袁元

【摘要】 在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于生活與工作中的各個(gè)層面，尤其OA辦公系統(tǒng)以其方便、快捷的操作方式已經(jīng)普遍應(yīng)用于文件的傳輸和管理之中。本篇論文先對OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行簡單的介紹，再針對目前OA辦公系統(tǒng)文件傳輸存在的安全問題進(jìn)行分析，最后提出幾點(diǎn)相應(yīng)的管理措施，希望為加強(qiáng)OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)墓芾砟軌蛱峁﹨⒖夹缘慕ㄗh。

【關(guān)鍵詞】 OA辦公系統(tǒng) 文件傳輸 安全問題 管理措施

引言：當(dāng)前已經(jīng)處于信息化管理的時(shí)代，信息的傳輸、儲(chǔ)存與管理決定著當(dāng)今的辦公效率與能力，也是決定著企業(yè)或單位能否在市場占有一席之地的關(guān)鍵因素。OA辦公系統(tǒng)又稱作辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，幾乎所有企事業(yè)單位都已經(jīng)運(yùn)用了這種系統(tǒng)，它以操作便捷、傳輸迅速的高效率性能決定著企事業(yè)單位的管理模式與管理能力。OA辦公系統(tǒng)作為一種先進(jìn)的辦公應(yīng)用技術(shù)，雖然有一定的優(yōu)越性能，但是在很多企事業(yè)單位在應(yīng)用管理上還存在著很多不足之外，尤其是信息安全管理方面，沒有與信息化進(jìn)程進(jìn)行同步管理，由于管理機(jī)制不完善，使一些技術(shù)方面的管理相對比較落后，文件傳輸方面沒有做好防范措施，存在很多傳輸隱患，當(dāng)務(wù)之急是需要對OA辦公系統(tǒng)文件傳輸加強(qiáng)安全管理。

一、OA辦公系統(tǒng)的概述

OA辦公系統(tǒng)屬于一種網(wǎng)絡(luò)辦公應(yīng)用系統(tǒng)，可以通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)文件的傳輸、儲(chǔ)存與管理，大大提高了日常的工作效率，所需要保存的資料可以通過掃描儀把資料轉(zhuǎn)為電子信息數(shù)據(jù)，之后存放在相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，可以隨時(shí)瀏覽自己需要了解的資料信息，還可以下載保存。企事業(yè)單位的各部門之間的信息操作與溝通都可以通過單位內(nèi)部的局域網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)，同時(shí)各部門之間可以進(jìn)行文件傳輸、資料復(fù)印或者召開網(wǎng)絡(luò)會(huì)議。如果出差在外，可以使用便攜式筆記本電腦繼續(xù)辦公，比如起草公司的會(huì)議內(nèi)容，之后進(jìn)行排版、儲(chǔ)存和傳輸，充分體現(xiàn)出OA辦公系統(tǒng)既安全又方便快捷的使用性能。

由于OA辦公系統(tǒng)基本應(yīng)用于Windows系統(tǒng)之下，其涉及到的辦公軟件和硬件的應(yīng)用需要在Windows系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)，雖然給應(yīng)用單位帶來方便快捷的操作，但是在文字的編輯與排版，還有在圖片和聲音的處理上，應(yīng)用軟件是以各種格式來實(shí)現(xiàn)的，這就存在著是否兼容的問題。在進(jìn)行文件轉(zhuǎn)換時(shí)不能完全保證文件的安全性與準(zhǔn)確性，經(jīng)常會(huì)遇到格式不兼容、很多文件無法顯示或者文件的格式不準(zhǔn)確的情況。除此之外，我國的電子計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與西方發(fā)達(dá)國家還存在著一定的差距，在OA辦公系統(tǒng)的信息管理上還不夠完善，對病毒和黑客等的影響文件傳輸?shù)陌踩珕栴}采取的防范措施還不到位，并且這些問題隨著網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)達(dá)，情況也愈發(fā)明顯，發(fā)生的概率也在增加，不能做到及時(shí)有效的根除，還需要不斷加強(qiáng)OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)陌踩芾韀1]。

