石敏

摘 要 在企業(yè)的資產(chǎn)管理實(shí)踐中，如何保障流動(dòng)性資產(chǎn)的安全是內(nèi)部控制的重點(diǎn)。存貨作為企業(yè)一項(xiàng)重要的流動(dòng)資產(chǎn)，直接關(guān)系企業(yè)的資金占用水平以及資產(chǎn)運(yùn)作效率。企業(yè)為了保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的連續(xù)性，需要有計(jì)劃地購(gòu)入、耗用和銷售存貨。本文從內(nèi)部控制環(huán)境與控制關(guān)鍵點(diǎn)兩個(gè)方面，針對(duì)目前我國(guó)企業(yè)普遍存在的自身內(nèi)控意識(shí)不足、風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)淡薄等問(wèn)題，以及會(huì)給企業(yè)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析.并提出改進(jìn)措施和解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞 企業(yè)內(nèi)部控制 存貨管理 控制關(guān)鍵點(diǎn)

一、企業(yè)存貨的概述及流轉(zhuǎn)形態(tài)

存貨，是指企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中持有以備出售，或者仍然處在生產(chǎn)過(guò)程，或者在生產(chǎn)或提供勞務(wù)過(guò)程中將要消耗的材料、物料等，包括各類材料、包裝物、低值易耗品、委托加工物資、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品及商品等。企業(yè)代銷、代管、代修、受托加工的存貨也屬于企業(yè)存貨管理范疇。存貨具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，既是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分，也是企業(yè)生產(chǎn)循環(huán)中最重要的一環(huán)。企業(yè)存貨運(yùn)動(dòng)一般表現(xiàn)為“取得-入庫(kù)-保管-發(fā)出”。雖然存貨隨著企業(yè)作業(yè)流反映出的形態(tài)各異，但是實(shí)物流伴隨企業(yè)經(jīng)營(yíng)步驟在企業(yè)的內(nèi)部循環(huán)仍可簡(jiǎn)化為收、存、發(fā)三大基本環(huán)節(jié)。

第一，存貨取得環(huán)節(jié)。取得存貨的方式有外購(gòu)、委托加工、自行生產(chǎn)等，業(yè)務(wù)流程具體包括物資驗(yàn)收、核對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)憑證、驗(yàn)收實(shí)物等。

第二，存貨儲(chǔ)存環(huán)節(jié)。倉(cāng)儲(chǔ)業(yè)務(wù)是存貨流轉(zhuǎn)中間業(yè)務(wù)最重要的環(huán)節(jié)，包括物資記賬管理、物資保管、物資養(yǎng)護(hù)管理、倉(cāng)庫(kù)設(shè)備管理。

第三，存貨出庫(kù)環(huán)節(jié)。生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)部門領(lǐng)用、倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)發(fā)貨單向客戶發(fā)出產(chǎn)成品、商品流通企業(yè)向下級(jí)經(jīng)銷商發(fā)出商品等，都涉及存貨發(fā)出的問(wèn)題。主要內(nèi)容是存貨領(lǐng)用發(fā)出管理。

二、企業(yè)存貨實(shí)物流管理存在的問(wèn)題

第一，采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中最薄弱的一環(huán)，最容易出現(xiàn)以權(quán)謀私、弄虛作假、以次充好和收受回扣等，也最容易導(dǎo)致積壓浪費(fèi)。采購(gòu)計(jì)劃程序失控、采購(gòu)計(jì)劃依據(jù)不當(dāng)、采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行不徹底等，都是采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的重要因素。采購(gòu)業(yè)務(wù)存在的主要風(fēng)險(xiǎn)包括：一是采購(gòu)行為違反國(guó)家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失；二是采購(gòu)未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能因重大差錯(cuò)、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失；三是驗(yàn)收程序不規(guī)范，可能造成賬實(shí)不符或資產(chǎn)損失：四是付款方式不恰當(dāng)、執(zhí)行有偏差，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。

第二，為了保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的連續(xù)性，需要對(duì)存貨進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)保管，存貨倉(cāng)儲(chǔ)保管的方法不適當(dāng)、監(jiān)管不嚴(yán)密，可能導(dǎo)致存貨遺失、損壞變質(zhì)、價(jià)值貶損、資源浪費(fèi)。

