胡博

摘 要：目前國內(nèi)的常規(guī)火電EPC工程項(xiàng)目文檔控制與管理的工作重點(diǎn)往往集中在對竣工資料的管理與移交，更多的是靜態(tài)的和被動(dòng)的，而對全過程文檔的控制力度不足。由于過程文檔的缺失和過程管理的不到位，從而導(dǎo)致項(xiàng)目竣工時(shí)的被動(dòng)，項(xiàng)目管理存在較大的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵字：EPC；火電工程項(xiàng)目；文檔控制

1 火電工程項(xiàng)目文檔控制管理的背景

從宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境來看，國家嚴(yán)控高污染、高耗能行業(yè)新增產(chǎn)能，火電機(jī)組正在向清潔環(huán)保高效的方向轉(zhuǎn)型。2013年新增火電裝機(jī)3650萬千瓦，與前幾年的高峰期相比降幅近40%，近幾年仍持續(xù)下降。從行業(yè)競爭形勢來看，市場競爭從分散走向集中、從封閉走向開放、從國內(nèi)走向國外的趨勢更加明顯。

國內(nèi)常規(guī)火電走向國際市場具有造價(jià)低的明顯優(yōu)勢，采用方式也大都是EPC（設(shè)計(jì)、采購、施工）總承包模式。承包方管控的要點(diǎn)主要是進(jìn)度、費(fèi)用和質(zhì)量三要素。而國際項(xiàng)目建設(shè)方非常重視項(xiàng)目文檔，特別是過程文檔控制和收集，它是靜態(tài)檔案向前延伸的動(dòng)態(tài)概念。一旦發(fā)生糾紛，文檔是解決雙方糾紛的主要法律依據(jù)。

目前國內(nèi)的常規(guī)火電EPC項(xiàng)目文檔控制與管理還是一個(gè)短板，未與國際接軌。工作重點(diǎn)往往集中在對竣工資料的管理與移交；而對過程文檔的控制力度不足，由于過程文檔的缺失，項(xiàng)目管理存在較大的潛在風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)在從事項(xiàng)目文檔的專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)上，也存在較大差距；另外缺少國際通用的電子文檔控制管理平臺應(yīng)用。

2 EPC模式下火電工程項(xiàng)目文檔控制管理的要點(diǎn)

（一）業(yè)務(wù)角度的全過程管控

文檔控制最關(guān)鍵問題是將項(xiàng)目產(chǎn)生的所有文檔收集完整、齊全。怎樣才能將文檔收齊？怎么才能確定文檔是否收齊？最具操作性的方法就是要從業(yè)務(wù)角度進(jìn)行全面梳理，形成一個(gè)系統(tǒng)、完整的EPC項(xiàng)目文檔清單。該清單是文檔控制的第一控制手段和技術(shù)，為文檔及時(shí)收集、過程控制和責(zé)任落實(shí)提供了可操作性的依據(jù)，是保證項(xiàng)目文檔的全方位控制以及標(biāo)準(zhǔn)化竣工移交的關(guān)鍵因素之一。

項(xiàng)目文檔清單內(nèi)容涵蓋從招投標(biāo)開始，項(xiàng)目啟動(dòng)到結(jié)束的項(xiàng)目管理文檔、施工文檔、設(shè)備文檔、參考類文檔，包含所有的竣工移交文檔與全過程的項(xiàng)目管理文檔。要想控制結(jié)果，必須控制過程。文檔清單本身是靜態(tài)的，關(guān)鍵是要弄清楚清單的每一份文檔產(chǎn)生的工作作業(yè)環(huán)節(jié)，控制這個(gè)文檔產(chǎn)生的過程，將管理責(zé)任分解到人，文檔的過程控制就更具操作性，這是個(gè)動(dòng)態(tài)的概念。

以主廠房單位工程為例，項(xiàng)目施工文檔主要包括單位工程綜合管理文檔（開工報(bào)審、施工方案、圖紙會審等）、施工記錄（隱蔽工程、測量、沉降觀測記錄等）和項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收文檔（單位工程、分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)批報(bào)審文檔），檢驗(yàn)批文檔分解到現(xiàn)場施工的工作節(jié)點(diǎn)，按照業(yè)務(wù)流程分解出每一個(gè)工作節(jié)點(diǎn)應(yīng)該提交的文檔、提交的時(shí)間、提交的責(zé)任人。通過項(xiàng)目文檔清單，明確項(xiàng)目文檔收集范圍；通過文檔工作責(zé)任分解，實(shí)現(xiàn)全員負(fù)責(zé)的文檔管理方式；通過各類文檔管理流程和表單，實(shí)現(xiàn)文檔的標(biāo)準(zhǔn)化管控。此種模式，操作方便，容易落地。

（二）設(shè)備供應(yīng)商和分包商管控

項(xiàng)目文檔控制，涉及到設(shè)備供應(yīng)商和分包商，必須納入文檔控制的流程和環(huán)節(jié)，進(jìn)行前端控制。EPC管理方從招標(biāo)書編制開始，就納入文檔控制流程，最終要在合同中明確體現(xiàn)。在合同中明確項(xiàng)目文檔過程管理、項(xiàng)目文檔移交等具體要求，包括文檔完備前提下的付費(fèi)節(jié)點(diǎn)要求，通過對設(shè)備供應(yīng)商及分包商的約束，實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目文檔的全過程高效管控。

招標(biāo)階段是文檔控制的第一節(jié)點(diǎn)。將文檔控制的節(jié)點(diǎn)提前至招標(biāo)階段，將對項(xiàng)目文檔的管理要求、設(shè)備文檔清單寫入招標(biāo)文件中，不僅為項(xiàng)目文件管理提供有力的依據(jù)，而且對施工分包商以及設(shè)備供應(yīng)商進(jìn)行了有效的約束。

