范小磊

【摘要】檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠較好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見(jiàn)未來(lái)；借助檔案，促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。檔案工作的發(fā)展歷史表明，檔案工作因社會(huì)需要而產(chǎn)生，并隨社會(huì)的發(fā)展而深化的。檔案管理也是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分，如今社會(huì)已進(jìn)入了信息時(shí)代，隨著社會(huì)需要的日益深化和復(fù)雜化，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，一要領(lǐng)導(dǎo)重視、群眾參與；二要建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)和制度；三要配備綜合素質(zhì)高的檔案管理人才；四要加快開(kāi)發(fā)和利用現(xiàn)有信息化資源；五要加強(qiáng)檔案信息化的安全管理。

【關(guān)鍵詞】信息化技術(shù)；檔案管理

檔案管理工作對(duì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展具有十分重要的作用，特別是現(xiàn)代企業(yè)檔案是“記述和反映一個(gè)單位的基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)和自然科學(xué)研究等活動(dòng)，具有保存價(jià)值，并且按照一定的歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄集中保存起來(lái)的技術(shù)文件材料（包括圖紙、照片、報(bào)表、文字材料等），它不僅在生產(chǎn)、建設(shè)和科學(xué)研究工作中具有參考使用的價(jià)值，而且具有積累經(jīng)驗(yàn)、保存歷史面貌和參考憑證等作用”，是工礦企業(yè)生產(chǎn)、基建、科研活動(dòng)的真實(shí)的歷史記錄，是企業(yè)擴(kuò)建和改造的重要的依據(jù)，現(xiàn)代社會(huì)已進(jìn)入信息的高速公路時(shí)代，電腦、多媒體逐漸走進(jìn)各行各業(yè)，成為各項(xiàng)工作中不可缺少的好助手，檔案工作的信息化管理已是必然趨勢(shì)。

一、檔案管理信息化建設(shè)的意義

檔案工作是一項(xiàng)管理性工作，基本內(nèi)容包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、銷毀、提供利用，每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要檔案人員精心、繁雜、辛苦地工作、隨著企業(yè)發(fā)展壯大和建企時(shí)間增長(zhǎng)，許多單位檔案存在數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、檔案人員工作量大，針對(duì)這些問(wèn)題檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化可以給檔案管理、管理人員、職能部門及公司帶來(lái)顯而易現(xiàn)的效果和收益。

（一）對(duì)于管理人員的意義

1、檔案管理科學(xué)、方便、快捷

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案信息化管理更多的是體現(xiàn)在自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用：數(shù)據(jù)無(wú)論從文書(shū)管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。同時(shí)，各種報(bào)表還可以自動(dòng)打印。

2、檢索查詢更為方便

傳統(tǒng)的檢索方式為：檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)上面的記錄到庫(kù)房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案的檢索與查詢可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，無(wú)論在時(shí)間還是空間上都顯得更為方便簡(jiǎn)潔。由于網(wǎng)絡(luò)查詢可提供多種手段，管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。同時(shí)，公司內(nèi)部的工作人員可以根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息，極大地減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

3、檔案的查借閱工作更加可控

傳統(tǒng)的檔案查借閱多以手工為主，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且容易出錯(cuò)。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案的查借閱采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，同時(shí)可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過(guò)期不按時(shí)歸還的借閱者進(jìn)行有效的催還。

（二）對(duì)于職能部門的意義

1、提高整個(gè)部門的工作效率

實(shí)施檔案管理信息化，部門管理員工便可從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。

2、提高整個(gè)部門的技術(shù)水平

企業(yè)的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是發(fā)展的大方向，每個(gè)部門都在這方面投入很多的精力。只有實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化，才能和公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展相協(xié)調(diào)，適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。

3、有效進(jìn)行檔案的收集工作

檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動(dòng)，檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動(dòng)，如果沒(méi)有一個(gè)好的管理平臺(tái)（管理工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。

4、有效地為科研服務(wù)

檔案管理信息化，將使檔案能在網(wǎng)絡(luò)上共享，專業(yè)技術(shù)人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率。同時(shí)，檔案資料的電子化更便于技術(shù)人員的二次利用和開(kāi)發(fā)，提高了企業(yè)整體研究工作的效率和競(jìng)爭(zhēng)力。

