郭春會(huì)+李敏+許麗娟

摘 要 檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的作用越來越重要。檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，跟上企業(yè)發(fā)展需要。本文簡(jiǎn)要說明了檔案管理工作必須堅(jiān)持的四種理念、三化建設(shè)、人員隊(duì)伍建設(shè)以及檔案工作人員的四種能力。

關(guān)鍵詞 檔案管理 理念 建設(shè) 能力

“十三五”開局之年，公司檔案工作有新的要求和規(guī)定，要求檔案管理工作上臺(tái)階、上水平，達(dá)到國(guó)家A級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，是公司檔案發(fā)展的新起點(diǎn)。公司已先后將檔案工作納入到企業(yè)“十三五”發(fā)展規(guī)劃，納入各經(jīng)營(yíng)單位第一責(zé)任人的績(jī)效考核當(dāng)中，列入公司年度工作計(jì)劃并進(jìn)行了布置?？梢姡瑱n案工作服務(wù)于公司經(jīng)營(yíng)管理的重要作用越來越明顯。如何適應(yīng)公司規(guī)模發(fā)展的需要，找準(zhǔn)檔案工作的著力點(diǎn)，需要不斷思考和探討。

一、檔案工作要堅(jiān)持四種理念

隨著公司經(jīng)營(yíng)規(guī)模的快速發(fā)展，加強(qiáng)企業(yè)基礎(chǔ)管理和制度化建設(shè)已成為“十三五”發(fā)展規(guī)劃的目標(biāo)和工作重點(diǎn)。檔案工作必須與時(shí)俱進(jìn)，堅(jiān)持科學(xué)的理念，努力把握工作的主動(dòng)權(quán)。

一是堅(jiān)持首要抓好抓緊公司檔案資源建設(shè)的理念。檔案資源建設(shè)是檔案工作基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，是一切檔案利用、服務(wù)、開發(fā)及數(shù)字化工作的前提，是企業(yè)信息資源的重要組成部分。當(dāng)前，檔案工作應(yīng)遵循公司各類檔案資料形成的基本規(guī)律，結(jié)合公司經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際需要積極向前推進(jìn)。一方面要按照“抓重點(diǎn)市場(chǎng)和重大項(xiàng)目、注重實(shí)效”原則，對(duì)近期或正在形成的檔案的進(jìn)行有效管理和利用；另一方可采取檔案征集、對(duì)歷史檔案資料進(jìn)行專項(xiàng)搶救等有效措施，開展檔案資源建設(shè)，豐富公司檔案室藏。只有通過將凡是涉及企業(yè)需要利用的檔案、凡是對(duì)公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展有利的資料，都納入檔案資源建設(shè)管理體系，才能真正做到“拿得出、用得上、不誤事”。

二是堅(jiān)持科技促進(jìn)的理念。當(dāng)今時(shí)代，信息先導(dǎo)，傳統(tǒng)工作經(jīng)過信息化的重塑已經(jīng)展示出更大的活力，檔案資源建設(shè)與管理在信息化浪潮中必將拓展出更達(dá)的應(yīng)用空間。要通過進(jìn)一步推動(dòng)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化及利用網(wǎng)絡(luò)化等科技手段，將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)化成電子信息，才能進(jìn)一步推動(dòng)公司檔案工作的開展。

三是強(qiáng)化服務(wù)公司經(jīng)營(yíng)管理的理念。要從踐行科學(xué)發(fā)展的高度出發(fā)，主動(dòng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，努力使檔案工作從“三線”走向“一線”，充分發(fā)揮檔案工作優(yōu)勢(shì)，為完成公司的中心任務(wù)提供檔案支撐，在服務(wù)企業(yè)大局中發(fā)揮獨(dú)特作用；不斷拓展檔案的服務(wù)功能，使檔案成為公司經(jīng)營(yíng)管理的得力助手；通過對(duì)檔案的整合、加工、編研，從大量的檔案信息匯總篩選出最有價(jià)值的資料，為企業(yè)需求提供更多的“增值服務(wù)”。

四是加強(qiáng)著眼于未來的理念。當(dāng)前檔案工作處于建立完善階段，許多發(fā)展過程中形成的問題沒有得到良好的解決，檔案工作由于受主觀及客觀條件制約而發(fā)展不夠完美，因此創(chuàng)新檔案工作要重視現(xiàn)實(shí)，面向未來，從實(shí)際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實(shí)存在的問題，在做好現(xiàn)實(shí)工作的基礎(chǔ)上力求完美發(fā)展和新的突破。

二、檔案工作要推進(jìn)“三化”建設(shè)

遵循檔案形成規(guī)律，發(fā)揮檔案的證據(jù)和憑證作用，積極開展檔案管理規(guī)范化、數(shù)字化、分類化工作，主動(dòng)服務(wù)公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展，提高服務(wù)效率和服務(wù)水平。

一是要加強(qiáng)規(guī)范化管理。隨著公司檔案資源建設(shè)步伐的加快，各單位檔案工作即將陸續(xù)開展，按照標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范整理公司各類檔案，是提高公司基礎(chǔ)管理的需要，是貫徹執(zhí)行國(guó)家、股份公司檔案規(guī)范性文件的需要，也是優(yōu)化檔案工作目標(biāo)考核，促進(jìn)檔案工作健康開展的需要。要在結(jié)合公司主營(yíng)業(yè)務(wù)和企業(yè)管理的前提下，盡快完善、健全檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度和管理辦法，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)收集、整理公司的各類檔案，才能切實(shí)提高公司的檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)公司檔案工作健康、持續(xù)開展。

