秦詠梅

摘 要：人事檔案是組織、人事等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料。人事檔案是個人社會履歷信息的載體，為國家以及單位準確把握人力資源提供重要參考的基礎(chǔ)。作為一項綜合的復(fù)雜的系統(tǒng)工程，人事檔案的管理工作必須采取合理完善的管理方式，做到規(guī)范化、科學化。

關(guān)鍵字：人事檔案；規(guī)范化；科學化；實現(xiàn)

1 人事檔案管理目前存在的問題

第一、目前旗縣人事檔案管理基礎(chǔ)薄弱，檔案管理意識不強。檔案管理人員缺乏專業(yè)的知識技能，檔案人員主動收集人事檔案意識淡薄，管理內(nèi)容也是局限在簡單的匯總、整理、建檔的業(yè)務(wù)，不能及時有效的更新補充檔案內(nèi)容。

第二、形成的人事檔案主動送交意識薄弱。產(chǎn)生人事檔案的有關(guān)部門在某些人事檔案形成后一個月內(nèi)不能主動送交人事管理部門。學歷、職稱評定、職工技能等級鑒定、合同、獎懲等資料沒有及時充實到個人檔案中?！堵毠ぢ臍v表》、《職工基本情況登記表》不能及時更新，職工人事檔案不齊全、不完整。

第三、對已形成的人事檔案如《職工履歷表》，《職工基本情況登記表》等人事檔案填寫內(nèi)容不準確，造成人事檔案前后填寫不一致，如：參加工作時間、工齡、履歷等內(nèi)容，人事部門沒有對補充的人事檔案進行審核，嚴格把關(guān)。

第四、管理手段過時。隨著計算機以及信息技術(shù)的日益發(fā)展，傳統(tǒng)的文件檔案的管理手段日益凸顯其弊端，手工謄錄的記錄方式、紙質(zhì)文檔的檔案、人工翻閱查找的調(diào)閱手段、古老鐵柜的存儲方式等等手段在信息化時代都已面臨淘汰。過時的管理手段，不僅浪費大量人力物力，而且檔案管理利用率低下，檔案管理信息化、智能化、快速化以及安全都不能很好的實現(xiàn)。

2 完善人事檔案管理工作的舉措

1、應(yīng)充分重視人事檔案的重要性。首先，通過多種形式、利用多種渠道有效宣傳，使相關(guān)部門及職工意識到人事檔案對于本人的重要性。其次，要對本單位的人事檔案工作實施全面的規(guī)范化管理，按照人事檔案工作目標管理考評標準的規(guī)定，配備專業(yè)的人事檔案管理人員。檔案管理人員要熟練掌握人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管、保護等技能。人事檔案管理人員要積極參加檔案管理部門定期舉辦的相關(guān)培訓，通過再學習強化檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，提高管理水平。檔案人員要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。

2、建立健全檔案管理制度。要制定和完善人事檔案工作規(guī)章制度，做到制度化與規(guī)范化。在《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等相關(guān)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，制定《人事檔案查（借）閱制度》、《人事檔案收集制度》、《人事檔案鑒別歸檔制度》、《人事檔案轉(zhuǎn)遞制度》、《人事檔案檢查核對制度》、《人事檔案保管保密制度》、《送交檔案材料歸檔工作制度》、《人事檔案計算機管理制度》等，使人事檔案管理工作的流程標準化、規(guī)范化、制度化，每個環(huán)節(jié)都能做到有章可依、有章必依，使得管理人員對人事檔案管理工作的制度、標準有清晰、準確的認識，有效的保障人事檔案工作的高效、高質(zhì)。