5、有效地為決策服務(wù)

科技檔案是企業(yè)最寶貴的無(wú)形資產(chǎn)，是企業(yè)投入大量資金、經(jīng)過(guò)技術(shù)人員辛勤勞動(dòng)，由檔案管理人員分類、編目，最終成為企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。而文書(shū)檔案通常是由領(lǐng)導(dǎo)親自起草，親自下發(fā)的，是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體體現(xiàn)。所以檔案的信息化可以更好地對(duì)檔案進(jìn)行利用，為決策提供依據(jù)。

6、部門職能變保管為服務(wù)

檔案管理信息化以后，公司的無(wú)形資產(chǎn)（企業(yè)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案等）可以在網(wǎng)絡(luò)上方便瀏覽（有相關(guān)的權(quán)限控制），為公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內(nèi)部信息的信息中心。

（三）對(duì)于企業(yè)的意義

1、更好地收集和管理檔案

檔案是一個(gè)立檔單位為適應(yīng)職能活動(dòng)需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價(jià)值的文件與材料。檔案是一種歷史活動(dòng)的原始記錄。大型企、事業(yè)單位每年都要產(chǎn)生很多檔案資料，內(nèi)容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息，這些信息忠實(shí)記錄了立檔單位的發(fā)展歷史，并對(duì)立檔單位的發(fā)展提供有利的借鑒。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理后，必將能夠更好地收集和管理這種信息資源。

2、方便二次利用、提高利用率

一般單位形成檔案總是要隔一年才整理完畢，但事實(shí)上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，這在一定程度上影響了檔案的利用效率；同時(shí)既已形成的檔案利用起來(lái)也是相當(dāng)麻煩，首先要登記，然后要在浩如煙海的檔案紙堆中查找，這個(gè)過(guò)程中不可避免的要造成損壞，而且同一份檔案在同一時(shí)期只能由一個(gè)人借閱，別人只能在他借閱完畢后才能再續(xù)借。而檔案的信息化建設(shè)成功之后，檔案信息可以在內(nèi)部網(wǎng)上共享，有控制地進(jìn)行利用。

3、可以解決檔案損壞、丟失的問(wèn)題

完全依靠手工方式來(lái)收集檔案、借閱實(shí)體檔案不可避免的會(huì)造成許多重要檔案的丟失和損壞。計(jì)算機(jī)的管理可以避免重要檔案在這個(gè)過(guò)程中的損壞及丟失。

4、形成完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)

紙質(zhì)的實(shí)體不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，對(duì)于檔案管理、統(tǒng)計(jì)、對(duì)外交流會(huì)產(chǎn)生很大的不便，大大降低了工作效率。檔案信息化的建立可以使立檔單位形成一個(gè)完整的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)。

5、提高員工的工作效率

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案的查閱、借閱、瀏覽可以在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上完成，減少不必要的事務(wù)工作，提高員工的工作效率。

二、檔案管理信息化建設(shè)中存在的突出問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案信息化意識(shí)不強(qiáng)

長(zhǎng)期以來(lái)，人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)處于可有可無(wú)，對(duì)檔案產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，檔案信息化就更受不到人們的重視。很多企業(yè)沒(méi)有把它作為一項(xiàng)重要的工作來(lái)抓，重“藏”輕“用”，人們對(duì)檔案利用產(chǎn)生的效益缺乏經(jīng)驗(yàn)和意識(shí)，利用的也只有一些專業(yè)技術(shù)人員，他們也只是在查閱一些圖紙，而大多數(shù)職工對(duì)檔案資料利用效益知之甚少，更談不上檔案管理信息化建設(shè)。

由于重視程度不夠，檔案的基礎(chǔ)設(shè)施的硬件配備不到位，信息化基礎(chǔ)檔案的保護(hù)和信息資源開(kāi)發(fā)不足，檔案利用率不高，因此檔案也就發(fā)揮不出它應(yīng)用的效能。

（二）沒(méi)有統(tǒng)一信息化管理平臺(tái)和管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著企業(yè)檔案數(shù)量逐年的增加，庫(kù)房負(fù)荷日益加重、檔案人員工作量不斷加大、檔案自然老化和人為損害已經(jīng)成為檔案部門面臨著種種難題，沒(méi)有建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和信息化管理平臺(tái)就不能更好地解決這些難題。