具體實(shí)施要求，以設(shè)備文件為例進(jìn)行說明：

1、在招標(biāo)書編寫階段，明確對設(shè)備供應(yīng)商的文檔管理要求，將具體要求寫入招標(biāo)書中。

2、在評標(biāo)階段，根據(jù)設(shè)備供應(yīng)商在投標(biāo)文件中編寫的關(guān)于設(shè)備文件管理的應(yīng)標(biāo)要求，確定該供應(yīng)商是否中標(biāo)。

3、在合同簽訂時(shí)，將設(shè)備供應(yīng)商在評標(biāo)階段提交的文件清單寫入設(shè)備合同中，使其具備法律效力。

（三）電子郵件管控

電子郵件是總承包項(xiàng)目部與相關(guān)方溝通的重要方式。多人參與，郵件分散，收集困難，可追溯性差，存在很大風(fēng)險(xiǎn)。郵件作為文件的一種具有其法律效力，通常會與相關(guān)方進(jìn)行約定，采用郵件進(jìn)行溝通交流，設(shè)立專用電子郵件信箱，特別是國際項(xiàng)目，郵件溝通非常多，郵件作為特殊文檔必須納入控制范圍。

（四）聲像文檔管控

項(xiàng)目聲像文檔是項(xiàng)目文檔的重要組成部分，是以最直觀的方式記錄生產(chǎn)過程。過程中如果沒有及時(shí)進(jìn)行采集，無法進(jìn)行彌補(bǔ)，特別是隱蔽工程。因此必須及時(shí)進(jìn)行聲像文檔的采集，規(guī)定各部門及人員在聲像文檔管理中的職責(zé)、聲像文檔的采集標(biāo)準(zhǔn)，對采集進(jìn)度節(jié)點(diǎn)和地點(diǎn)、收集、整理、提交、上傳系統(tǒng)、歸檔和移交等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行管控。

要想對聲像文檔進(jìn)行控制，必須明確聲像文檔的收集標(biāo)準(zhǔn)，并明確各類聲像文檔的主責(zé)部門，將聲像文檔管理職責(zé)進(jìn)行分解。聲像文檔的收集范圍要具有完整性、可操作性的特點(diǎn)，管理要滲透到各個(gè)部門的管理體系之中，實(shí)現(xiàn)全員、全過程管控和責(zé)任分解。

明確了聲像文檔的收集范圍，需要制定聲像文檔的采集標(biāo)準(zhǔn)，聲像文檔分類、照片數(shù)量、拍攝要求、命名規(guī)則等，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)和要求。另外，需要對聲像文檔采集的主要進(jìn)度節(jié)點(diǎn)和地點(diǎn)等進(jìn)行規(guī)定，保證每個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的照片能夠及時(shí)采集，明確拍攝方式，保證項(xiàng)目聲像文檔全過程管控。

（五）標(biāo)準(zhǔn)化文檔編碼管控

文檔編碼是文檔管理的重要基礎(chǔ)，在根據(jù)業(yè)務(wù)梳理好項(xiàng)目管理文檔清單的基礎(chǔ)上，制定標(biāo)準(zhǔn)化、可擴(kuò)展的編碼體系，為文檔管理系統(tǒng)化、信息化打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。該編碼體系既要符合國內(nèi)有關(guān)規(guī)范，又要適合不同國家按區(qū)域和系統(tǒng)劃分的編碼規(guī)則，編碼要覆蓋項(xiàng)目所有文檔，分類清晰、便于文檔編碼、移交、歸檔、查詢等。對于不向業(yè)主移交的項(xiàng)目管理性質(zhì)文檔可執(zhí)行本文研究的編碼規(guī)則，對于需要竣工進(jìn)行移交的文檔，如果業(yè)主單位有特殊要求，可以執(zhí)行雙編碼。

土建專業(yè)施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄編碼規(guī)則及示例：

xx發(fā)電總承包項(xiàng)目1期工程1號機(jī)組，土建專業(yè)1#機(jī)組主廠房上部結(jié)構(gòu)，混凝土吊車梁模板拆除檢驗(yàn)批第一次驗(yàn)收。

其編碼為：T- 01-01-01-00-05-01-01-02-01

3 總結(jié)

通過對EPC模式下火電工程項(xiàng)目文檔控制要點(diǎn)的研究和分析，可以實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目文檔全過程的管控。從文檔控制的范圍來看，包含火電工程項(xiàng)目竣工移交文檔、項(xiàng)目過程管理文檔、聲像文檔、電子郵件等所有文檔，項(xiàng)目文檔系統(tǒng)、完整；從文檔控制過程來看，包括了對項(xiàng)目全部文檔的管控，覆蓋全員、全過程；從項(xiàng)目文檔編碼來看，編碼覆蓋所有文檔，并且國內(nèi)外適用。

本文研究的主要內(nèi)容，適合國情，操作性強(qiáng)，已經(jīng)應(yīng)用于數(shù)個(gè)國內(nèi)外火電EPC工程。使EPC管理方具備了EPC項(xiàng)目文檔全過程控制能力，變被動(dòng)為主動(dòng)，變靜態(tài)為動(dòng)態(tài)，成為火電工程項(xiàng)目管理核心競爭力的重要組成部分，推動(dòng)了火電總承包領(lǐng)域檔案科技進(jìn)步，對其他領(lǐng)域文檔管理的規(guī)范化建設(shè)也具有一定借鑒作用。

參考文獻(xiàn)

[1] 王黎平.電力檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施指南[M].北京：中國水利水電出版社，2012.6