姜麗娟

摘 要：本文主要對新形式下公路管理局檔案信息化的管理進行了研究與討論。首先指出了現(xiàn)階段我國公路管理局檔案管理中存在的問題，包括：管理模式老化、軟硬件配套措施不足、信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后、檔案信息安全建設(shè)不足等；接著介紹了美國的檔案信息化管理的現(xiàn)狀以及對我國相關(guān)工作的啟示；文章的最后著重討論了我國公路管理局檔案信息化的建設(shè)與對策。

關(guān)鍵詞：公路管理局檔案；信息化；研究

1 引言

公路管理局檔案是指相關(guān)的資料在公路管理局的存檔備案。傳統(tǒng)公路管理局檔案的管理主要是通過紙質(zhì)檔案保管，存在著查找不變、易損壞等諸多缺點。就此引出了公路管理局檔案的信息化管理，本文就新形式下公路管理局檔案信息化管理進行研究與探討。

2 檔案信息化管理的方式

檔案信息化就是人類充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和現(xiàn)代管理理念，充分開發(fā)和利用現(xiàn)有的社會信息資源，實現(xiàn)檔案信息交流和資源共享，以提高社會經(jīng)濟增長的質(zhì)量，推動人類社會發(fā)展和社會轉(zhuǎn)型的歷史進程；換句話說檔案信息化管理就是把檔案管理理念和現(xiàn)代信息技術(shù)融合起來，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

3 公路管理局檔案管理存在的問題

3.1 管理模式老化

傳統(tǒng)的公路管理局檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：一是檔案操作都是由人工完成，效率比較低；二是公路管理局檔案流動起來比較麻煩；三是公路管理局檔案更新起來比較慢。

3.2 軟硬件配套措施不足

傳統(tǒng)的公路管理局檔案管理，一方面大都還是使用一些硬件比較落后的設(shè)備，跟不上現(xiàn)代化的要求；另一方面，配套的軟件也跟不上公路管理局檔案管理的要求，軟硬件配套設(shè)置急需改進。

3.3 信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后

在公路管理局檔案錄入上，有時為了趕進度只是錄入了最基本的信息，導(dǎo)致公路管理局檔案信息數(shù)據(jù)庫不完整，這就造成了日后對公路管理局檔案的篩選和管理的不便。信息數(shù)據(jù)庫更新的不及時也會導(dǎo)致公路管理局檔案的一系列問題。

3.4 檔案信息安全建設(shè)不足

信息安全建設(shè)不足主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)備份不及時，系統(tǒng)安全漏洞等方面。檔案系統(tǒng)一旦遭受到黑客的攻擊導(dǎo)致檔案泄露，其造成的影響將難以估計。

4 國外公路管理局檔案信息化對我國的啟示

以美國為例，美國的公路管理局檔案管理是集中管理模式，所有的檔案都是由對應(yīng)的部門統(tǒng)一保管。美國為檔案管理專門設(shè)置了“檔案總署”來統(tǒng)領(lǐng)各個機構(gòu)的公路管理局部門。以聯(lián)邦政府的工作人員檔案為例，其檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了自動化，檔案中包括聯(lián)邦政府的在職人員和非在職人員的各種信息，例如：調(diào)動信息、雇傭信息、死亡信息、辭職信息等。當人員信息發(fā)生變動后，工作人員只需輸入相應(yīng)的編號就能實現(xiàn)對檔案信息的錄入和刪除，并在后臺實現(xiàn)時時的更新；此外，美國公路管理局檔案的開放性上也值得我國學(xué)習(xí)，只要是檔案本人或檔案相關(guān)人員向檔案部門提出合理的申請，檔案部門就有義務(wù)為其提供檔案的復(fù)印件，如果檔案本人對其檔案的準確性提出質(zhì)疑，也可以向檔案管理部門提出申請，檔案管理部門會把相關(guān)的修改信息同步到官網(wǎng)，并且把處理結(jié)果通知給申請人。