二、OA辦公系統(tǒng)文件傳輸存在的安全問題

2.1病毒感染數(shù)據(jù)丟失

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用越來越普及與廣泛，但是計(jì)算機(jī)的病毒爆發(fā)的頻率也越來越高，網(wǎng)絡(luò)信息的安全性受到嚴(yán)重的影響。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的病毒種類已經(jīng)達(dá)到三萬種之多，并且每個(gè)月的病毒種類在不斷的進(jìn)行更新，對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有較強(qiáng)的破壞性，如果計(jì)算機(jī)的硬盤遭受到病毒的感染，就會(huì)使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)無法正常運(yùn)行，甚至癱瘓，這時(shí)候計(jì)算機(jī)里面儲(chǔ)存的各種信息數(shù)據(jù)就會(huì)丟失或者被竊取，導(dǎo)致不同程度的損失發(fā)生，影響了單位的經(jīng)濟(jì)利益。目前的計(jì)算機(jī)病毒的再生能力比較強(qiáng)，單位中如果有一臺(tái)計(jì)算機(jī)感染上病毒，則會(huì)通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)迅速漫延傳播，使更多的計(jì)算機(jī)感染上病毒，病毒在感染其他計(jì)算機(jī)的同時(shí)會(huì)入侵到應(yīng)用程序之內(nèi)，這時(shí)候所造成的損失是無法估量的，并且由于互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)所感染的計(jì)算機(jī)病毒，需要大量的時(shí)間才能修復(fù)，損失之嚴(yán)重性不言而喻。

2.2黑客入侵截取數(shù)據(jù)

現(xiàn)在以太網(wǎng)的應(yīng)用很普及，它是為了實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)通信而設(shè)計(jì)的一種技術(shù)，由于它的簡單易用，在現(xiàn)行的OA辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)大有以太網(wǎng)化的趨勢。在同一個(gè)以太網(wǎng)之內(nèi)任意兩個(gè)節(jié)點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息傳輸都可以被其他節(jié)點(diǎn)的網(wǎng)卡所接收或截取?，F(xiàn)在很多單位的信息網(wǎng)絡(luò)都有外網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)的出入口，如果外網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)的黑客入侵到以太網(wǎng)之內(nèi)的任意一個(gè)節(jié)點(diǎn)，就可以截取這個(gè)以太網(wǎng)之內(nèi)的所有數(shù)據(jù)信息，對數(shù)據(jù)進(jìn)行甄選后獲取有價(jià)值的信息。黑客入侵截取數(shù)據(jù)信息，造成單位內(nèi)部的信息泄露[2]。

2.3其他因素破壞數(shù)據(jù)

在OA辦公系統(tǒng)中會(huì)遇到各種因素破壞數(shù)據(jù)。破壞數(shù)據(jù)主要表現(xiàn)在刪除或覆蓋原有的數(shù)據(jù)信息、破壞服務(wù)器硬盤中的引導(dǎo)區(qū)的數(shù)據(jù)信息、破壞相關(guān)的應(yīng)用程序數(shù)據(jù)信息等等。除此之外還有病毒造成的數(shù)據(jù)破壞，計(jì)算機(jī)感染病毒后，病毒會(huì)感染儲(chǔ)存文件的數(shù)據(jù)區(qū)域，造成文件丟失、刪除、覆蓋或程序代碼丟失等，使儲(chǔ)存文件的數(shù)據(jù)區(qū)域受到破壞，導(dǎo)致文件不可用。另外，還存在由于一些生活、工作中的意外情況而造成的數(shù)據(jù)破壞，比如失誤操作、突然斷電、計(jì)算機(jī)受到撞擊或者自然災(zāi)害等都會(huì)造成數(shù)據(jù)破壞。出現(xiàn)數(shù)據(jù)破壞時(shí)需要浪費(fèi)大量的人力、物力與財(cái)力來進(jìn)行修復(fù)，給單位或企業(yè)造成不同程度的經(jīng)濟(jì)損失。

