陳霆

（南寧鐵路局人事處，工程師，廣西　南寧　530029）

人事檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

陳霆

（南寧鐵路局人事處，工程師，廣西南寧530029）

針對(duì)南寧鐵路局檔案信息管理存在效率不高、實(shí)時(shí)交換難等不足，提出并論述了運(yùn)用信息化手段開發(fā)適合局情的檔案信息管理系統(tǒng)的必要性；在此基礎(chǔ)上，詳細(xì)論述了該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)、功能和實(shí)際應(yīng)用的安全可靠性，為提升人事檔案管理效益、更好地服務(wù)于企業(yè)干部人事管理工作提供了新的思路和載體。

人事檔案；信息管理系統(tǒng)

10.13572/j.cnki.tdyy.2016.04.015

干部人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是干部人事工作不可或缺的組成部分。做好這項(xiàng)工作有助于提升干部人事工作的效率和質(zhì)量。目前，南寧鐵路局干部人事檔案信息化管理相對(duì)滯后，各基層單位雖然也自行建立了相關(guān)的電子數(shù)據(jù)，但因檔案管理人員信息化水平不均衡、使用軟件不一致、信息內(nèi)容不統(tǒng)一、網(wǎng)絡(luò)化程度不夠高等原因，致使鐵路局對(duì)全局檔案情況不便隨時(shí)了解、數(shù)據(jù)無法進(jìn)行實(shí)時(shí)交換，增大了檔案人員信息維護(hù)的工作量。

為了更高效的共享信息，便于鐵路局掌握全局檔案情況，進(jìn)一步減輕檔案工作人員的負(fù)擔(dān)，使檔案管理流程更加規(guī)范化、程序化，有必要研發(fā)出一個(gè)集檔案日常管理、檔案名冊(cè)管理、檔案整理過程管理等功能為一體的統(tǒng)一管理平臺(tái)，使我局的干部人事檔案管理工作真正走上信息化、網(wǎng)絡(luò)化道路。

1　系統(tǒng)架構(gòu)

凡是有任免權(quán)限的單位都會(huì)涉及到檔案工作，所以系統(tǒng)需要面向辦公地點(diǎn)分散的使用人員，考慮到客戶端經(jīng)常需要打印檔案目錄及大量的檔案日常管理操作，而檔案目錄表的記錄數(shù)已達(dá)數(shù)百萬級(jí)別，為減輕服務(wù)器的負(fù)擔(dān)，本系統(tǒng)在架構(gòu)上采用“客戶端/服務(wù)器”（C/S）模式。該模式將大量的計(jì)算工作放在客戶機(jī)上，服務(wù)器只提供數(shù)據(jù)交換服務(wù)，從而極大降低了服務(wù)器資源占用。為了解決C/S模式下，系統(tǒng)升級(jí)困難的問題，在編寫本系統(tǒng)時(shí)，加入了在線升級(jí)的代碼，只要在服務(wù)器上布署好升級(jí)文件，客戶端就會(huì)自動(dòng)更新程序，從而省去客戶端程序升級(jí)的大量時(shí)間。

本系統(tǒng)使用Visual Studio.Net集成開發(fā)平臺(tái)，以現(xiàn)有的鐵路局辦公網(wǎng)絡(luò)為載體，以C/S方式架構(gòu)，使用Sql Server作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，采用分布式結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。在鐵路局中心機(jī)房設(shè)置1臺(tái)PC服務(wù)器，以提供數(shù)據(jù)服務(wù)。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)見圖1。

圖1　人事檔案信息管理系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)示意圖

2　設(shè)計(jì)要點(diǎn)

本系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化為最終目標(biāo)。因此，在設(shè)計(jì)過程中是通過解決數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)、跨服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)交換、條形碼管理快捷檢索、輔助檔案庫(kù)房清點(diǎn)及數(shù)據(jù)安全性設(shè)計(jì)等功能來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。

2.1數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)建立了檔案信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)，用于統(tǒng)一存儲(chǔ)全局的檔案信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)集中管理、快速檢索。系統(tǒng)按照關(guān)系模型來搭建數(shù)據(jù)庫(kù)，針對(duì)每個(gè)不同的功能模塊建立不同的數(shù)據(jù)表空間，同時(shí)建立了“四角號(hào)碼表”、“單位名稱表”、“部門表”、“職務(wù)表”、“級(jí)別表”等25個(gè)代碼字典表，為整個(gè)系統(tǒng)提供完善的代碼對(duì)照庫(kù)。如檔案主表信息視圖（見圖2），關(guān)聯(lián)了11個(gè)代碼字典表。

