摘 要：本研究綜合分析了檔案信息化管理研究的意義、發(fā)展趨勢以及目前國內(nèi)外在海洋監(jiān)測檔案信息化管理方面的研究現(xiàn)狀，深入探討了目前我國海洋監(jiān)測檔案管理存在的問題，其中，管理模式老化、軟硬件配套措施不足、信息數(shù)據(jù)庫建設滯后、檔案信息安全建設不足等是我們海洋監(jiān)測檔案管理上亟待解決的問題。針對上述問題，本研究為我國海洋監(jiān)測檔案信息化建設提供了意見和建議，希望能為我們的海洋監(jiān)測檔案更上新的臺階提供理論支持。

關(guān)鍵詞：海洋監(jiān)測檔案；信息化；研究

1 引言

我們在應用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，比如利用網(wǎng)絡技術(shù)、圖文技術(shù)等對檔案信息資源進行安排、管理與配置后，最終實現(xiàn)了資源共享的過程稱為檔案管理的信息化。它能將原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)予以保存，不但能夠更好地保存資料，而且也能夠?qū)崿F(xiàn)信息資料的自動化查取。

海洋監(jiān)測檔案是指在海洋調(diào)查、觀測、監(jiān)測活動中直接形成的，具有保存價值的各種載體形式的歷史記錄。目前在本中心站保存了海洋調(diào)查、監(jiān)測、觀測、預報過程中取得的各類記錄報表及數(shù)據(jù)資料。

傳統(tǒng)海洋監(jiān)測檔案的管理主要還是針對紙質(zhì)檔案保管，模式老化、查找不便且易損壞。目前我國的海洋監(jiān)測檔案管理存在很多問題，尤其在基層海洋環(huán)境監(jiān)測單位，管理模式落后、軟硬件配套措施不足、信息數(shù)據(jù)庫建設滯后、檔案信息安全建設不完善等都是亟待解決的問題。而檔案實行了信息化管理后，完全可以解決上述問題，實現(xiàn)便捷、高效、規(guī)范的管理模式，給我們的工作帶來便利。所以，海洋監(jiān)測檔案的信息化管理是今后檔案管理的大趨。本研究闡明了檔案信息化管理的重要性以及國內(nèi)外研究現(xiàn)狀，結(jié)合本單位的實際情況對海洋環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理情況進行了深入分析，指出目前海洋監(jiān)測檔案管理信息化過程中存在的問題，并對我們今后海洋監(jiān)測檔案信息化管理提出建設性意見和建議，推動我們基層單位的海洋監(jiān)測檔案管理工作更上一個新的臺階。

2 檔案信息化管理的方式及發(fā)展

關(guān)于信息化的表述我國學術(shù)界和政府內(nèi)部做過較長時間的研討，就是以計算機技術(shù)為核心來生產(chǎn)、獲取、處理、存儲和利用信息。信息化就是計算機化、通信化、知識化。信息化就是要在人類社會的經(jīng)濟、文化和社會生活的各個領(lǐng)域中廣泛而普遍地采用信息技術(shù)。

檔案信息化就是人類充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和現(xiàn)代管理理念，充分開發(fā)和利用現(xiàn)有的社會信息資源，實現(xiàn)檔案信息交流和資源共享，以提高社會經(jīng)濟增長的質(zhì)量，推動人類社會發(fā)展和社會轉(zhuǎn)型的歷史進程。檔案信息化管理就是把檔案管理理念和現(xiàn)代信息技術(shù)融合起來，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

傳統(tǒng)的檔案信息都是通過紙質(zhì)的方式進行存儲，我們通常都會對紙質(zhì)檔案進行整理、分類、裝訂、組卷，這種工作方式無論在人力還是物力上都很麻煩，并且工作效率低下。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們環(huán)保和節(jié)約意識的增強，無紙化辦公已經(jīng)盛行，檔案的信息化管理也逐漸受到青睞。其具有以下幾大優(yōu)勢，1）有利于提高檔案信息的利用率；2）有利于提高檔案存檔的工作效率；3）有利于將檔案材料進行遠程傳輸。所以發(fā)展迅速，并且推廣到各行各業(yè)，在我國人事檔案的管理、糧油運輸業(yè)檔案的管理、圖書館檔案的管理等都開始逐步走上了信息化道路。最近幾年，隨著海洋監(jiān)測檔案管理要求的提高，信息化管理也逐漸應用到了海洋環(huán)境監(jiān)測檔案管理領(lǐng)域。從管理需求上看，檔案的信息化管理在海洋監(jiān)測領(lǐng)域勢在必行，我們必須從根本上重視起來，努力實現(xiàn)我們基層監(jiān)測單位的海洋監(jiān)測檔案信息化管理。