三、OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)墓芾泶胧?/p>

3.1加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)道德教育

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)與技術(shù)的人才也越來越多，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)道德教育是增強(qiáng)OA辦公系統(tǒng)的安全性的主要管理措施之一，尤其是一些技術(shù)水平較高的青少年，要讓他們把所掌握的計(jì)算機(jī)應(yīng)用到正常的工作與生活之中，解決工作與生活中的難題，而不要成為黑客而竊取單位或企業(yè)的商業(yè)信息，最后做出違法的事情走上犯罪的道路。在網(wǎng)絡(luò)世界也存在著正義與理智的道德觀念，單位與企業(yè)也要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)道德的宣傳與教育，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息安全，使每個(gè)員工都要清楚的知道，如果不注意網(wǎng)絡(luò)信息管理，很容易發(fā)生機(jī)密泄露的情況。在經(jīng)濟(jì)、科技與軍事飛速發(fā)展的同時(shí)，機(jī)密信息越來越引起國外情報(bào)機(jī)構(gòu)的關(guān)注，為了保護(hù)國家與企業(yè)的利益，保持職業(yè)操守，加強(qiáng)信息管理，是每個(gè)計(jì)算機(jī)人員的責(zé)任與義務(wù)。

3.2加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理與防范

隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，防范網(wǎng)絡(luò)病毒、保護(hù)OA辦公系統(tǒng)安全也面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)管理才能有效的預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒。提高網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的管理效率，加大對網(wǎng)絡(luò)信息的監(jiān)管力度，才能實(shí)現(xiàn)預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒的目的。在網(wǎng)絡(luò)信息管理上只有結(jié)合監(jiān)管與預(yù)防、雙管齊下才能保障OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)陌踩?。加?qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理需要建立完善的操作機(jī)制，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范是保障應(yīng)用程序能夠安全、正常使用。網(wǎng)絡(luò)病毒最主要的特征就是傳播速度比較快，傳播范圍也比較廣，只是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的管理與防范是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，消除網(wǎng)絡(luò)病毒效果不是很明顯，必須同時(shí)也要加強(qiáng)整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的管理與防范。為了保證OA辦公系統(tǒng)的安全性，消除網(wǎng)絡(luò)病毒，可以在OA辦公系統(tǒng)中安裝網(wǎng)絡(luò)查殺病毒軟件，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝反病毒軟件。安裝查殺病毒軟件可以在日常的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)中對所有進(jìn)出的文件進(jìn)行掃描，以保障文件的安全性、可靠性。局域網(wǎng)之間、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間、互聯(lián)網(wǎng)之間的數(shù)據(jù)傳輸都要經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)病毒查殺軟件的檢測與過濾，有效的達(dá)到查殺病毒的目的[3]。

3.3控制訪問設(shè)置

控制訪問設(shè)置主要是針對人網(wǎng)訪問和操作權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)的控制，是能夠保證網(wǎng)絡(luò)安全的重要措施之一。在網(wǎng)絡(luò)信息管理上，管理人員要對用戶的使用時(shí)間和方式采取一定的手段進(jìn)行控制，網(wǎng)絡(luò)管理人員對各個(gè)用戶的賬戶設(shè)立用戶口令，在用戶登陸賬戶時(shí)需要提交口令才能進(jìn)行登陸訪問。如果用戶在登錄時(shí)出現(xiàn)多次口令錯(cuò)誤，系統(tǒng)則顯示預(yù)警提示，同時(shí)系統(tǒng)可以按非法用戶顯示口令驗(yàn)證次數(shù)。在用戶通過驗(yàn)證登陸賬戶后，網(wǎng)絡(luò)管理人員在系統(tǒng)設(shè)置檢測功能，對用戶賬戶的使用權(quán)限進(jìn)行檢測，根據(jù)用戶的操作級別給予相應(yīng)的操作權(quán)限，網(wǎng)絡(luò)管理人員還可以對用戶和用戶組所能夠訪問的資源進(jìn)行設(shè)置，在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上的具體操作類型都進(jìn)行相應(yīng)的控制，以保障網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)陌踩浴?/p>