圖2　檔案主表信息視圖

如檔案整理信息視圖（見圖3），關(guān)聯(lián)了13個(gè)數(shù)據(jù)表或代碼字典表。

圖3　檔案整理信息視圖

本系統(tǒng)通過上述機(jī)制實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一存儲(chǔ)，進(jìn)而可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范操作流程、實(shí)時(shí)掌握全局檔案信息。根據(jù)業(yè)務(wù)分工的不同，系統(tǒng)劃分了鐵路局檔案管理員、基層單位檔案管理員、檔案整理員三部分。鐵路局檔案管理員負(fù)責(zé)賬戶的建立、全局檔案情況統(tǒng)計(jì)及本級(jí)檔案信息管理等；基層單位檔案管理員可以在自己?jiǎn)挝幌陆①~戶、檔案的統(tǒng)計(jì)及檔案信息管理；檔案整理員賬戶由上兩級(jí)賬戶開設(shè)，主要是協(xié)助檔案管理員進(jìn)行檔案整理工作，并將整理過程記錄在計(jì)算機(jī)中。

為了減輕檔案管理人員數(shù)據(jù)錄入的負(fù)擔(dān)，本系統(tǒng)以《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，制作同步程序，每天對(duì)檔案目錄、職務(wù)變動(dòng)信息、工資變動(dòng)信息、單位信息字典、部門信息字典等數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行同步。但因?yàn)闄n案轉(zhuǎn)遞一般都在人事任免之后，如果對(duì)人員的當(dāng)前部門、職務(wù)、級(jí)別、職稱、政治面貌等基本信息更新也用自動(dòng)的話，可能會(huì)誤導(dǎo)檔案員認(rèn)為已經(jīng)做過檔案轉(zhuǎn)遞了，所以這些基本信息的更新，本系統(tǒng)使用人為參與的半自動(dòng)更新，在經(jīng)過相關(guān)檔案轉(zhuǎn)遞后，點(diǎn)擊“更新”按鈕才會(huì)更新數(shù)據(jù)。

2.2跨服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)交換本系統(tǒng)要讀取使用《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》的數(shù)據(jù)，而該系統(tǒng)平臺(tái)搭建在另一臺(tái)服務(wù)器上，并且使用Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，所以要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，就要解決好跨服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的問題。經(jīng)過研究，采用直接在Sql Server中做鏈接服務(wù)器的方式來進(jìn)行數(shù)據(jù)連接。這樣可以不用改變?cè)械摹惰F路組織人事信息管理系統(tǒng)》服務(wù)器任何設(shè)置，直接在《寧局檔案信息管理系統(tǒng)》服務(wù)器的SQL SERVER上建立與ORACLE數(shù)據(jù)庫(kù)的鏈接服務(wù)，并編寫相應(yīng)的存儲(chǔ)腳本，程序通過調(diào)用腳本實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換及自動(dòng)同步功能。

2.3條形碼管理快捷檢索為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的準(zhǔn)確便捷和高效，在本系統(tǒng)中引入了條形碼管理的概念，每一本檔案的邊條打印都直接帶有條形碼，條形碼與數(shù)據(jù)表中的人員編碼一一相對(duì)應(yīng)。在使用時(shí)，通過條碼槍將檔案上的條碼掃出到電腦，系統(tǒng)既定的程序會(huì)根據(jù)掃出的一維碼快速檢索到數(shù)據(jù)表中的記錄，并根據(jù)所在功能模塊的不同，自動(dòng)完成信息的顯示或是信息的錄入，從而極大地提高了檔案管理工作效率。

2.4數(shù)據(jù)安全性設(shè)計(jì)達(dá)到數(shù)據(jù)自動(dòng)備份要求，在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)SQL SERVER代理中建立系統(tǒng)作業(yè)，編寫備份腳本及制定自動(dòng)執(zhí)行的間隔時(shí)間，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)每周自動(dòng)備份；嚴(yán)格賬號(hào)管理，檔案軟件系統(tǒng)分等級(jí)建立用戶，由于不同等級(jí)的用戶檔案查看范圍及軟件功能使用范圍不同，從而保證了數(shù)據(jù)使用的安全性和保密性。

3　系統(tǒng)功能

本系統(tǒng)是集檔案名冊(cè)管理、庫(kù)房清點(diǎn)、日常管理、統(tǒng)計(jì)管理、整理過程管理、打印管理和系統(tǒng)維護(hù)管理等功能為一體的統(tǒng)一管理平臺(tái)。

