文/夏 靜

淺議做好社區(qū)檔案管理的對(duì)策及建議

文/夏 靜

社區(qū)檔案工作是社區(qū)各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是社區(qū)科學(xué)執(zhí)政、民主執(zhí)政、依法執(zhí)政的基礎(chǔ)性工作。

社區(qū)檔案；管理；重要保證

隨著社區(qū)建設(shè)的推進(jìn)，城市社區(qū)作為基層組織在實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展、解決基層各種社會(huì)問題、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、加強(qiáng)基層政權(quán)建設(shè)等方面發(fā)揮了重要的作用。加強(qiáng)新型社區(qū)檔案工作，不僅有利于促進(jìn)社區(qū)的管理和服務(wù)，而且有利于黨委和政府更全面詳實(shí)地了解社情、民情。因此，不斷強(qiáng)化完善城市社區(qū)檔案工作建設(shè)是社區(qū)科學(xué)執(zhí)政、民主執(zhí)政、依法執(zhí)政的基礎(chǔ)性工作。然而，在現(xiàn)實(shí)工作中，要將社區(qū)檔案收集完整、集中并規(guī)范地進(jìn)行管理難度是相當(dāng)大的。如何在為社區(qū)管理、服務(wù)群眾、構(gòu)建和諧社會(huì)等方面發(fā)揮作用，是社區(qū)檔案面臨的現(xiàn)實(shí)而又緊迫的任務(wù)。

一、城市社區(qū)檔案管理工作存在的主要難點(diǎn)及不足

1.檔案意識(shí)淡薄，對(duì)社區(qū)檔案重視不夠

一是相當(dāng)一部分人員包括領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)社區(qū)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是分分撿撿、收集保管的細(xì)碎事務(wù)，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造工作政績(jī)，只要“守好攤”、不丟失、不泄密、能應(yīng)付查檔就行了。沒有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。二是檔案工作未納入社區(qū)的達(dá)標(biāo)考核中，檔案人員的工作積極性不高，各崗位工作人員各做各的，各管各的，都覺得檔案放在自己手中用起來方便，不愿意交出來統(tǒng)一進(jìn)行整理和管理。

2.檔案保管條件差，綜合檔案室硬件設(shè)施不齊

由于受到辦公條件的制約，許多社區(qū)沒有獨(dú)立檔案室，未配備必要的設(shè)施和購置專業(yè)的檔案裝具。有的社區(qū)因檔案多、檔案室地方狹小，致使無法實(shí)行集中統(tǒng)一管理，只能分散保管在相關(guān)部門，遺失、廢棄等風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)一步加大。有的社區(qū)因辦公地點(diǎn)的多次搬遷，社區(qū)檔案資料隨意堆砌，凌亂堆放，雜亂無章，無人問津；有的破損污損嚴(yán)重，甚至重要社區(qū)資料因沒有立卷歸檔造成丟失；因檔案的不齊全，缺檔、斷檔嚴(yán)重，造成檔案資料的無序性，從而也就不能有效發(fā)揮社區(qū)檔案的服務(wù)和利用價(jià)值，極大挫傷社區(qū)工作者建檔的積極性。

3.缺乏專業(yè)檔案管理人員，人員配備不足

由于社區(qū)工作涉及面廣、內(nèi)容多、任務(wù)重，許多工作人員往往身兼數(shù)職，檔案管理精力投入嚴(yán)重不足；檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，崗位變動(dòng)頻繁，流動(dòng)性強(qiáng)。由于社區(qū)人員成分復(fù)雜，招聘的工作人員不穩(wěn)定，部分社區(qū)三年一換屆，有些社區(qū)甚至根本沒有配備固定的專兼職檔案管理人員；部分檔案管理人員缺乏必備的基本檔案專業(yè)知識(shí)和崗位基本技能，業(yè)務(wù)培訓(xùn)不足，業(yè)務(wù)工作不熟練，很難勝任檔案管理，致使檔案人員的專業(yè)技能始終處于低水平的狀態(tài)。