3.4提高數(shù)據(jù)恢復(fù)效率

OA辦公系統(tǒng)在遭受病毒感染或者黑客入侵，系統(tǒng)內(nèi)部文件受到破壞后，為了減少損失需要盡快進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，使用數(shù)據(jù)備方案份可以大大提高數(shù)據(jù)恢復(fù)的效率。進(jìn)行數(shù)據(jù)備份可以在數(shù)據(jù)受到破壞后，快速地全面恢復(fù)計(jì)算機(jī)原始的數(shù)據(jù)信息以及資料?，F(xiàn)在可以選擇的OA辦公系統(tǒng)備份方案有很多種，比如對系統(tǒng)應(yīng)用設(shè)備的備份、場點(diǎn)外數(shù)據(jù)的備份、場點(diǎn)內(nèi)大容量高速度自動(dòng)的數(shù)據(jù)備份，在備份后都可以進(jìn)行相應(yīng)的存儲(chǔ)與恢復(fù)。使用數(shù)據(jù)備份方案可以在出現(xiàn)技術(shù)故障或者人為失誤操作時(shí)快速恢復(fù)原有數(shù)據(jù)，并在受到病毒感染或黑客攻擊時(shí)能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)的信息進(jìn)行有效的保護(hù)[4]。

3.5加強(qiáng)郵件傳輸管理

在OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用中，很多文件與信息都是通過郵件來進(jìn)行傳輸?shù)摹，F(xiàn)在隨著網(wǎng)絡(luò)信息傳遞便利的同時(shí)，垃圾郵件也越來越多，甚至有很多郵件是病毒郵件，嚴(yán)重影響了網(wǎng)絡(luò)安全，所以需要加強(qiáng)郵件的傳輸管理，才能有效的提高OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)陌踩?。首先要對用戶普及網(wǎng)絡(luò)安全常識(shí)，提高用戶使用郵件傳輸?shù)陌踩庾R(shí)，加強(qiáng)郵件的防御，對于來源不明的郵件或者郵件中的附件不要輕易打開，對于陌生人的郵件賬號可以進(jìn)行屏蔽、過濾處理。另外，還要對郵件的收發(fā)進(jìn)行加密處理，現(xiàn)在很多單位與企業(yè)的商業(yè)信息和活動(dòng)都是通過郵件傳輸來完成的，甚至一些機(jī)密文件也都是通過郵件傳輸，為了保證郵件的信息不被他人竊取或泄露，所以，加強(qiáng)郵件傳輸?shù)闹匾芾泶胧┚褪且o郵件進(jìn)行加密，可以提高郵件傳輸?shù)陌踩?，是一種非常有效的安全防范措施，可以根據(jù)郵件的重要性采取不同的加密算法。針對病毒郵件可以采取反病毒保護(hù)。

結(jié)語：OA辦公系統(tǒng)為單位與企業(yè)提供先進(jìn)的工作管理模式，同時(shí)，為了保障文件傳輸?shù)陌踩裕粩嗉訌?qiáng)與完善信息安全管理，提高管理人員的技術(shù)水平，使OA系統(tǒng)更高效的發(fā)揮其應(yīng)用性能。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]于海濤.試論網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)的建設(shè)與實(shí)現(xiàn)[J].華章.2011年13期

[2] 馬國彬，蔣朝惠.基于PMI的OA安全模型設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].計(jì)算機(jī)工程與設(shè)計(jì).2010年06期

[3] 王淑萍，付金榮.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全面臨的問題和對策[J].信息安全與技術(shù).2011年11期

[4] 李萌.數(shù)字化背景下的網(wǎng)絡(luò)信息安全管理問題研究[J].信息安全與技術(shù).2012年04期