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淺談民生檔案的管理工作
——以濟(jì)陽(yáng)縣為例

2016-09-07 08:33:39馮玉靜
山東檔案 2016年2期
關(guān)鍵詞:檔案館民生利用

文·馮玉靜

淺談民生檔案的管理工作
——以濟(jì)陽(yáng)縣為例

文·馮玉靜

“民惟邦本, 本固邦寧”, 民生問(wèn)題自古以來(lái)就是關(guān)系國(guó)家民族穩(wěn)定和諧、經(jīng)濟(jì)社會(huì)繁榮昌盛的頭等大事。檔案工作作為維護(hù)史實(shí)、傳承文明、服務(wù)社會(huì)的基礎(chǔ)性工作, 關(guān)注民生、保障民生、解決民生問(wèn)題應(yīng)是檔案部門義不容辭的職責(zé)。民生檔案從內(nèi)涵上來(lái)講,是指機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人形成的與人民群眾利益直接相關(guān)的專門檔案,是民生問(wèn)題的原始記錄和真實(shí)反映。從外延上看,民生檔案是指教育、就業(yè)、分配、社會(huì)保障、醫(yī)療衛(wèi)生、公共管理等民生領(lǐng)域中形成的各類涉民檔案。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展,群眾對(duì)檔案利用的需求日益增長(zhǎng),檔案館、檔案室和有關(guān)部門保存的大量民生檔案,已經(jīng)成為破解社會(huì)矛盾、調(diào)處民間糾紛,保障人民群眾合法利益的重要憑證。那么,在新的形勢(shì)和條件下,如何做好民生檔案工作,就成了擺在我們檔案人面前的一個(gè)新課題。

一、濟(jì)陽(yáng)縣民生檔案工作的現(xiàn)狀

(一)民生檔案的建檔工作扎實(shí)推進(jìn)

縣檔案局按照“建檔對(duì)象一個(gè)不漏、歸檔材料一份不少”的要求,加強(qiáng)對(duì)社會(huì)保障、新農(nóng)合等民生領(lǐng)域建檔工作的監(jiān)管、指導(dǎo)和服務(wù)。目前,全縣14%的村已達(dá)到全市新農(nóng)村建設(shè)檔案工作示范村,70%的村莊達(dá)到新農(nóng)村建設(shè)檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn),村民檔案、土地承包檔案和計(jì)劃生育檔案的建檔率達(dá)到100%,縣民政局低???、婚姻登記處、縣農(nóng)醫(yī)辦均建立了綜合檔案室,新型農(nóng)村醫(yī)療合作保險(xiǎn)參保對(duì)象建立了完整的檔案。

(二)民生檔案資源建設(shè)和整合力度不斷加大

近年來(lái),我縣檔案部門本著“以人為本”的服務(wù)理念,加大對(duì)婚姻、人事、土地等與人民群眾生活密切相關(guān)的檔案資源的收集力度,不斷提高館藏民生檔案的比重。據(jù)統(tǒng)計(jì),截至2014年底,縣檔案館已接收婚姻檔案735卷、婚姻證明9382件;接收人事檔案1364卷。實(shí)現(xiàn)了多種民生檔案資源的整合和共享。

(三)民生檔案資源開發(fā)利用工作取得明顯成效

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展,個(gè)人利用已經(jīng)成為檔案館利用者的主體,越來(lái)越多的普通百姓開始走進(jìn)檔案館。2014年,我縣檔案館共接待查檔者1570人次、利用檔案3685卷次,其中公民個(gè)人利用檔案達(dá)到了1235人次、2895卷次,占總利用人次的78.6%。由此可見,民生檔案的建立、保存和利用,對(duì)保障人民群眾的切身利益有著舉足輕重的作用。

二、濟(jì)陽(yáng)縣的民生檔案工作存在的問(wèn)題

(一)部分單位對(duì)民生檔案工作還不夠重視

一些部門對(duì)民生檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為這是“軟任務(wù)”拖得起;有的單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淡薄,讓檔案工作處于無(wú)序管理、自生自滅狀態(tài);有的部門把檔案看作是壟斷資源,既不依法向國(guó)家檔案館移交,也不向社會(huì)提供利用,等等。

