摘 要：檔案管理是社區(qū)工作的重要組成部分，隨著社會(huì)發(fā)展及城鎮(zhèn)化進(jìn)程加快，對(duì)社區(qū)管理工作的要求不斷提升，尤其是當(dāng)前信息量大，信息傳播范圍廣，為了更好地滿足新時(shí)期社區(qū)管理的實(shí)際需求，應(yīng)加強(qiáng)社區(qū)檔案規(guī)范化管理，通過構(gòu)建科學(xué)合理的管理體系，采用行之有效的管理方法，推動(dòng)社區(qū)管理工作在信息時(shí)代的健康、高效發(fā)展。本文在分析新時(shí)期社區(qū)檔案管理的內(nèi)容及特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)新時(shí)期社區(qū)檔案規(guī)范化管理的方法進(jìn)行深入的探討。

關(guān)鍵詞：社區(qū)；檔案管理；規(guī)范化；方法

1 新時(shí)期社區(qū)檔案管理的內(nèi)容及特點(diǎn)

1.內(nèi)容

隨著我國城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，人口流動(dòng)性逐步增強(qiáng)，加上信息時(shí)代的來臨，各種錯(cuò)綜復(fù)雜的信息有待人們進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的運(yùn)用。社區(qū)檔案管理，面臨的是以社區(qū)活動(dòng)為中心的，有保留價(jià)值文書、科研、財(cái)務(wù)、活動(dòng)、總結(jié)、報(bào)告、基礎(chǔ)設(shè)備等各種檔案，這些檔案主要以文字、圖片、表格、聲像等載體呈現(xiàn)，不僅真實(shí)記錄了社區(qū)發(fā)展的內(nèi)容、歷史及相關(guān)狀況，也與社區(qū)民眾生活有著密切的聯(lián)系。新時(shí)期，社區(qū)在城市管理中的地位日益提升，為了滿足社區(qū)全面發(fā)展的需要，在社區(qū)管理中，除了加強(qiáng)人員、物資等管理，還要做好檔案管理工作，為社區(qū)開展各種活動(dòng)、促進(jìn)社區(qū)長遠(yuǎn)發(fā)展提供充分、切實(shí)的依據(jù)和指導(dǎo)。

2.特點(diǎn)

與傳統(tǒng)社區(qū)檔案管理工作重在保存的特點(diǎn)不同，新時(shí)期社區(qū)檔案管理具有服務(wù)性、自主性、超前性的特點(diǎn)，在社區(qū)管理建設(shè)中，檔案管理集中反映了社區(qū)管理的內(nèi)容、對(duì)象，體現(xiàn)了社區(qū)民眾日常生活，為了更好地位社區(qū)民眾提供服務(wù)，社區(qū)檔案管理需要在整理人民群眾信息的基礎(chǔ)上，結(jié)合對(duì)相關(guān)信息的分析、歸納，從而進(jìn)一步了解群眾的訴求，促進(jìn)與人民群眾的溝通交流，為人民群眾提供更具針對(duì)性的服務(wù)。當(dāng)前，城市管理工作層級(jí)化趨勢日益明顯，社區(qū)作為與群眾聯(lián)系最為緊密的部門，需要增強(qiáng)管理工作的積極性、主動(dòng)性，社區(qū)居委會(huì)承擔(dān)社區(qū)檔案管理工作的職責(zé)，在明確責(zé)任的基礎(chǔ)上，需要充分發(fā)揮自主性，以推進(jìn)社區(qū)管理工作的順利開展。新時(shí)期的社區(qū)檔案管理工作突破了傳統(tǒng)的社區(qū)管理中事后記錄、整理材料的局限，為社區(qū)各項(xiàng)活動(dòng)的開展提供合理有效的指導(dǎo)，因而可以說，社區(qū)檔案管理具有一定的超前性。

2 社區(qū)檔案管理存在的問題

1.對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)有待提升

雖然當(dāng)前社區(qū)管理建設(shè)工作重要性日益凸顯，但是檔案管理工作并未得到人們應(yīng)有的重視，由于社區(qū)檔案管理工作主要是提供服務(wù)的，很多人只有在需要查詢檔案資料時(shí)，才會(huì)想到社區(qū)檔案管理，這種對(duì)檔案管理工作的忽視，主要是因?yàn)閷?duì)社區(qū)檔案管理工作的性質(zhì)認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致在檔案管理工作中缺乏創(chuàng)造力，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2.檔案管理工作人員的素質(zhì)有待增強(qiáng)

目前，大部分社區(qū)檔案管理工作人員年齡比較年輕，在檔案管理工作中缺少必要的經(jīng)驗(yàn)，而且專門的檔案管理專業(yè)的人才匱乏，加上在社區(qū)檔案管理工作中缺乏相關(guān)的知識(shí)及技能培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)檔案分類、整理、分析的能力不足，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的高效開展。

3.檔案管理制度匱乏

檔案管理工作制度不夠完善，是社區(qū)檔案管理工作不夠規(guī)范的體現(xiàn)，由于社區(qū)檔案內(nèi)容錯(cuò)綜復(fù)雜，信息數(shù)據(jù)量大，在管理中需要耗費(fèi)大量的人力、物力，但是針對(duì)檔案管理的相關(guān)制度，如檔案存檔制度、查檔制度、安全保障制度等均不到位，即使有些社區(qū)制定了檔案管理工作的規(guī)章制度，但是在制度上不盡合理，缺乏切實(shí)可操作性，因而限制了社區(qū)檔案管理的規(guī)范、有序開展。