第三，存貨的領(lǐng)用發(fā)出審核不嚴(yán)格、手續(xù)不完備，可能導(dǎo)致貨物流失、損壞。

第四，管理人員對(duì)內(nèi)部控制中的關(guān)鍵點(diǎn)不了解，使關(guān)鍵崗位的管理出現(xiàn)漏洞。

第五，財(cái)務(wù)部門控制力弱，參與內(nèi)控管理的能力差。

三、企業(yè)存貨內(nèi)部控制改進(jìn)措施

第一，完善物資采購(gòu)制度。建立健全企業(yè)采購(gòu)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部控制制度，要特別加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)前的評(píng)估和論證；采購(gòu)機(jī)構(gòu)應(yīng)全面、及時(shí)地向采購(gòu)監(jiān)督機(jī)構(gòu)傳遞采購(gòu)信息，使監(jiān)察、內(nèi)部審計(jì)等監(jiān)督機(jī)構(gòu)能全面、深入地監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)；進(jìn)一步完善招投標(biāo)管理制度，保證招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)真正做到公開(kāi)、公平、公正。

第二，存貨的流動(dòng)性大，在流動(dòng)過(guò)程中應(yīng)做好存貨明細(xì)賬。存貨倉(cāng)儲(chǔ)過(guò)程要按照存儲(chǔ)貨物所要求的儲(chǔ)存條件妥善保存，做好防火、防洪、防盜、防潮等保管工作，不同品種、批次、型號(hào)的產(chǎn)品要分類存放；生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)建立監(jiān)督機(jī)制，防止浪費(fèi)、被盜和流失；結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，加強(qiáng)存貨的保險(xiǎn)投保，保證存貨安全，合理降低存貨意外損失風(fēng)險(xiǎn)；定期對(duì)物料進(jìn)行盤點(diǎn)和抽檢，詳細(xì)記錄庫(kù)存情況，對(duì)于進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)的人員應(yīng)辦理進(jìn)出登記手續(xù)，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)人員接觸存貨。

第三，制定嚴(yán)格的存貨準(zhǔn)出制度，明確存貨發(fā)出和信用的審批權(quán)限，健全存貨出庫(kù)手續(xù)，加強(qiáng)存貨領(lǐng)用記錄。倉(cāng)儲(chǔ)部門審核領(lǐng)用單或發(fā)貨單，做到齊全，名稱、規(guī)格、計(jì)量單位準(zhǔn)確；符合條件的準(zhǔn)予領(lǐng)用或發(fā)出，并與信用人當(dāng)面核對(duì)、點(diǎn)清交付。商品流通企業(yè)在存貨銷售發(fā)出環(huán)節(jié)就側(cè)重于防止商品失竊、隨時(shí)整理?xiàng)壷蒙唐?，每日核?duì)銷售記錄和庫(kù)存記錄等，對(duì)于大批存貨、貴重商品的發(fā)出，應(yīng)當(dāng)實(shí)行特別授權(quán)。

第四，分解業(yè)務(wù)流程，尋找控制關(guān)鍵點(diǎn)。貨幣性控制是會(huì)計(jì)部門支付存貨采購(gòu)價(jià)款和銷售收款執(zhí)行的內(nèi)部控制。立足點(diǎn)在于資金流控制與會(huì)計(jì)內(nèi)部各崗位之間的不相容。方法則利用會(huì)計(jì)票據(jù)與賬簿相互審核、牽制，以提高存貨管理水平。這里的關(guān)鍵點(diǎn)主要有：一是存貨進(jìn)入或退出企業(yè)之后，采購(gòu)人員/銷售人員或其他有關(guān)業(yè)務(wù)部門，應(yīng)該將企業(yè)存貨有關(guān)的主要財(cái)務(wù)憑證匯總，交給主管存貨的財(cái)務(wù)人員，總賬和明細(xì)賬的記錄人員根據(jù)有關(guān)的原始憑證編制記賬憑證并輸入系統(tǒng)，成本核算主管會(huì)計(jì)編制和登記有關(guān)的成本核算憑證、賬簿。二是負(fù)責(zé)存貨會(huì)計(jì)核算的人員要進(jìn)行不相容職務(wù)分離控制，主要有存貨業(yè)務(wù)記錄與審核職務(wù)分離、存貨總賬記錄和明細(xì)賬記錄項(xiàng)分離、接觸存貨和記錄存貨職務(wù)相分離。三是在發(fā)生存貨退回時(shí)，會(huì)計(jì)人員應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的會(huì)計(jì)處理，防止流動(dòng)資產(chǎn)虛增現(xiàn)象的發(fā)生。四是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部要取得各批入庫(kù)存貨的數(shù)量、時(shí)間等信息，為存貨發(fā)出和存貨成本分?jǐn)偟暮怂沩樌M(jìn)行做好基礎(chǔ)工作。貨幣性控制的控制力著眼于財(cái)務(wù)單證控制，同時(shí)采取對(duì)涉及存貨類和往來(lái)類賬簿的核對(duì)控制。