(二)檔案行政管理部門對(duì)民生檔案工作監(jiān)管難度大

縣檔案局作為檔案工作的主管部門,對(duì)民生檔案工作負(fù)有監(jiān)督、指導(dǎo)的責(zé)任。但是由于民生檔案工作牽涉人事、勞動(dòng)保障、民政、教育、衛(wèi)生、城建、林業(yè)、國(guó)土等多個(gè)職能部門,與鎮(zhèn)、行政村和社區(qū)等大量基層組織密切相關(guān),任務(wù)重、頭緒多、工作量大,人手緊張的檔案部門常常感到力不從心。另外,在民生檔案工作中由于牽頭管理部門不明確、部門間協(xié)調(diào)不配合等問(wèn)題,也造成了檔案部門難以有效地對(duì)此參與和監(jiān)管。

(三)民生檔案資源的管理存在安全隱患

一是縣檔案局(館)現(xiàn)有的庫(kù)房均建于上世紀(jì)80年代初,庫(kù)房面積過(guò)小,庫(kù)容量已近飽和,無(wú)法滿足更多民生檔案的接收進(jìn)館需要。二是庫(kù)房設(shè)計(jì)不夠合理,保管條件達(dá)不到防潮防霉、防蟲防熱等方面的要求,導(dǎo)致部分檔案已出現(xiàn)紙張發(fā)黃變脆、字跡模糊褪色等現(xiàn)象。三是社保中心、醫(yī)保中心、農(nóng)村新型合作醫(yī)療辦公室等單位多數(shù)沒(méi)有綜合性檔案室,每年新增的檔案只能分散保存在各個(gè)業(yè)務(wù)部門或個(gè)人手中,給民生檔案的安全留下了很大的隱患。

(四)民生檔案的社會(huì)共享度不高

社會(huì)保險(xiǎn)、社會(huì)救助、最低保障、再就業(yè)等民生檔案與群眾日常生產(chǎn)生活密切相關(guān),利用比較頻繁,然而這些領(lǐng)域的檔案工作才剛剛起步,檔案管理和利用服務(wù)手段比較落后,檔案信息社會(huì)共享度不高,難以滿足群眾的利用需求。土地、房產(chǎn)、公證等檔案與各職能部門的業(yè)務(wù)工作密切相關(guān),導(dǎo)致這部分檔案大多分散保存于相關(guān)部門,難以集中統(tǒng)一管理并向公眾開放,給檔案利用造成極大不便。

三、做好民生檔案工作的基本原則

(一)堅(jiān)持保管與利用相結(jié)合

檔案部門必須一手抓收集、管理,一手抓開發(fā)、利用。要重點(diǎn)加強(qiáng)婚姻登記、復(fù)員退伍軍人、獨(dú)生子女等民生領(lǐng)域的建檔工作,著力規(guī)范村務(wù)公開檔案、村民檔案、流動(dòng)人口檔案、低收入家庭檔案、特殊和困難人群檔案、城市拆遷檔案等的管理。同時(shí),要深化檔案信息資源的開發(fā)和利用,圍繞關(guān)系人民群眾切身利益的重大專題,開展檔案信息的深度加工和專題編研工作,建立直接服務(wù)公眾的重要專題數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案編研產(chǎn)品。

(二)堅(jiān)持城市與農(nóng)村相結(jié)合

一方面要加強(qiáng)和規(guī)范城市街道、社區(qū)檔案室建設(shè),并以此為依托,建立健全城市低保戶檔案、“零就業(yè)”家庭檔案、住房困難家庭檔案、殘疾人檔案等民生檔案,使之成為保管和利用城市民生檔案的基礎(chǔ)平臺(tái)。另一方面要加強(qiáng)和規(guī)范鎮(zhèn)(街道)、行政村檔案室建設(shè),進(jìn)一步推進(jìn)行政村檔案室規(guī)范化建設(shè),重點(diǎn)抓好村民檔案、流動(dòng)人口檔案、土地確權(quán)、村務(wù)公開和民主管理檔案等民生熱點(diǎn)領(lǐng)域建檔工作,使之成為保管和利用農(nóng)村民生檔案的基礎(chǔ)平臺(tái),真正讓關(guān)系群眾利益的事都有檔可查、有據(jù)可依、有證可憑。