3 海洋監(jiān)測檔案管理存在的問題

海洋監(jiān)測檔案的信息化管理成效已經(jīng)初步顯現(xiàn)，但由于其在國內(nèi)起步較晚，目前還存在以下問題：

3.1 管理模式老化

目前在基層單位中海洋監(jiān)測檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：一是檔案操作都是由人工完成，效率比較低；二是海洋環(huán)境監(jiān)測檔案現(xiàn)行管理要求較為繁瑣，借閱、查閱等比較麻煩；三是對海洋環(huán)境監(jiān)測檔案更新起來比較慢。

3.2 軟硬件配置不到位

在基層單位的海洋監(jiān)測檔案管理中，一方面大都還是使用一些比較落后的硬件設備，跟不上現(xiàn)代化的要求；另一方面，配套的軟件也跟不上檔案管理的要求，軟硬件配置急需升級改進。比如：目前檔案管理使用的計算機與普通工作使用計算機無異，在儲存空間和工作穩(wěn)定性上并不能完全符合檔案信息化管理的要求，在配套軟件方面也沒有一套完善、適合基層單位使用的檔案信息化管理軟件使用，只是單純使用OFFICE辦公軟件。

3.3 信息數(shù)據(jù)庫建設滯后

在海洋監(jiān)測檔案錄入上，有時為了趕進度只是錄入了最基本的信息，導致檔案信息數(shù)據(jù)庫不完整，這就造成了日后對監(jiān)測檔案的篩選和管理的不便。信息數(shù)據(jù)庫更新的不及時也會導致檔案的一系列問題。目前在基層海洋單位中信息數(shù)據(jù)庫建設工作尚未正式開展，尚未形成統(tǒng)一、方便且實用的信息數(shù)據(jù)庫管理模式。

3.4 檔案信息安全建設不足

信息安全建設不足主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)備份不及時，系統(tǒng)安全漏洞等方面。檔案系統(tǒng)一旦遭受到黑客的攻擊導致檔案泄露，其造成的影響將難以估計。目前基層單位海洋監(jiān)測檔案的備份工作均相對滯后，受條件和人員限制，不能及時完成。另外，在日常工作中取得的部分初始數(shù)據(jù)資料相對分散，為方便使用留存分散在個人手中，對此類數(shù)據(jù)沒有形成相對統(tǒng)一、有效的保管，容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)資料安全隱患。

4 國外檔案信息化對我國檔案管理的啟示

在國外檔案信息化管理的發(fā)展迅速，以美國為例，美國的檔案管理是集中管理模式，所有的檔案都是由對應的部門統(tǒng)一保管。美國為檔案管理專門設置了“檔案總署”來統(tǒng)領(lǐng)各個機構(gòu)。就聯(lián)邦政府的工作人員檔案管理為例，其檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了自動化，檔案中包括聯(lián)邦政府的在職人員和非在職人員的各種信息，例如：調(diào)動信息、雇傭信息、死亡信息、辭職信息等。當人員信息發(fā)生變動后，工作人員只需輸入相應的編號就能實現(xiàn)對檔案信息的錄入和刪除，并在后臺實現(xiàn)時時的更新。此外，美國檔案的開放性上也值得我國學習，只要是檔案本人或檔案相關(guān)人員向檔案部門提出合理的申請，檔案部門就有義務為其提供檔案的復印件，如果檔案本人對其檔案的準確性提出質(zhì)疑，也可以向檔案管理部門提出申請，檔案管理部門會把相關(guān)的修改信息同步到官網(wǎng)，并且把處理結(jié)果通知給申請人。

5 海洋監(jiān)測檔案信息化的建議與對策

針對海洋監(jiān)測檔案信息化管理中存在的問題，本研究提出以下意見和建議：

5.1 建立信息化管理體系，完善管理制度，建立管理標準

海洋監(jiān)測檔案部門首先要建立檔案信息化管理體系，制定相應的規(guī)章制度，用制度規(guī)范管理，保障具體工作的充分落實；其次要建立檔案信息化標準，例如：在檔案的信息化錄入時規(guī)定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的實時維護操作等。在制度與標準的制定時建議從兩方面進行調(diào)研論證，一方面要邀請相關(guān)專家以座談會的形式進行討論，另一方面通過調(diào)查問卷、實地調(diào)查等方式收集基層檔案管理人員的意見，以此建立起一個科學、有效、規(guī)范的信息化檔案運行機制。