4.管理模式單一

目前，社區(qū)管理建設(shè)工作發(fā)展迅速，然而在檔案管理工作上，由于缺少科學(xué)的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理的模式陳舊、落后，在檔案管理工作中已然采用手寫、紙質(zhì)檔案操作，忽視了對(duì)檔案數(shù)字化、信息化的采集與處理，難以滿足信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求，社區(qū)對(duì)檔案管理工作的投入較低，導(dǎo)致檔案管理的信息化手段不足，嚴(yán)重制約了檔案規(guī)范化管理的效率。

3 新時(shí)期社區(qū)檔案規(guī)范化管理的措施

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)

近年來，社區(qū)檔案管理工作認(rèn)真貫徹國家檔案局等相關(guān)部門的文件精神，嚴(yán)格按照社區(qū)檔案制度化、規(guī)范化、科學(xué)化要求，不斷夯實(shí)社區(qū)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，加大社區(qū)檔案管理工作力度，有效發(fā)揮社區(qū)檔案的功能，社區(qū)檔案工作有了較大的發(fā)展。在遵循相關(guān)法律法規(guī)要求的基礎(chǔ)上，社區(qū)應(yīng)高度重視社區(qū)檔案管理工作，將社區(qū)檔案管理工作作為社區(qū)規(guī)范化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入工作日程，加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。在社區(qū)檔案管理工作中，社區(qū)明確了領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人，社區(qū)檔案專人管理，形成了以分管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、檔案管理員具體負(fù)責(zé)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案工作管理，社區(qū)還應(yīng)加大在檔案設(shè)施上投入，專門設(shè)立社區(qū)檔案室；為檔案室配置了計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備，使檔案管理在硬件上有了保障，適應(yīng)社區(qū)檔案管理的需要。

2.完善檔案管理制度建設(shè)

為進(jìn)一步加強(qiáng)社區(qū)的檔案管理制度建設(shè)，社區(qū)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際，按照《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中的要求，逐步完善《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及歸檔范圍及整理要求，使社區(qū)對(duì)社區(qū)檔案材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。完善社區(qū)檔案規(guī)范化管理的制度建設(shè)，還需要從聽見愛你、歸檔、材料分類、保管期限等各個(gè)方面設(shè)置合理、合法的標(biāo)準(zhǔn)，使社區(qū)檔案統(tǒng)一、規(guī)范，如對(duì)實(shí)物檔案采取年度、級(jí)別等方式進(jìn)行分類，對(duì)聲像檔案按照內(nèi)容、保管期限分類，對(duì)戶籍檔案按照家庭住址分類等，為檔案文件的編號(hào)要采用簡明、一致的方法，以方便檔案的查閱與保管。

3.增強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案管理人員的管理

社區(qū)檔案與社區(qū)人民群眾的切身利益息息相關(guān)，特別是近年來，隨著社會(huì)的發(fā)展和人們法制意識(shí)的不斷增強(qiáng)，社區(qū)檔案的作用和重要性也日益顯現(xiàn)，依法管理已經(jīng)成為社區(qū)檔案管理的行為準(zhǔn)則。除了要加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案管理的培訓(xùn)及標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)外，還應(yīng)該實(shí)施對(duì)社區(qū)檔案管理工作的監(jiān)督，促進(jìn)社區(qū)檔案材料規(guī)范，移交、歸檔及時(shí)、準(zhǔn)確。在社區(qū)檔案管理工作中，應(yīng)建立一支高效、專業(yè)、敬業(yè)的人員隊(duì)伍，通過全面、科學(xué)的激勵(lì)制度，引進(jìn)檔案管理的專業(yè)人才，提升檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)，同時(shí)，加強(qiáng)社區(qū)的檔案管理工作的培訓(xùn)力度，社區(qū)員自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)不斷提高。每年都至少有一名社區(qū)檔案管理工作人員參加不同層級(jí)的社區(qū)培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，通過培訓(xùn)，有效促進(jìn)社區(qū)檔案管理工作規(guī)范化、制度化。

4.加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)

信息時(shí)代的來臨，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)提出了更高的要求，為了更好地保管、利用檔案管理的信息資源，社區(qū)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，為促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，并提升檔案管理工作的效率與水平，社區(qū)檔案管理內(nèi)容涉及面廣，尤其是有些大型的社區(qū)，牽涉的街道、民眾利益較多，一旦檔案材料有誤，會(huì)帶來比較惡劣的社會(huì)影響，為此，在社區(qū)管理工作中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入與支持，除設(shè)置專門的檔案室外，還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況添置空調(diào)、打印機(jī)、滅火器等設(shè)備，為社區(qū)檔案安全保管、依法利用提供切實(shí)可靠的保障。

4 結(jié)論

綜上所述，社區(qū)檔案規(guī)范化管理是新時(shí)期社區(qū)管理建設(shè)的必然趨勢，新形勢下，社區(qū)檔案管理內(nèi)容更趨復(fù)雜、多樣，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息傳播的速度、質(zhì)量要求不斷提升，為了切實(shí)人民群眾的利益，為群眾提供更加便捷、有效的服務(wù)，社區(qū)檔案管理應(yīng)建立正確的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理的制度、人員素質(zhì)、基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，為社區(qū)管理建設(shè)水平的提升提供更加充足的動(dòng)力。

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作者簡介

王艷，漢，本科，天津。