4系統(tǒng)運行

系統(tǒng)試運行期間，在軟硬件配套到位后，大量的工作就是各類原始文件資料的終端采集。系統(tǒng)運行界面見圖1。

圖1

7　總結與展望

本項目在信息化和大時代背景下借助數(shù)字信息技術，利用專業(yè)的檔案管理工具，實施建立并完善了公司檔案數(shù)字化信息資源庫，進一步提高了檔案的工作效率。一是改變了傳統(tǒng)的檔案管理使用單純的紙質文件進行歸檔處理過程，而是直接利用計算機完成檔案信息加工、著錄、組成檔案數(shù)字機讀目錄數(shù)據(jù)庫，工作效率得到了顯著提高。二是檔案實現(xiàn)了數(shù)字化管理，提高了檔案檢索和利用的工作效率。三是檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，擴大了檔案資源共享的空間和領域，檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化不僅具有能夠提供資料的存取和快捷服務的能力，還能最大限度地實現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案信息平臺的資源利用率。后期我們還要不斷研究和解決數(shù)字檔案管理和利用中存在的管理和技術方面的問題，進一步健全并完善數(shù)字檔案的歸檔、利用、保密、開發(fā)和動態(tài)管理工作，以實現(xiàn)安全、高效的管理和利用數(shù)字檔案的目的。

收稿：2016-05-25

10.16206/j.cnki.65-1136/tg.2016.06.044