二、提高社區(qū)檔案工作水平，扭轉(zhuǎn)薄弱局面的對(duì)策及建議

1.完善社區(qū)檔案管理的體制機(jī)制，強(qiáng)化社區(qū)檔案管理的保障力

加強(qiáng)社區(qū)檔案的管理，要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則，形成城區(qū)街道統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，民政部門聯(lián)動(dòng)的體制和機(jī)制，全面強(qiáng)化社區(qū)檔案管理。街道辦事處要提供支持、創(chuàng)造條件，要真正發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的主體責(zé)任，全面完善好社區(qū)檔案管理；民政部門是社區(qū)建設(shè)的牽頭單位，也應(yīng)該對(duì)社區(qū)工作包括檔案工作進(jìn)行整體規(guī)劃，要主動(dòng)參與社區(qū)建設(shè)的協(xié)調(diào)，強(qiáng)化社區(qū)檔案工作的建設(shè)。檔案行政管理部門應(yīng)主動(dòng)溝通、說服，取得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，將檔案工作列入社區(qū)建設(shè)規(guī)劃、列入財(cái)政預(yù)算，在人、財(cái)、物上給予大力支持，設(shè)立社區(qū)綜合檔案室，以保證有存放檔案的場(chǎng)所，以推進(jìn)社區(qū)檔案的規(guī)范化發(fā)展。

2.建章立制，規(guī)范管理，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、制度化

要按照城市社區(qū)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格建立好切合自身社區(qū)實(shí)際的相關(guān)制度，如《社區(qū)檔案工作人員崗位責(zé)任制》、《檔案立卷歸檔制度》、《社區(qū)檔案保管制度》、《社區(qū)檔案利用制度》等多項(xiàng)制度。對(duì)社區(qū)檔案的收集、整理、借閱、保管、利用、銷毀等做出統(tǒng)一要求，嚴(yán)格按照制度的規(guī)定進(jìn)行，力求社區(qū)檔案工作有章可循、有法可依。

3.強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高技能水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)化

從整體上看，社區(qū)檔案管理人員來自不同的階層，文化程度差別較大，從事社區(qū)檔案管理工作的能力也有很大的不同，因此，加強(qiáng)社區(qū)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高從事檔案人員的業(yè)務(wù)能力，促使檔案管理人員掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù)和方法，是提高檔案業(yè)務(wù)水平的根本。要圍繞重點(diǎn)，提高檔案業(yè)務(wù)能力。重點(diǎn)加大《城市社區(qū)檔案管理辦法》的培訓(xùn)力度；根據(jù)社區(qū)檔案形成的特點(diǎn)，有針對(duì)性的對(duì)檔案的收集、整理、鑒定以及文書、照片、實(shí)物檔案的收集與整理，社區(qū)文書檔案歸檔范圍和保管期限的劃分等不同方面強(qiáng)化從業(yè)人員的檔案管理業(yè)務(wù)水平。要邀請(qǐng)檔案局工作人員上門指導(dǎo)、咨詢服務(wù)的形式對(duì)社區(qū)檔案員進(jìn)行全員培訓(xùn)。搭建平臺(tái)讓檔案員走出去觀摩、迅速提高和掌握檔案工作的基本技能和知識(shí)，以激發(fā)工作熱情，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，使社區(qū)檔案管理工作邁上新臺(tái)階奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

［1］賈奎文.建立社區(qū)檔案的初步實(shí)踐與探討［J］.檔案天地.2002（06）

［2］王雪玲.社區(qū)檔案管理工作之我見［J］.檔案管理.2003（05）

［3］欒俊.社區(qū)檔案管理工作的難點(diǎn)與對(duì)策，蘭臺(tái)世界，2007 年. 7（上半月）

［4］安愛君，路榮霞.對(duì)社區(qū)檔案管理的幾點(diǎn)思考，檔案天地，2008年第7期

（作者單位：山東省乳山市城區(qū)街道辦事處）