3、收集與鑒別：按照《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的收集范圍，及時收集人事檔案材料。收集的人事檔案材料應(yīng)真實準確、齊全完整、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備、具有保存價值。公司人事、工會、紀檢、黨建、審計等部門要及時將形成的職工工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、技能等級鑒定、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇、合同、學歷、獎勵（處分）、履歷、入黨入團等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，在形成材料后的一個月內(nèi)，由材料形成的主管人員將人事材料及時送交人事檔案管理部門，充實檔案內(nèi)容。對無故或有意不送交檔案材料甚至丟失檔案材料的，對有關(guān)責任人予以批評教育，并列入考核中。對近期形成的不符合要求，但屬歸檔范圍的材料，應(yīng)退回材料形成部門，提出意見，限期糾正，應(yīng)使人事檔案能夠真實地全面反映個人全貌。收集或送交的人事檔案材料經(jīng)檢查核對無誤后，要在《人事檔案交接登記簿》上逐一登記。對送交的檔案材料，管理人員要認真進行鑒別，做到：鑒別準確，取舍得當，手續(xù)完備，歸檔及時。要嚴格審查防止不符合歸檔要求的材料進入檔案。對偽造檔案材料、涂改檔案內(nèi)容的，一律不予接收。送交的人事檔案材料，統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙，檔案內(nèi)容不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。一般的人事檔案材料必須為原件，特殊材料（如學歷證、學位證、職稱證、技能等級證、獲獎證書等）需存檔的，復(fù)印后必須加蓋人事部門的公章后方可歸檔。收集的《職工履歷表》、《職工基本情況登記表》需經(jīng)組織審查蓋章，本人簽字后方能歸檔。個人撰寫的材料應(yīng)有形成時間、本人簽字。其中由組織上形成的材料應(yīng)保證內(nèi)容填寫完整、明確、形成材料的時間清晰且有公章，使得檔案內(nèi)容在日后的調(diào)閱參考中具備利用價值。

4、歸檔與整理：人事檔案統(tǒng)一使用A4紙進行裝訂，要求目錄清楚、裝訂整齊、分類要準確。人事檔案分類要按照《人事檔案規(guī)范文本》要求進行分類、整理。同類檔案按照時間先后排序歸檔。對收集的人事檔案材料在一個月內(nèi)歸入盒內(nèi)，每年裝訂入卷歸檔一次。要嚴格按照有關(guān)規(guī)定對人事檔案進行編號排列，做到分類準確、編排有序、目錄清楚，利于查找。

5、利用與轉(zhuǎn)遞：人事檔案利用范圍要符合規(guī)定，審批手續(xù)齊全，借閱檔案一般不超過10天。轉(zhuǎn)遞職工人事檔案須填寫轉(zhuǎn)遞企業(yè)職工檔案材料通知單并通過紀要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取。轉(zhuǎn)出的職工人事檔案材料齊全，符合要求，無零散材料。對轉(zhuǎn)來的檔案要認真審核《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料通知單》，核對轉(zhuǎn)來的檔案材料數(shù)量與《通知單》或《移交清單（冊）》是否一致、原因是否清楚、有無毀壞、缺頁等情況。檔案轉(zhuǎn)接過程中，必須準確記錄交接對象、時間、經(jīng)辦人以及交接單位，形成完善的交接手續(xù)，同時交接手續(xù)要有本人親筆簽字加蓋單位公章后方能歸入人事檔案。

6、建立人事檔案登記臺帳，定期或不定期對庫存人事檔案進行檢查、核對，確保人事檔案的安全和完整。在接收、轉(zhuǎn)出、查（借）閱檔案等日常工作中，認真做好記錄，做到名冊與檔案相符，人與檔案內(nèi)容相符。

7、加強人事檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息化是加強人事檔案管理、提高服務(wù)水平的必經(jīng)途徑。要應(yīng)用計算機技術(shù)建立電子檔案，使用符合中組部要求的干部人事檔案管理軟件，配備人事檔案管理專用計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀等設(shè)備，按照要求進行人事檔案數(shù)字化掃描，建成人事檔案管理信息庫，實現(xiàn)檔案信息化，現(xiàn)代化。