閆曉君

摘 要 隨著改革開放和社會主義市場經(jīng)濟的不斷深入，檔案工作的特點也有了新的變化。因此，提高檔案干部隊伍的綜合素質(zhì)水平也更加重要。

關(guān)鍵詞 新形勢 檔案工作

檔案工作必須在黨的領(lǐng)導下，遵循“為人民服務、為社會服務”的宗旨。如何做好此項工作，筆者認為應該做好以下方面：

一、提高檔案管理服務人員的綜合素質(zhì)

隨著改革開放和社會主義市場經(jīng)濟的不斷深入，檔案工作的特點也有了新的變化。因此，提高檔案干部隊伍的綜合素質(zhì)水平也更加重要。

首先，提高檔案人員的政治理論水平政治態(tài)度及職業(yè)道德。這就要求檔案人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平建設(shè)有中國特色的社會主義理論；要與時俱進，加強政治紀律，提高政治鑒別力和政治敏銳性；要在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致，恪守檔案工作紀律，貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴守黨和國家的機密，熱愛檔案事業(yè)。

其次，提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì)。檔案人員不但要有繼承傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念，還要有研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識，利用先進技術(shù)解決新問題，豐富和發(fā)展檔案工作的理論與實踐。

另外，隨著社會的發(fā)展，科學技術(shù)的進步，檔案工作的任務、工作環(huán)境、服務對象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應用到檔案工作中，需要人去操作、去管理。因此，各級領(lǐng)導要敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術(shù)特長的青年干部，發(fā)揮他們的聰明才智，大膽啟用。另一方面，由于檔案工作連續(xù)性強，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長時間的學習，積累經(jīng)驗，才能逐漸適應或逐步完善。所以，必須做好檔案干部的穩(wěn)定工作，促進檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。同時，還要加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育，以適應目前的現(xiàn)代化檔案管理工作。

二、做好檔案保管過程中的保密工作

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全，這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務，就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體的安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

要貫徹落實《保密法》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關(guān)涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導，齊心協(xié)力做好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步做好規(guī)范化、標準化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責。在日常工作中，檔案管理人員應十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領(lǐng)導決策服務勢在必行。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。第一，做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。第二，做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”“機密”“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級，采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。第三，做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量，建立健全檔號、編制檢索工具，準備好副本。

三、檔案管理模式上要搞好信息化建設(shè)

什么是檔案信息化建設(shè)？是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。檔案管理信息化建設(shè)，是當前檔案管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學化的保障性工作。

傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內(nèi)容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時間長，容易發(fā)生檔案材料的變性，甚至無法辨識。隨著科技的發(fā)展，除了必要的紙質(zhì)材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動硬盤的形式進行存檔，這種信息化變革節(jié)約了紙張，也簡化了檔案交接工作過程，高效而節(jié)約。并且，電子檔案容易保管且安全性較高。同時，還要信息公開，并搞好檔案網(wǎng)站建設(shè)。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化管理建設(shè)工作的另一項重要工作內(nèi)容。通過檔案網(wǎng)站建設(shè)，有利于實現(xiàn)遠程在線檔案服務和信息公開。當前，一些組織、單位雖然建設(shè)了檔案工作網(wǎng)站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網(wǎng)站維護不及時，檔案管理工作信息不公開、服務功能無人應答回復，甚至一些欄目是空白。因此，要進一步加強檔案網(wǎng)站建設(shè)，完善檔案網(wǎng)站的功能，及時維護，互動高效，提高主動服務意識，實現(xiàn)信息公開。

四、錄入檔案信息必須規(guī)范，努力開拓檔案工作新局面

電子檔案信息在錄入時，容易出現(xiàn)錯誤。因此，要加強對電子檔案信息內(nèi)容的審核以及錄入的檢查校對，最大限度地減少電子檔案信息的錯誤，力爭電子檔案信息錄入準確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作，檔案部門要建立統(tǒng)一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內(nèi)容標準。

數(shù)字化檔案館建設(shè)是檔案信息化管理建設(shè)的重要組成部分。數(shù)字檔案館是數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代檔案館的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館，是對傳統(tǒng)檔案館的升級。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是看是否建成數(shù)字檔案館。數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項復雜的系統(tǒng)工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容更加廣泛，更便于檔案信息統(tǒng)計、查詢、保存。數(shù)字化檔案館建設(shè)不是一個組織、一個部門的事情，是多個組織、多個部門協(xié)調(diào)建設(shè)的關(guān)系，需要根據(jù)實際情況，做好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接，要在同一個平臺下，通過同一個數(shù)據(jù)庫質(zhì)量管理系統(tǒng)，完善數(shù)字化檔案建設(shè)。傳統(tǒng)檔案館必須向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變，才能適應檔案環(huán)境的新變化，開拓檔案工作的新局面。

（作者單位為白山市中小企業(yè)服務中心）