李怡林

摘 要：隨著高校不斷發(fā)展，辦學規(guī)模越來越大，高校各類信息數(shù)量日漸龐大，在這種背景下，高校檔案管理工作變得更加重要和復雜。計算機信息網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展和普及為高校檔案管理突破傳統(tǒng)界限，實現(xiàn)信息化管理提供了技術支持。本文從信息網(wǎng)絡的視角出發(fā)，對當前高校檔案管理系統(tǒng)進行分析研究。

關鍵詞：信息網(wǎng)絡；高等學校；檔案管理

高校檔案是指高等學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各種活動直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。高校檔案在高校建設發(fā)展中發(fā)揮重大作用，檔案建設是高校建設的重要組成部分。隨著網(wǎng)絡信息技術的不斷發(fā)展和普及，高校檔案信息化建設勢在必行，館藏檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化已成為高校檔案管理工作的首要問題。

1 高校檔案管理系統(tǒng)分析

高校檔案具有社會性、廣泛性、系統(tǒng)性特點，這使得高校檔案在信息化建設的道路上必須針對這些特點進行科學的設計，進而是高校檔案信息化管理系統(tǒng)在技術上可行、經(jīng)濟上合理、實施有效。對當前高校檔案存在問題進行分析可知，檔案收集比較分散，檔案借閱管理不規(guī)范，圖片及聲像檔案不系統(tǒng)。因此在檔案信息化系統(tǒng)設計時，需要確定合理的目標，即數(shù)據(jù)表示必須具有多媒體性，數(shù)據(jù)處理應有及時性，數(shù)據(jù)資料要保證安全完整性，原始數(shù)據(jù)輸入具有便利可靠性，數(shù)據(jù)處理具有自動性和連續(xù)性，檔案管理實現(xiàn)科學性和標準性。

在高校檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)中首先需要確定系統(tǒng)開發(fā)范圍，即圍繞檔案管理工作中心任務展開的活動。結合高校檔案管理的日常工作流程，可確定卷宗目錄整理、卷宗內(nèi)容歸類、檔案借閱服務及統(tǒng)計分析是檔案工作的中心，并在此基礎上實現(xiàn)“增量式”服務。檔案管理系統(tǒng)的總體業(yè)務流程設計包括數(shù)據(jù)流程、基礎檔案數(shù)據(jù)調(diào)整流程、畢業(yè)生成績檔案管理數(shù)據(jù)流程、檔案借閱服務管理數(shù)據(jù)流程等。

2 高校檔案信息化管理系統(tǒng)設計分析

（1）系統(tǒng)體系結構設計

通常對于高校檔案管理信息化系統(tǒng)而言，結合高校檔案管理的實際情況與服務對象的性質(zhì)，應用系統(tǒng)的結構模式可采用“B/S+C/S”混合結構模式。其中B/S結構模式可提供基于Web的查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)在校園網(wǎng)范圍內(nèi)的信息查詢功能，而C/S結構模式則可完成檔案管理部門以及各職能部門內(nèi)部數(shù)據(jù)的管理。系統(tǒng)設計實現(xiàn)則采用常見的三層結構思想，即應用表示層、邏輯層、物理數(shù)據(jù)層。在高校檔案管理信息化系統(tǒng)中，應用服務器可以分布在不同機器上，可在多層實現(xiàn)安全策略，并且中間層只對有效的數(shù)據(jù)確保進入數(shù)據(jù)庫，此外對商業(yè)邏輯的修改只需升級應用服務器即可。