(三)堅(jiān)持繼承與創(chuàng)新相結(jié)合

在長(zhǎng)期的實(shí)踐中,檔案管理工作形成了一套行之有效的方式方法,需要繼續(xù)予以重視和運(yùn)用,但隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,信息網(wǎng)絡(luò)化、檔案數(shù)字化正日益改變著傳統(tǒng)的管理模式和方式。必須堅(jiān)持在繼承中創(chuàng)新、在創(chuàng)新中提高。檔案部門要積極適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求,有序推進(jìn)數(shù)字檔案館工程,優(yōu)先完成民生檔案數(shù)字化任務(wù),逐步建立起區(qū)域性、多層次、分布式、規(guī)范化的各類民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)群,并通過(guò)各類信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源共享。

四、做好民生檔案工作的主要舉措

(一)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),形成齊抓共管的民生檔案工作格局

民生檔案工作與民生問(wèn)題一樣,錯(cuò)綜復(fù)雜,涉及面廣,做好民生檔案工作既是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的基礎(chǔ)工作,又是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程,需要各方面的支持配合,合力推進(jìn)。各級(jí)黨委、政府要加強(qiáng)對(duì)民生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào),切實(shí)把民生檔案工作列入議事日程,納入民生工作的計(jì)劃和考核內(nèi)容。勞動(dòng)保障、民政、衛(wèi)生、教育、移民等部門,作為民生檔案的主要形成和使用單位,要做到認(rèn)識(shí)到位、重點(diǎn)突出、明確責(zé)任,依法科學(xué)管理,確保民生檔案的安全,促進(jìn)民生檔案的利用。檔案行政管理部門應(yīng)本著以保障和改善民生為重點(diǎn)的社會(huì)建設(shè)和管理工作開展到哪里,民生檔案工作就延伸到那里的原則,積極關(guān)注民生工作的熱點(diǎn),依法加強(qiáng)對(duì)民生檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查,通過(guò)組織培訓(xùn)、上門指導(dǎo)、執(zhí)法檢查等形式,使民生檔案工作健康、持續(xù)、穩(wěn)步地發(fā)展。同時(shí),要積極通過(guò)新聞媒體、網(wǎng)站、信息和簡(jiǎn)報(bào)等手段,開展多層次、多形式、多渠道的宣傳,普及民生檔案知識(shí),提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門對(duì)民生檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識(shí),形成人人關(guān)注民生檔案工作、自覺做好民生檔案工作的良好氛圍。

(二)強(qiáng)化監(jiān)管,推進(jìn)民生檔案管理向縱深發(fā)展

要使民生檔案管理工作有個(gè)良好的開端,健康的發(fā)展,檔案及各有關(guān)職能部門要切實(shí)承擔(dān)起歷史賦予的責(zé)任,加強(qiáng)行業(yè)監(jiān)管,主動(dòng)提供服務(wù)。在具體工作中,要做到“三個(gè)超前”。一要超前控制。民生檔案不僅信息面廣、利用頻率高,而且價(jià)值系數(shù)大,群眾特別關(guān)注,各職能部門對(duì)該收集、應(yīng)收集的民生檔案要做到建檔對(duì)象一個(gè)不漏,建檔資料齊全完整。檔案行政管理部門要以實(shí)施國(guó)家檔案局8 號(hào)令為契機(jī),會(huì)同有關(guān)專業(yè)主管部門共同研究,聯(lián)合制訂各專業(yè)領(lǐng)域檔案管理辦法,將各類民生檔案的管理納入到檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)范疇,爭(zhēng)取早日建立起比較完備的民生檔案管理制度。二要超前監(jiān)管。要通過(guò)法律的、行政的、經(jīng)濟(jì)的手段,規(guī)范管好、用好民生檔案并確保這些重要信息的長(zhǎng)期安全、永久可靠。要通過(guò)不間斷的開展專項(xiàng)執(zhí)法檢查和依法監(jiān)管工作,增強(qiáng)各部門依法管理民生檔案的意識(shí),及時(shí)發(fā)現(xiàn)和改正民生檔案工作中存在的問(wèn)題,確保民生檔案的安全保管和有效利用,推動(dòng)民生檔案工作步入法制化軌道。三要超前服務(wù)。檔案管理部門和檔案工作者在民生檔案工作中要發(fā)揮主力軍作用,不僅要積極主動(dòng)地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀、謀劃方案,而且要將業(yè)務(wù)培訓(xùn)與具體指導(dǎo)結(jié)合起來(lái),通過(guò)檔案目標(biāo)管理認(rèn)定、檔案年檢、考核或示范檔案室創(chuàng)建活動(dòng)等多種形式,幫助、督促各單位提高民生檔案業(yè)務(wù)水平,做好民生檔案管理工作,扎實(shí)推進(jìn)各相關(guān)單位民生檔案管理的規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設(shè)。

