諸淑培

摘 要：醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案醫(yī)院總體發(fā)展規(guī)劃的重要組成部分。做好醫(yī)院基本建設(shè)檔案的管理，充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、工程維護(hù)和改建擴(kuò)建中的重要作用，如何及時(shí)、有效、完整、系統(tǒng)的做好基建項(xiàng)目檔案的收集整理工作，迅速為利用者提供服務(wù)，是現(xiàn)代檔案管理工作人員的重要職責(zé)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；基建項(xiàng)目檔案；管理

醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，是反映醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)程和醫(yī)院歷史變遷的重要記錄。近些年來(lái)，國(guó)家、地方對(duì)醫(yī)院建設(shè)的投入不斷加大，許多綜合性醫(yī)院門(mén)診量、住院人數(shù)不斷增加，原有的病區(qū)規(guī)劃不能滿足現(xiàn)有需求，從而制約了醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，無(wú)論是在原址基礎(chǔ)上進(jìn)行改擴(kuò)建，或者選新址重建，基建檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯，基建檔案管理的好壞，直接關(guān)系到醫(yī)院整體建設(shè)的發(fā)展速度、成本投入，甚至建筑物質(zhì)量安全。如何及時(shí)、有效、完整、系統(tǒng)的做好基建項(xiàng)目檔案的收集整理工作，迅速為利用者提供服務(wù)，是現(xiàn)代檔案管理工作人員的重要職責(zé)。

1 醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題

醫(yī)院的建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，但是對(duì)于基建項(xiàng)目檔案的管理仍然存在不少的問(wèn)題。

1、基建項(xiàng)目檔案管理重視度不夠，相關(guān)規(guī)章制度或缺乏、或陳舊。許多醫(yī)院早期對(duì)于基建檔案的管理與文書(shū)檔案的管理一樣，未進(jìn)行區(qū)分。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于基建檔案管理的重視度不高，造成基建檔案資料保管缺失、分類不統(tǒng)一，不便于后期的查詢、利用。沒(méi)有指定專門(mén)的基建檔案管理制度，或者制度過(guò)時(shí)、陳舊，已經(jīng)不適用于現(xiàn)代基建項(xiàng)目檔案管理，未針對(duì)本院的實(shí)際情況制定符合本單位發(fā)展建設(shè)規(guī)劃的基建項(xiàng)目檔案分類方案。

2、基建檔案管理人員專業(yè)知識(shí)薄弱，缺少培訓(xùn)。一個(gè)檔案管理員同時(shí)負(fù)責(zé)文書(shū)、基建檔案的情況在不少單位都存在，文書(shū)檔案管理員參加的固定培訓(xùn)基本都是針對(duì)文書(shū)檔案管理的內(nèi)容，不涉及基建檔案管理。對(duì)于不少文書(shū)檔案管理員來(lái)講，基建項(xiàng)目檔案管理的概念為零，認(rèn)為按照文書(shū)檔案管理即可，對(duì)基建項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工的各階段內(nèi)容不熟知，專業(yè)知識(shí)薄弱，造成基建檔案收集不完整，查閱不方便、重要圖紙丟失等情況，不利于醫(yī)院未來(lái)發(fā)展建設(shè)的需求。

3、基建項(xiàng)目資料存放不統(tǒng)一，資料分散。基建項(xiàng)目竣工后，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，所有項(xiàng)目資料應(yīng)由基建資料室收集、整理后移交醫(yī)院檔案室統(tǒng)一保管。但有的醫(yī)院基建科不設(shè)專門(mén)的基建資料室與資料員，項(xiàng)目施工方對(duì)于基建資料的收集、整理重視度不高，造成基建項(xiàng)目資料存放不統(tǒng)一，分散的情況。

4、科室分工不明確，檔案交接混亂。個(gè)別醫(yī)院早期不設(shè)基建科，或者由院辦公室同時(shí)承擔(dān)基建建設(shè)管理，造成科室分工不明確。同時(shí)由于基建項(xiàng)目資料分散，檔案交接過(guò)程混亂，甚至個(gè)別人員自己保管重要的基建資料，不明確檔案的歸檔重要性。

5、基建項(xiàng)目檔案管理信息化程度低下，甚至沒(méi)有。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理軟件不一定不包含基建項(xiàng)目檔案內(nèi)容，即使含有基建項(xiàng)目檔案管理板塊，也不一定適用于不同單位。個(gè)別單位還在使用傳統(tǒng)的Office軟件錄入基建項(xiàng)目檔案信息，不便于后期的檔案再利用。

2 如何做好醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理工作

1、提高意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)基建項(xiàng)目檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。