3.1檔案名冊(cè)管理該模塊按單位部門劃分完成對(duì)檔案名冊(cè)的管理。通過添加功能可以將《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》的數(shù)據(jù)讀入到本系統(tǒng)；提供的數(shù)據(jù)更新功能可以將《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》中信息更新到本系統(tǒng)，減少數(shù)據(jù)的錄入量；提供檔案四角號(hào)碼重算功能，根據(jù)用戶自己定義的四角號(hào)碼編碼規(guī)定，重新計(jì)算所有檔案的四角號(hào)碼，即使不會(huì)四角號(hào)碼的同志也可以方便的使用四角號(hào)碼管理檔案；提供姓名漸近式篩選檔案和用條碼槍掃描篩選檔案兩種檢索方式；提供檔案相關(guān)信息、查借閱信息和漏缺信息等的查看，提高了檔案管理的效益。

3.2檔案庫(kù)房清點(diǎn)該功能完成每年一次的檔案清點(diǎn)工作，使用條碼槍配合該功能，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案快速清點(diǎn)核對(duì)，并分類顯示核對(duì)結(jié)果，方便對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行清查，弄清檔案去向。

3.3檔案日常管理使用該模塊可以實(shí)現(xiàn)檔案的查借閱辦理、檔案的轉(zhuǎn)出、外單位檔案的轉(zhuǎn)入和檔案移柜等日常管理操作。模塊中加入了對(duì)條形碼的支持，通過條碼槍可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案查借閱等日常操作的快速管理。

3.4檔案統(tǒng)計(jì)管理該功能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案相關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)分析。提供對(duì)管理檔案的統(tǒng)計(jì)功能，可以按卷冊(cè)狀態(tài)、類別進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)；提供檔案查借閱統(tǒng)計(jì)功能，可以按查借閱人姓名進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)；提供檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出統(tǒng)計(jì)功能，可以按單位統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出檔案卷數(shù)；提供檔案整理情況統(tǒng)計(jì)功能，可以按小組分組統(tǒng)計(jì)，以及對(duì)漏缺材料的統(tǒng)計(jì)；提供個(gè)人整理量統(tǒng)計(jì)功能，可以自定義統(tǒng)計(jì)時(shí)段，統(tǒng)計(jì)時(shí)段時(shí)每個(gè)人的工作量。

3.5檔案整理過程管理該功能模塊的作用是對(duì)檔案整理過程進(jìn)行盯控監(jiān)督，特別適用于多人共同完成檔案的整理工作。通過該功能的實(shí)現(xiàn)，可以方便的知道某卷檔案整理到哪一步驟，在誰(shuí)的手中整理，解決了多人整理檔案查閱檔案不好找的難題；可以記錄檔案整理中發(fā)現(xiàn)的漏缺材料信息及材料補(bǔ)回信息，為檔案管理保留操作痕跡，方便今后對(duì)管理過程和有關(guān)責(zé)任認(rèn)定的追溯。

3.6檔案打印管理該功能模塊提供了檔案目錄打印和檔案邊條打印功能。檔案目錄打印功能中可以按單位部門、姓名、條形碼等多種形式檢索人員，提供同步《鐵路組織人事信息管理系統(tǒng)》檔案目錄的功能，可方便生成A4、16K版本的檔案目錄，生成目錄過程中自動(dòng)對(duì)錄入信息進(jìn)行校對(duì)，提示用戶修改，實(shí)現(xiàn)了檔案目錄、職務(wù)變動(dòng)和工資變動(dòng)的打印需求；檔案邊條打印功能可以根據(jù)選中人員的姓名，自動(dòng)將四角號(hào)碼、籍貫、條形碼等信息打印出來，促進(jìn)了檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化水平。

3.7系統(tǒng)維護(hù)管理該功能主要是完成系統(tǒng)初始化的操作。系統(tǒng)初始化功能包括檔案各類設(shè)置、檔案轉(zhuǎn)遞字設(shè)置和四角號(hào)碼規(guī)則設(shè)置，各用戶可以自定義這三項(xiàng)內(nèi)容，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)用戶自定義的規(guī)則來做運(yùn)算，實(shí)現(xiàn)用戶管理個(gè)性化；提供登錄用戶密碼修改功能，可實(shí)現(xiàn)用戶自行修改登錄密碼。

4　結(jié)束語(yǔ)

南寧鐵路局檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)工作歷時(shí)2年，目前已經(jīng)應(yīng)用于全局62個(gè)單位，初步實(shí)現(xiàn)了改進(jìn)檔案管理方式、規(guī)范業(yè)務(wù)流程，減輕工作負(fù)擔(dān)、網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)、節(jié)約辦公成本、提高工作效率的設(shè)計(jì)預(yù)期，對(duì)企業(yè)實(shí)現(xiàn)無紙化辦公目標(biāo)具有積極的推進(jìn)作用和良好的應(yīng)用推廣前景。

TP311.138

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1006-8686（2016）04-0042-03