(三)注重整合,提高區(qū)域民生檔案資源的共享度

豐富民生檔案信息資源是做好民生檔案工作的關(guān)鍵??h檔案館作為保存黨委政府重要檔案的基地,應(yīng)在收藏民生檔案資源方面發(fā)揮主渠道作用,不斷拓展檔案資源新領(lǐng)域。要積極調(diào)整館藏收集范圍,切實(shí)加強(qiáng)婚姻登記、山林定權(quán)、土地、社會(huì)保障等與老百姓利益密切相關(guān)的檔案的收集,加強(qiáng)民間保存的檔案、記錄普通百姓生活工作狀況的檔案資料的收集,使檔案館真正成為既保存政府信息,又保存社會(huì)公眾信息的綜合檔案館。要本著“先用先整、突出重點(diǎn)”的原則,深入挖掘現(xiàn)有館藏各類民生檔案資源,加快館藏民生檔案整理、審查及開放步伐,使所有民生相關(guān)檔案能夠更快地提供給廣大人民群眾利用。特別是針對(duì)當(dāng)前縣檔案館庫(kù)容過(guò)小、保管硬件落后的現(xiàn)狀,要采取切實(shí)有效的應(yīng)對(duì)措施。一方面,要通過(guò)加大館藏檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀工作力度,盡量騰出空間,在確保安全的前提下讓更多貴重的檔案及時(shí)進(jìn)館保存。另一方面,對(duì)一些利用率較高,但難以提前移交進(jìn)館的民生檔案資源,要通過(guò)電子文件在線接收、全文數(shù)字化、目錄移交等方式, 掌握數(shù)量,整合本區(qū)域各類涉及民生的現(xiàn)行文件和檔案信息。同時(shí),要逐步將檔案局的綜合管理系統(tǒng)作為本縣民生檔案的數(shù)據(jù)平臺(tái),將不同行業(yè)、部門的相關(guān)民生檔案信息進(jìn)行集中整合,實(shí)現(xiàn)民生檔案信息資源共享。

(四)創(chuàng)新手段,充分發(fā)揮民生檔案的信息服務(wù)功能

利用檔案為百姓、為民生服務(wù)是檔案工作的宗旨和目標(biāo)。縣檔案館要堅(jiān)持以民生需求為導(dǎo)向,采取開放服務(wù)、咨詢服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等多種方式,努力向社會(huì)大眾提供檔案信息資源服務(wù)。一是要深化檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過(guò)開發(fā)關(guān)系人民群眾切身利益的重要檔案編研產(chǎn)品,打造面向民眾的展覽精品,組織開展家庭建檔、地契展等活動(dòng),使普通百姓在利用檔案維權(quán)的同時(shí),又能充分享受到檔案文化的獨(dú)特魅力。二是要加強(qiáng)檔案信息開發(fā)的“內(nèi)外”合作??h檔案館要積極通過(guò)與其他單位合作開發(fā),進(jìn)一步密切檔案工作與社會(huì)各方面的關(guān)系,逐步解決當(dāng)前館藏檔案信息內(nèi)容不夠豐富、開發(fā)力量不足、經(jīng)費(fèi)緊張和檔案信息開發(fā)利用水平不高等方面的問(wèn)題。同時(shí),通過(guò)合作,使檔案工作更好地貼近社會(huì),融入社會(huì)、服務(wù)大眾,創(chuàng)造出更好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

(作者單位:濟(jì)陽(yáng)縣檔案局)

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