（三）檔案信息化存在不容忽視的安全問(wèn)題

一方面，在檔案管理信息化過(guò)程中，往往重視信息化中檔案信息的流轉(zhuǎn)和溝通，只留心檔案信息對(duì)工作的參考和借鑒作用而忽視檔案的根本作用——憑證作用。檔案實(shí)體是檔案發(fā)揮憑證作用的基礎(chǔ)。這種情況下，檔案實(shí)體就會(huì)被忽視，其安全性就不能保證。

另一方面，在檔案信息化中，管理者往往只重視檔案信息的使用，而忽視了檔案信息在使用過(guò)程中存在著安全問(wèn)題。企業(yè)檔案信息化過(guò)程中的檔案信息安全包括檔案信息存儲(chǔ)實(shí)體的安全和檔案信息流轉(zhuǎn)中的安全，這要求管理者重視檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備的穩(wěn)定性和安全性，確保萬(wàn)無(wú)一失。

電子檔案對(duì)設(shè)備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等特性決定了電子檔案長(zhǎng)期保存的困難。在整理和開(kāi)發(fā)利用中的嚴(yán)重不安全性必須要求采取切實(shí)有效的措施來(lái)保證其安全。

三、加強(qiáng)檔案管理信息建設(shè)的對(duì)策建議

（一）更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒(méi)有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒(méi)有檔案管理現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過(guò)程中，檔案工作人員要牢固樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立和時(shí)代合拍的檔案意識(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的對(duì)檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。

（二）建立規(guī)范的管理機(jī)制

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。

創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。

（三）建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍

檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。

提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。

提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

（四）積極充分利用好現(xiàn)有信息化資源是重要的過(guò)渡

要利用現(xiàn)有信息化資源，克服“等”的思想。不能因?yàn)闄n案管理高科技的信息化設(shè)備不到位便將現(xiàn)在的所有檔案材料藏于“死庫(kù)”，利用現(xiàn)有計(jì)算機(jī)設(shè)備已可以把現(xiàn)有的檔案資料從“零”開(kāi)始，把檔案資源逐步推廣信息化，如通過(guò)普通的OFFICE軟件也可以實(shí)現(xiàn)按類儲(chǔ)存、實(shí)現(xiàn)方便的查詢、提高案卷的質(zhì)量、建立檔案目錄數(shù)據(jù)文件管理等工作。

1、借助現(xiàn)有計(jì)算機(jī)，可以提高案卷的質(zhì)量

檔案的質(zhì)量至關(guān)重要。檔案要體現(xiàn)出它最大價(jià)值，發(fā)揮出它最大的、所擁有的作用，質(zhì)量是關(guān)鍵。利用office軟件功能就可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案進(jìn)行收集、修飾、整理以此提高檔案的質(zhì)量。

手寫(xiě)體文件內(nèi)容的字體、筆的色跡不統(tǒng)一；格式也會(huì)有差別，而且當(dāng)手寫(xiě)錯(cuò)誤時(shí)，就會(huì)重新再謄寫(xiě)一遍，在手寫(xiě)完文件后還要手工編寫(xiě)頁(yè)碼，工作非常繁瑣，紙張雖能保證統(tǒng)一，但不能保證所有字體、色跡統(tǒng)一、規(guī)整。利用多媒體技術(shù)可實(shí)現(xiàn)歸檔資料格式統(tǒng)一、紙張統(tǒng)一、字體統(tǒng)一；而且統(tǒng)一打印的檔案資料字跡清晰、規(guī)整，便于借閱，給人有賞心悅目之感，而且還可做到電腦備份，以免丟失或破壞后無(wú)法復(fù)原等功效。根據(jù)卷皮題目?jī)?nèi)容、起止年月、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)及案卷號(hào)等所在卷皮的位置，進(jìn)行細(xì)致的調(diào)整，使打印的內(nèi)容正好是所在卷皮的位置，這樣卷皮上沒(méi)有手寫(xiě)字，為整個(gè)案卷又增添了色彩，當(dāng)然把制作好的卷皮保存到電腦文件夾內(nèi)，為今后的工作打下了基礎(chǔ)，減輕了手寫(xiě)的重復(fù)勞動(dòng)，實(shí)現(xiàn)一格多用，只要把內(nèi)容更改可以了，這樣保證了所有卷皮的格式統(tǒng)一。