要想做好基建項(xiàng)目檔案管理工作，首先醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，醫(yī)院成立基建項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，基建科下設(shè)基建資料室，指定專人負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目資料的收集、整理工作。醫(yī)院工程項(xiàng)目資料由醫(yī)院檔案室統(tǒng)一存檔管理，需要向醫(yī)院有關(guān)部門(mén)報(bào)送的檔案，由醫(yī)院檔案室統(tǒng)一報(bào)送，資產(chǎn)管理（維修）單位需要利用工程項(xiàng)目資料，可以向醫(yī)院檔案室申領(lǐng)副本或復(fù)制。建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位都應(yīng)將工程項(xiàng)目資料的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，各單位應(yīng)指定專（兼）職檔案管理人員負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料的收集整理工作。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)有關(guān)工作，做好對(duì)參建單位檔案工作的日常業(yè)務(wù)跟蹤和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并負(fù)責(zé)驗(yàn)收和接收歸檔工程項(xiàng)目資料。醫(yī)院在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程項(xiàng)目資料的套數(shù)、質(zhì)量、費(fèi)用、移交時(shí)間和整理要求等項(xiàng)內(nèi)容，設(shè)專門(mén)條款加以明確。

2、做好工程項(xiàng)目資料的收集整理工作

2.1工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，主辦單位、施工單位、勘察設(shè)計(jì)單位、工程監(jiān)理單位、工程質(zhì)量監(jiān)察部門(mén)，應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)搞好建設(shè)項(xiàng)目資料的形成、積累、整理、立卷、歸檔和保管工作。屬于醫(yī)院歸檔范圍內(nèi)的工程項(xiàng)目資料，有關(guān)單位應(yīng)按規(guī)定及時(shí)整理，經(jīng)項(xiàng)目部工程部門(mén)和醫(yī)院運(yùn)營(yíng)部門(mén)審核通過(guò)后，移交醫(yī)院檔案室。

2.2工程項(xiàng)目實(shí)行總承包的，各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包工程的項(xiàng)目資料，交總承包單位匯總、整理?？⒐r(shí)由總承包單位向主辦單位提交完整、準(zhǔn)確的項(xiàng)目資料。

2.3工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位分包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包工程的項(xiàng)目資料，交建設(shè)單位匯總、整理，或由建設(shè)單位委托一個(gè)承包單位匯總、整理。

2.4項(xiàng)目前期可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料、工程管理文件及設(shè)計(jì)單位等提交的設(shè)計(jì)文件、工程圖紙、圖表等資料，建設(shè)單位有關(guān)部門(mén)要在接收后的一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交一套，以保證項(xiàng)目資料的完整。

2.5凡引進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的建設(shè)項(xiàng)目，要做好有關(guān)技術(shù)資料的收集、整理工作，有關(guān)技術(shù)資料均應(yīng)交由檔案室統(tǒng)一管理。設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收必須有建設(shè)單位檔案人員參加，項(xiàng)目資料原件由項(xiàng)目部登記后向醫(yī)院檔案室歸檔。

2.6醫(yī)院的工程建設(shè)項(xiàng)目均要執(zhí)行項(xiàng)目資料歸檔質(zhì)量保證金管理辦法。項(xiàng)目資料歸檔質(zhì)量保證金與安全保證金一并由醫(yī)院財(cái)務(wù)科按合同金額的3%預(yù)留，待項(xiàng)目資料移交驗(yàn)收合格，專職檔案管理人員簽字后，由財(cái)務(wù)部門(mén)配合落實(shí)，按醫(yī)院《工程管理辦法》的有關(guān)規(guī)定返還保證金。

3、明確歸檔范圍和質(zhì)量要求

根據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（國(guó)家檔案局2006年頒布）、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T/28）和醫(yī)院的有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，制定基建項(xiàng)目檔案歸檔細(xì)則，明確歸檔范圍和質(zhì)量要求。歸檔的文件資料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，保障生產(chǎn)（使用）、管理、維護(hù)和改擴(kuò)建的需要。工程項(xiàng)目資料的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

4、做好基建項(xiàng)目工程立卷工作

立卷應(yīng)遵循工程項(xiàng)目資料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程項(xiàng)目資料應(yīng)按單位工程組卷?？辈臁⒃O(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程項(xiàng)目資料并整理立卷后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。專業(yè)檔案員根據(jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容進(jìn)行分類，管理性材料排在整個(gè)項(xiàng)目首卷，其余材料按照文件性質(zhì)分別組卷。圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。

5、做好基建項(xiàng)目檔案資源的開(kāi)發(fā)利用

檔案管理的真正目的是為了檔案的合理利用，充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。隨著醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的腳步越來(lái)越快，檔案管理者要不斷與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，加大檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，提高檔案管理信息化水平，提高檔案工作效率。

醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理水平的好快，直接關(guān)系醫(yī)院整體建設(shè)發(fā)展規(guī)劃和管理，是醫(yī)院總體發(fā)展規(guī)劃的重要組成部分。做好醫(yī)院基本建設(shè)檔案的管理，充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、工程維護(hù)和改建擴(kuò)建中的重要作用，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)做鋪路石，是每位基建檔案管理人員的共識(shí)。與此同時(shí)，在提升意識(shí)的基礎(chǔ)上，基建項(xiàng)目檔案管理員也要加強(qiáng)自身建設(shè)，不斷提升專業(yè)知識(shí)和素養(yǎng)，滿足醫(yī)院對(duì)專業(yè)人才的需求，做到精益求精。