李妮

摘 要：針對高速公路建設(shè)項(xiàng)目的竣工檔案，提出創(chuàng)建管理網(wǎng)絡(luò)、加強(qiáng)合同約束、明確監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)、強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)、注重前期資料收集以及與工程結(jié)算直接掛鉤等有效的質(zhì)量控制措施，為高速公路檔案工作提供可靠的理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：高速公路；竣工檔案；檔案管理；質(zhì)量控制

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，人們對于高速公路的需求越發(fā)迫切，隨之高速公路也得到了一定的發(fā)展和進(jìn)步，這使與高速公路對應(yīng)的竣工檔案管理變得格外重要。竣工檔案指的是項(xiàng)目由前期規(guī)劃開始，經(jīng)歷立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)、使用與驗(yàn)收使用等環(huán)節(jié)的全過程資料，其中資料的類型不固定，除了基本的紙質(zhì)材料，還包括圖表、影像、音頻等?？⒐n案作為十分重要的質(zhì)量檢驗(yàn)依據(jù)和憑證，可為工程驗(yàn)收，以及未來的養(yǎng)護(hù)維修等供以可靠的依據(jù)?，F(xiàn)就高速公路竣工檔案，對其有效的質(zhì)量控制措施進(jìn)行探討。

1 創(chuàng)建健全的管理網(wǎng)絡(luò)

首先，在項(xiàng)目建設(shè)前，應(yīng)嚴(yán)格按照“三統(tǒng)一”標(biāo)準(zhǔn)和分級管理的基本原則，創(chuàng)建一個(gè)完善的管理體系，體系需要覆蓋項(xiàng)目業(yè)主、施工監(jiān)理、施工企業(yè)等方面的內(nèi)容，進(jìn)而對竣工檔案實(shí)施統(tǒng)一且全面的管理[1]。

其次，項(xiàng)目業(yè)主與各參建單位應(yīng)成立專門的領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，同時(shí)還需指派一名具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)人員擔(dān)任專職檔案管理員，主要負(fù)責(zé)文件整理、數(shù)據(jù)計(jì)算、資料收集、信息記錄等工作，管理員的崗位職責(zé)需要和獎罰機(jī)制與考核直接掛鉤，以規(guī)范檔案管理員行為，達(dá)到提升工作效率與管理水平的目的。另外，項(xiàng)目的各個(gè)參建單位還要充分落實(shí)“一線工作責(zé)任制”制度，對工程檔案工作的實(shí)際進(jìn)展進(jìn)行仔細(xì)的檢查和監(jiān)督，認(rèn)真落實(shí)每一個(gè)工作細(xì)節(jié)，確但檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)劃化與標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)。

2 加強(qiáng)合同約束

對于高速公路建設(shè)項(xiàng)目而言，合同管理始終處在重要地位，建設(shè)的所有過程都需要嚴(yán)格按照合同的要求進(jìn)行。因此，在進(jìn)行投標(biāo)時(shí)，應(yīng)將檔案編制要求、立卷要求以及相關(guān)規(guī)范提出的要求全部列入合同內(nèi)容中，在此基礎(chǔ)上，還需根據(jù)工程實(shí)際情況，合理規(guī)定檔案形成時(shí)間、質(zhì)量等要求。為保證檔案整體質(zhì)量，可根據(jù)合同的具體內(nèi)容，先扣除一部分合同額，將其作為管理保證金，從而起到督促管理工作順利完成。

3 明確監(jiān)督與指導(dǎo)職責(zé)

考慮到高速公路建設(shè)項(xiàng)目點(diǎn)多、線長、面廣，以及參建單位眾多、參與人員復(fù)雜、時(shí)間長等特點(diǎn)，在項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，需要切實(shí)強(qiáng)化檔案檢查與指導(dǎo)。想要充分發(fā)揮檢查指導(dǎo)真實(shí)作用的關(guān)鍵在于業(yè)主方的帶動性與代表性，簡單來說，就是必須要由業(yè)主親自對檔案進(jìn)行監(jiān)督[2]。項(xiàng)目業(yè)主可適時(shí)采取定期開展專題會議或不定期隨機(jī)檢查等手段，在對工程檔案實(shí)際工作進(jìn)行檢查的同時(shí)，督促管理部門確保檔案工作和建設(shè)同步進(jìn)行。業(yè)主在檢查和指導(dǎo)工作中，需要特別留意隱蔽工程對應(yīng)的檔案資料，并給予足夠重視，檢查各項(xiàng)驗(yàn)收記錄是否得到負(fù)責(zé)人簽字，進(jìn)而更好的保證檔案真實(shí)性和完整性。另外，還要留意工程變更與計(jì)量付費(fèi)相關(guān)手續(xù)的完整性，檢查工程變更對應(yīng)修改內(nèi)容是否準(zhǔn)確到位等，確保檔案可以真實(shí)反映出項(xiàng)目實(shí)際情況。最后，注重項(xiàng)目竣工圖檢查，在確保其滿足相關(guān)規(guī)范要求的基礎(chǔ)上，對竣工圖質(zhì)量進(jìn)行檢查，圖面不清晰或印章不齊全的應(yīng)及時(shí)整改，從而為工程驗(yàn)收使用，以及后續(xù)維修養(yǎng)護(hù)等工作提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