二是推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。數(shù)字化檔案較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有自動(dòng)采集、存儲(chǔ)安全、管理科學(xué)、利用便捷等優(yōu)勢(shì)。要在公司機(jī)關(guān)室藏檔案已全部實(shí)現(xiàn)目錄檢索、部分文書檔案全數(shù)字化的前提下，根據(jù)公司信息化建設(shè)的總體安排，按照逐步推進(jìn)的原則，盡快在“十二五”期間達(dá)到文書檔案和聲像檔案的全數(shù)字化、部分重要基建檔案全文數(shù)字化。

三是提高檔案細(xì)致分類化工作。分類化檔案具有分類清晰、便于查閱、細(xì)化管理等特點(diǎn)。要在公司檔案室形成公司各個(gè)方面成果的系列檔案。例如，科技開發(fā)、安全質(zhì)量、物資設(shè)備、法律成果、人力資源、社會(huì)榮譽(yù)等。要每五年形成系列成果檔案，提高公司的基礎(chǔ)管理能力。

三、檔案管理人員隊(duì)伍要加強(qiáng)三個(gè)建設(shè)

一是完善職能，形成專兼結(jié)合的檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)。對(duì)機(jī)關(guān)和所屬各項(xiàng)目，應(yīng)按照“精干、高效、有利于工作開展”的原則，結(jié)合各項(xiàng)目的實(shí)際情況，健全或完善檔案工作機(jī)構(gòu)，明確相應(yīng)的專兼職檔案人員崗位職責(zé)，負(fù)責(zé)定期或即時(shí)向檔案機(jī)構(gòu)移交聲像材料。檔案機(jī)構(gòu)要定期到各有關(guān)業(yè)務(wù)部門和各項(xiàng)目進(jìn)行檢查指導(dǎo)，督促其把本部門、本單位形成的各類檔案材料移交到檔案機(jī)構(gòu)，保證檔案管理工作的順利開展。

二是保持專兼職檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定。專業(yè)檔案人員是開展檔案工作的根本，穩(wěn)定的專兼職檔案人員是推動(dòng)檔案工作的保證。所屬各項(xiàng)目應(yīng)結(jié)合本項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)管理需要，配齊配強(qiáng)專兼職檔案管理人員，保證檔案收集、整理、歸檔工作順利完成。

三是開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的工作技能。抓好專兼職檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，是提高管理水平的基本環(huán)節(jié)。要組織在崗的專兼職人員學(xué)習(xí)檔案的基本知識(shí)、基礎(chǔ)理論，組織學(xué)習(xí)檔案的管理知識(shí)等，有效提高檔案的歸檔質(zhì)量。

四、檔案人員要提高四種能力

檔案工作是為時(shí)代寫歷史、為企業(yè)文明傳薪火的崇高事業(yè)。專（兼）職檔案人員除應(yīng)具備基本的職業(yè)道德之外，應(yīng)努力成為檔案工作的行家里手。要圍繞“收齊、管好、用活”檔案資源，不斷提高專（兼）職檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)。

一是提高對(duì)檔案的鑒別能力。檔案的本質(zhì)表現(xiàn)為人類有意識(shí)控制的憑證信息。提高專兼職檔案人員對(duì)各類檔案的鑒別能力，是檔案專兼職檔案人員最基本、最重要的能力要求。一方面，何為檔案，必須經(jīng)過鑒定后才能接收、收齊。另一方面如何優(yōu)先提供利用，也需要鑒別，才能及時(shí)提供有效服務(wù)。只有具備較高的檔案鑒別能力，才能收好、用好、管好檔案。

二是提高管控能力。管好檔案，是各單位專兼職檔案人員的重要職責(zé)。對(duì)本單位、部門的各類檔案進(jìn)行有效管理，要求專兼職檔案人員必須養(yǎng)成細(xì)致的工作習(xí)慣，對(duì)于經(jīng)本人鑒別、收集、借閱的檔案，應(yīng)當(dāng)做到心中有數(shù)，增強(qiáng)安全管理檔案的警惕性，確保檔案的使用和保管安全。

三是提高檔案管理的科研能力。用好、用活檔案，是檔案工作的主要目的。要著力把蘊(yùn)藏在公司檔案資源中的管理、決策、技術(shù)和文化等潛在的價(jià)值開發(fā)、利用出來，才能切實(shí)增強(qiáng)服務(wù)企業(yè)的效能，才能實(shí)現(xiàn)檔案的增值作用。

四是提高溝通協(xié)調(diào)能力。檔案工作具有工作環(huán)境相對(duì)封閉性，工作位置后端性和檔案作用漸顯性的特點(diǎn)。專兼職檔案人員不但要耐得住寂寞，還應(yīng)主動(dòng)走出來，通過與系統(tǒng)內(nèi)檔案工作搞得好的單位交流，學(xué)習(xí)人家的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)；通過參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)與系統(tǒng)外專業(yè)人員的聯(lián)系，了解檔案工作的新方法、新趨勢(shì)；通過主動(dòng)征集本單位、部門的檔案資料，提高溝通協(xié)調(diào)能力，從而走出封閉的工作環(huán)境，使檔案工作變末端為前沿，更好地服務(wù)于公司的中心工作。

（作者單位為中鐵建大橋局集團(tuán)電氣化工程有限公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）.