5.2 加大海洋監(jiān)測檔案信息化軟硬件設施的投入

在硬件方面，計算機相比傳統(tǒng)海洋監(jiān)測檔案的紙質(zhì)錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優(yōu)點。由于海洋監(jiān)測檔案的特殊性，對計算機的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應加大對計算機硬件的投入并注意定期更新；在軟件方面，由于海洋監(jiān)測檔案的機密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定的實現(xiàn)海洋監(jiān)測檔案信息的管理是檔案部門需要重點解決的問題。此外，應確保每年有專項資金用于檔案管理硬件和軟件的更新與維護，確保信息化管理系統(tǒng)的平穩(wěn)安全運行。

5.3 建設海洋監(jiān)測檔案信息數(shù)據(jù)庫

由于海洋監(jiān)測檔案的數(shù)據(jù)都是百萬量級的，因此建立檔案數(shù)據(jù)庫顯得非常必要。檔案數(shù)據(jù)庫的建立要滿足以下幾個方面的要求：一是實現(xiàn)的信息的準確錄入和刪除操作；二是實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的動態(tài)更新；三是實現(xiàn)海洋監(jiān)測檔案更新的及時性；四是實現(xiàn)海洋監(jiān)測檔案數(shù)據(jù)的長期保存；五是保證檔案數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中的安全性。海洋監(jiān)測檔案數(shù)據(jù)庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時更新，使數(shù)據(jù)管理起來更加方便，使用更加便捷。

5.4 建立檔案資源共享機制

檔案資源共享機制是指在政府檔案管理部門與企業(yè)檔案部門建立起檔案的共享機制，包含三個層次的共享：政府檔案管理部門內(nèi)部的共享、企業(yè)檔案部門內(nèi)部的共享、政府檔案管理部門和企業(yè)管理部門的共享。在具體的實現(xiàn)方式上，政府檔案管理部門和企業(yè)檔案管理部門內(nèi)部資源共享主要是通過局域網(wǎng)來實現(xiàn)的，而政府與企業(yè)之間的合作的主要是通過軟件的對接來實現(xiàn)的。此外還可以建立海洋監(jiān)測檔案信息查詢系統(tǒng)網(wǎng)站，為外部人員提供查詢平臺，這方面可以學習美國的經(jīng)驗，為申請者提供檔案查看和修改服務。

5.5 提升網(wǎng)站建設水平，構(gòu)建信息交流平臺

在內(nèi)部局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和對接軟件的基礎上建立綜合的檔案服務網(wǎng)站。把過去靜態(tài)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的檔案管理，利用該網(wǎng)站的建設實現(xiàn)對海洋環(huán)境監(jiān)測決策、檔案管理、對外服務等方面的幫助。網(wǎng)站的開發(fā)工作既可以自己招聘組建專門的開發(fā)團隊，也可以把開發(fā)建設工作整體外包給第三方軟件開發(fā)企業(yè)，在外包過程中要對第三方軟件開發(fā)企業(yè)進行相關(guān)資質(zhì)認定，簽訂相關(guān)保密協(xié)議，并且要定期對網(wǎng)站進行檢查，確保其運行穩(wěn)定，最終形成一個完善的信息化檔案管理綜合服務網(wǎng)站。

5.6 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

傳統(tǒng)的海洋監(jiān)測檔案管理方法不能適應新形勢下檔案管理信息化的要求，一方面要對相關(guān)工作人員進行培訓，以適應工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素質(zhì)較高的人員。此外，政府還可以與高校進行合作，針對崗位的特點培養(yǎng)專門的高校人才，畢業(yè)以后政府為其提供實習機會或就業(yè)崗位。此外，檔案的信息化管理對人員的道德品質(zhì)提出了更高的要求，應該注意對相關(guān)工作人員加強這方面的培養(yǎng)，避免檔案資料泄密等事件的發(fā)生。

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作者簡介

李玲（1980-），女，主要從事基層海洋環(huán)境監(jiān)測檔案管理、檔案利用等。