5 公路管理局檔案信息化的建設(shè)與對策

5.1 強化檔案管理的法律法規(guī)，建立檔案信息化標準

公路管理局檔案部門首先要制定出檔案信息化管理的規(guī)章制度，保障具體工作的充分落實；其次要建立檔案信息化標準，例如在檔案的信息化錄入時規(guī)定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護操作等。在法規(guī)與標準的制定時一方面要邀請相關(guān)專家以座談會的形式進行討論，另一方面也要通過調(diào)查問卷，實地調(diào)查等手段收集民眾的意見，以此建立起一個科學(xué)、有效、規(guī)范的信息化檔案運行機制。

5.2 加大公路管理局檔案信息化軟硬件設(shè)施的投入

在硬件方面，計算機相比傳統(tǒng)公路管理局檔案的紙質(zhì)錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優(yōu)點。由于公路管理局檔案的特殊性，對計算機的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應(yīng)加大對計算機硬件的投入；在軟件方面，由于公路管理局檔案的機密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定的實現(xiàn)公路管理局檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進行軟件的更新與維護，確保軟件的平穩(wěn)安全運行。

5.3 建設(shè)公路管理局檔案信息數(shù)據(jù)庫

由于公路管理局檔案的數(shù)據(jù)都是百萬量級的，因此建立檔案數(shù)據(jù)庫顯得非常必要。檔案數(shù)據(jù)庫的建立要滿足一下幾個方面的要求，一是實現(xiàn)的信息的準確錄入和刪除操作、二是實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的動態(tài)更新、三是實現(xiàn)公路管理局檔案更新的及時性、四是實現(xiàn)公路管理局檔案數(shù)據(jù)的長期保存、五是保證檔案數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中的安全性。公路管理局檔案數(shù)據(jù)庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時更新，使數(shù)據(jù)管理起來更加方方便。

5.4 建立檔案資源共享機制

檔案資源共享機制是指在政府檔案管理部門與企業(yè)檔案部門建立起檔案的共享機制，包含三個層次的共享：政府檔案管理部門內(nèi)部的共享、企業(yè)檔案部門內(nèi)部的共享、政府檔案管理部門和企業(yè)管理部門的共享。在具體的實現(xiàn)方式上，政府檔案管理部門和企業(yè)檔案管理部門內(nèi)部資源共享主要是通過局域網(wǎng)來實現(xiàn)的，而政府與企業(yè)之間的合作的主要是通過軟件的對接來實現(xiàn)的。此外還可以建立檔案信息網(wǎng)站，為外部人員提供查詢平臺，這方面可以學(xué)習(xí)美國的經(jīng)驗，為申請者提供檔案查看和修改服務(wù)。

5.5 提升網(wǎng)站建設(shè)水平，構(gòu)建信息交流平臺

在內(nèi)部局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和對接軟件的基礎(chǔ)上建立綜合的檔案服務(wù)網(wǎng)站。把過去靜態(tài)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的檔案管理，利用該網(wǎng)站的建設(shè)實現(xiàn)對公路管理局局決策、檔案管理、對外服務(wù)等方面的幫助。網(wǎng)站的開發(fā)工作既可以自己招聘組建專門的開發(fā)團隊，也可以把開發(fā)建設(shè)工作整體外包給第三方軟件開發(fā)企業(yè)，并且要定期對網(wǎng)站進行檢查，確保其運行穩(wěn)定，最終形成一個完善的信息化檔案管理綜合服務(wù)網(wǎng)站。

5.6 提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

傳統(tǒng)的公路管理局檔案管理方法不能適應(yīng)新形式下檔案管理信息化的要求，一方面要對相關(guān)工作人員進行培訓(xùn)，以適應(yīng)工作要求。另一方面可以招聘那些信息化管理素質(zhì)較高的人員。此外，政府還可以與高校進行合作，針對崗位的特點培養(yǎng)專門的高校人才，畢業(yè)以后政府為其提供實習(xí)機會或就業(yè)崗位。此外，檔案的信息化管理對人員的道德品質(zhì)提出了更高的要求，應(yīng)該注意對相關(guān)工作人員加強這樣面的培養(yǎng)，避免違法亂紀等行為的發(fā)生。

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