2、利用專業(yè)軟件功能，實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案無(wú)紙化

現(xiàn)代許多繪圖功能的軟件，其功能全面，使用靈活，可以幫助工程技術(shù)人員經(jīng)濟(jì)高效地利用數(shù)字化樣機(jī)工作流，在更短時(shí)間內(nèi)設(shè)計(jì)并構(gòu)建更出色的技術(shù)資料。現(xiàn)以AutoCAD繪圖軟件和人力制圖在零件圖的制作中為例比較說(shuō)明這兩種方法的差異。在零件圖中，許多標(biāo)注的尺寸人工很難直接測(cè)量，有時(shí)甚至無(wú)法測(cè)量.這時(shí)通常要利用現(xiàn)有設(shè)計(jì)尺寸得到可測(cè)量處的尺寸，以此來(lái)檢驗(yàn)工件加工是否合格，但往往是換算過(guò)程非常繁瑣.但利用AutoCAD繪圖軟件的自動(dòng)標(biāo)注尺寸功能能方便快捷地完成這項(xiàng)工作.利用CAD軟件在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行零件設(shè)計(jì)，產(chǎn)品的裝配；產(chǎn)品的制作過(guò)程幾乎與真實(shí)的產(chǎn)品制造沒(méi)有差別，計(jì)算機(jī)屏幕上的產(chǎn)品就是未來(lái)制造出的產(chǎn)品。并能在設(shè)計(jì)過(guò)程中， 利用CAD技術(shù)完成工程師手工難以完成和低效率的工作，設(shè)計(jì)師的工程圖設(shè)計(jì)工作量大部分由CAD軟件自動(dòng)完成，在工人讀圖時(shí)由于完整的三維圖變得非常的容易。而且更重要的是，當(dāng)修改零件設(shè)計(jì)時(shí)，借助三維軟件技術(shù)，二維工程圖會(huì)自動(dòng)更新；做到了優(yōu)化設(shè)計(jì)、可行性設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新設(shè)計(jì)。避免人工的制圖的繁瑣、不精確、不易修改、不易保存等缺陷，再借助網(wǎng)絡(luò)的功能就可實(shí)現(xiàn)技術(shù)資料的共享、傳輸，使一圖多用，實(shí)現(xiàn)技術(shù)無(wú)紙化網(wǎng)上辦公。

3、利用計(jì)算機(jī)檢索的功能使提供利用更加高效快捷

檔案人員只需把收集整理好的歸檔檔案和資料進(jìn)行分類，如文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案，通過(guò)繪制表格把檔案號(hào)、年度、內(nèi)容、保管期限、備考等信息輸入到EXECLE電子表格內(nèi)就可按（如案卷目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄等等）各類目錄實(shí)現(xiàn)檢索，檢索速度是人工無(wú)法比擬的，這樣一來(lái)就在很大程度上減少了檔案管理人員的繁瑣查閱目錄的工作量，大大提高了提供利用的效率。

（五）加強(qiáng)檔案信息化的安全管理

電子檔案的網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)記錄的完整性與信息的安全性。

1、建立規(guī)范的管理機(jī)制。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。

2、創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

總之，在高科技、信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，對(duì)檔案管理的要求也就會(huì)更高，對(duì)檔案管理人員的要求也會(huì)越來(lái)越高。為管理好檔案，就要使管理者與現(xiàn)代技術(shù)二者更好結(jié)合，不斷提高操作、探索、掌握信息技術(shù)的能力。運(yùn)用嫻熟信息技術(shù)管理檔案，不斷提高檔案管理的質(zhì)量和效率，使它真正成為檔案管理的有效工具，實(shí)現(xiàn)它的最大效能。

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[3]《精通Excel 2007中文》汪青青，傅鑫，陳宗斌.清華大學(xué)出版社 2008年3月出版

[4]《AutoCAD 2009自學(xué)手冊(cè)》劉清云，黃嫣.人民郵電編著2009年5月出版

[5]《檔案工作實(shí)用技術(shù)與方法》.石滸瀧，王月娥.兵器工業(yè)出版 2001年版