第五，完善內(nèi)部控制環(huán)境。企業(yè)應(yīng)優(yōu)化內(nèi)部組織架構(gòu)，加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)，科學(xué)劃分各管理部門的權(quán)限和職責(zé)；順應(yīng)現(xiàn)代內(nèi)部控制理論的要求，建立必要的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制；設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)，定期為管理層提供風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告；合理提升資產(chǎn)管理部門的地位。將資產(chǎn)管理部門對(duì)資產(chǎn)的監(jiān)督和管理職權(quán)落實(shí)到位；將內(nèi)部控制理念作為企業(yè)文化理念，在各級(jí)管理層和員工中廣泛宣傳；加強(qiáng)部門間的信息溝通，提高管理信息質(zhì)量，使各種管理信息在各管理層級(jí)之間及時(shí)傳遞。

第六，賬簿核對(duì)是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行稽核監(jiān)督工作的構(gòu)成部分之一。通過(guò)賬簿之間的核對(duì)實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，由于總賬是反映存貨經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)總額和總體情況的簿記資料，明細(xì)賬反映的是存貨業(yè)務(wù)活動(dòng)的具體情況和詳細(xì)信息。因此，賬簿核對(duì)主要是通過(guò)應(yīng)付賬款、原料及主要材料等存貨類及銀行存款等總賬和明細(xì)賬相互核對(duì)進(jìn)行控制。

第七，完善固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制。建立大型儀器設(shè)備采購(gòu)論證和評(píng)估機(jī)制，由不同機(jī)構(gòu)分別執(zhí)行采購(gòu)論證和儀器價(jià)值評(píng)估職能。堅(jiān)持和完善固定資產(chǎn)定期清查制度。建立固定資產(chǎn)使用效益評(píng)價(jià)制度，定期對(duì)大型儀器設(shè)備的使用效率進(jìn)行評(píng)估，積極探索建立大型設(shè)備網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，提高儀器設(shè)備使用的開(kāi)放性。建立和完善經(jīng)濟(jì)合同歸口管理制度和經(jīng)濟(jì)合同訂立授權(quán)制度，將重大經(jīng)濟(jì)合同的復(fù)核納入企業(yè)法律顧問(wèn)機(jī)構(gòu)的職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)合同印章的管理，嚴(yán)防合同欺詐。

第八，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)投資的內(nèi)部控制。建立健全企業(yè)負(fù)責(zé)人定期考核制度，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)人任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)；建立對(duì)外投資論證、評(píng)估制度和對(duì)外投資管理制度，及時(shí)評(píng)估投資風(fēng)險(xiǎn)，預(yù)防重大投資損失，特別要防止風(fēng)險(xiǎn)向企業(yè)轉(zhuǎn)移；建立企業(yè)改制內(nèi)部審計(jì)程序，對(duì)企業(yè)評(píng)估資產(chǎn)進(jìn)行必要的價(jià)值復(fù)核。

第九，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)力度。內(nèi)部審計(jì)制度是貫徹內(nèi)部控制的有效手段，企業(yè)管理層應(yīng)高度重視內(nèi)部審計(jì)工作，完善內(nèi)部審計(jì)制度，企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制制度的評(píng)價(jià)，并將其列為內(nèi)部審計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

（作者單位為長(zhǎng)沙縣職業(yè)中專學(xué)校）

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