（2）系統(tǒng)功能設計

高校檔案管理信息化系統(tǒng)設計的目的在于實現(xiàn)一系列的功能來提升和優(yōu)化檔案管理活動。系統(tǒng)的設計采用面向?qū)ο蠛兔嫦蜻^程相結合的方法，其優(yōu)勢在于易于實現(xiàn)、易于調(diào)試、易于維護。從高校檔案管理及服務的實際需求來看，系統(tǒng)功能模塊應包含以下九大功能：系統(tǒng)初始化、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)錄入、系統(tǒng)維護、借閱管理、數(shù)據(jù)打印、成績交流、幫助。在系統(tǒng)實現(xiàn)各模塊功能時，數(shù)據(jù)與程序應相對獨立，硬件與軟件相對獨立，這樣便于檔案信息化系統(tǒng)的擴充與資料共享。

（3）數(shù)據(jù)庫設計

數(shù)據(jù)庫是高校檔案管理信息化系統(tǒng)的重要組成部分，是數(shù)據(jù)存儲的核心基礎，因此設計結構合理、協(xié)調(diào)一致的數(shù)據(jù)庫是整個系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理成功的重要保證。數(shù)據(jù)庫設計應遵循一定的原則，即數(shù)據(jù)庫層次結構分明，總體布局合理，數(shù)據(jù)庫表結構規(guī)范化與標準化，提高數(shù)據(jù)共享程度，保證數(shù)據(jù)安全性，降低存儲結構或邏輯結構對系統(tǒng)的影響等。數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定、安全、快速是高校檔案管理信息化系統(tǒng)的基礎保障，針對高校校園網(wǎng)應用系統(tǒng)“操作用戶多、數(shù)據(jù)處理多”的特點，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)平臺的設計需滿足以下幾點：采用聯(lián)機備份，多線索、多進程體系結構，嚴格的安全保密措施。對數(shù)據(jù)庫安全性的設計方面，采用ORACLE數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理平臺，安全措施包括用戶標識和鑒定，安全授權和檢查機制，審計技術記錄用戶行為等。此外，根據(jù)高校檔案管理系統(tǒng)操作主體需求的不同，保密程度設置為三級，即絕密、保密與公開。

（4）系統(tǒng)程序模塊設計

高校檔案管理信息化系統(tǒng)設計中，各模塊功能劃分較為細致，形成了若干個程序模塊。初始化系統(tǒng)程序模塊是用戶初次啟用檔案管理系統(tǒng)時，為用戶提供政策運行參數(shù)，比如檔案類目代碼、編制單位代碼、歸檔單位代碼等，為保證系統(tǒng)的靈活性，在功能上為用戶留有清除先前參數(shù)數(shù)據(jù)的接口。數(shù)據(jù)收集程序模塊主要針對各種檔案的原始數(shù)據(jù)進行收集，為實現(xiàn)這個功能，需要設計五個主要錄入界面：文件內(nèi)容掃描、文件目錄錄入、案宗目錄錄入、聲像錄入、圖片內(nèi)容錄入。數(shù)據(jù)查詢程序模塊主要是實現(xiàn)用戶對各種檔案原始信息的查詢，包括實體目錄查詢、卷宗目錄查詢與瀏覽、聲像圖片查詢等。統(tǒng)計管理流程模塊是實現(xiàn)對全面檔案分類匯總統(tǒng)計，并將統(tǒng)計結果以各種方式展現(xiàn)給用戶。此外，數(shù)據(jù)打印、借閱管理、成績交流、系統(tǒng)維護等流程模塊通過權限界定來為用戶提供服務功能。

（5）輸入輸出設計

系統(tǒng)的輸入輸出是實現(xiàn)系統(tǒng)價值的關鍵環(huán)節(jié)，對于高校檔案信息化管理系統(tǒng)而言，輸入輸出的正確性則是其業(yè)務活動的基本保證，因此在輸入輸出設計中一方面要確保輸入的正確性與安全性，另一方面還要提高輸出信息對用戶的實用性。輸出設計中的輸出格式有兩種，即查詢與檢索用的屏幕顯示畫面，各種單據(jù)、賬簿、表格打印輸出格式。輸入設計中的實體信息輸入設計為鍵盤輸入方式，要考慮到屏幕的規(guī)格，以及用戶手工輸入模式。

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