4 竣工檔案質(zhì)量控制措施

4.1 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

項(xiàng)目建設(shè)初期，業(yè)主方應(yīng)結(jié)合檔案管理需求，在充分了解和掌握工程實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，積極組織開展專職檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，使每一位管理人員都可以學(xué)習(xí)到基本的業(yè)務(wù)知識和管理辦法，進(jìn)而對歸檔范圍進(jìn)行明確，統(tǒng)一下達(dá)檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，還要根據(jù)檔案形成流程，編制一致的目錄、圖標(biāo)與卷皮等，并將這些基本物資及時(shí)發(fā)送至各參建單位，為竣工檔案的高效、有序管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.2 注重前期資料的收集和保管

建設(shè)項(xiàng)目的前期資料是竣工檔案的重要組成部分，如果缺失這一部分資料，會影響到竣工檔案的完整性，使得檔案的作用大打折扣，無法為后續(xù)工作提供全面的資料支持，因此在實(shí)際的檔案管理工作中，必須注重前期資料的收集和保管，并且這也是各參建單位甚至業(yè)主代表最容易忽略的部分。高速公路工程在開工以前，由于不可避免的會出現(xiàn)臨時(shí)機(jī)構(gòu)合并等現(xiàn)象，使得人員流動性較強(qiáng)，很難得到統(tǒng)一和固定，但此時(shí)的檔案材料已經(jīng)形成，若不能及時(shí)度對這些材料進(jìn)行收集和整理，就有可能造成“空檔”問題，對整個(gè)檔案編制和管理過程都造成了一定的不利影響。檔案管理人員必須認(rèn)識到這一階段資料收集的重要性，當(dāng)遇到變動時(shí)，需要及時(shí)和接任人員進(jìn)行溝通和交代，保證檔案工作不會受到變動的影響，使其正常有序的進(jìn)行下去[3]。

4.3 檔案管理質(zhì)量需要和結(jié)算直接掛鉤

檔案驗(yàn)收指的是項(xiàng)目業(yè)主與工程監(jiān)理一同組織開展初步驗(yàn)收工作，然后在初步驗(yàn)收通過后，向上級主管部門遞交申請展開最后驗(yàn)收工作。在對各個(gè)參建單位進(jìn)行結(jié)算以前，各單位應(yīng)在自檢的前提下編寫檔案驗(yàn)收的自檢報(bào)告，并遞交給業(yè)主方和監(jiān)理方。在進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，須嚴(yán)格按照規(guī)范流程執(zhí)行，如圖1所示，根據(jù)實(shí)際的驗(yàn)收結(jié)果，針對那些沒有通過驗(yàn)收的參建單位，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況提出合理的修改建議，形成對應(yīng)的書面材料，要求參建單位限期進(jìn)行整理和修改，直到驗(yàn)收合格才可以辦理相關(guān)交接手續(xù)。而通過驗(yàn)收的參建單位，可直接辦理結(jié)算手續(xù)。

5 結(jié)束語

總而言之，切實(shí)提升高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量，需要得到項(xiàng)目業(yè)主和各個(gè)參建單位的共同配合與支持。業(yè)主方應(yīng)依靠其自身職能充分發(fā)揮監(jiān)督作用，按照合同的規(guī)定與規(guī)范對檔案質(zhì)量進(jìn)行認(rèn)真的檢查，而參建單位需要認(rèn)識到檔案管理對于工程建設(shè)的重要作用，做到層層把控，保證編制的竣工檔案具有良好的完整性、真實(shí)性與系統(tǒng)性，從而使竣工檔案驗(yàn)收更加流暢、順利，為充分發(fā)揮自身價(jià)值和作用奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]邱軍. 高速公路竣工檔案的質(zhì)量控制的探討[J]. 黑龍江交通科技，2015，10：186.

[2]陳龍民. 試論高速公路竣工檔案的質(zhì)量控制[J]. 山東檔案，2012，05：46-47.

[3]蘇培新. 高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案竣工圖編制的質(zhì)量控制[J]. 廣東公路交通，2011，01：61-62.