孫燕

【摘 要】人力資源決定著組織內(nèi)部的工作環(huán)境，人力資源質(zhì)量的高低與工作內(nèi)容的完成度以及工作效率具有重要的關(guān)系。人事檔案管理作為醫(yī)院人事管理的重要組成部分，有助于完善醫(yī)院內(nèi)部人才的考察與選拔。本文從促進(jìn)醫(yī)院人才選拔的角度出發(fā)，探索加強(qiáng)人事檔案管理的有效途徑。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事；檔案管理；人才選拔

人事檔案管理作為人事管理的重要組成部分，是醫(yī)院各個部門進(jìn)行工作考察的重要依據(jù)，是醫(yī)院人力資源管理的重要憑證和依據(jù)?？茖W(xué)有效的檔案管理模式可以將醫(yī)院內(nèi)部的工作人員資料進(jìn)行分類性、系統(tǒng)性、全面性地整理，有利于人力資源的有效利用，促進(jìn)醫(yī)院的人才選拔，從而能夠使各個崗位都能夠?yàn)榛颊咛峁└尤鎯?yōu)質(zhì)的服務(wù)，提升醫(yī)院的信譽(yù)水平和服務(wù)質(zhì)量。

一、加強(qiáng)并創(chuàng)新檔案管理意識

不少企業(yè)或者組織對于人事檔案管理是不重視的，認(rèn)為整理人事檔案無非是將所有人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)進(jìn)行簡單的登記保存而已，對于企業(yè)或者組織的發(fā)展毫無意義，同時還要分配人事檔案管理人員，對于組織來說無非是又一項(xiàng)支出。加強(qiáng)人事檔案管理的第一步，也是首要環(huán)節(jié)就是要加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理意識。

首先，在醫(yī)院的管理者之間應(yīng)該達(dá)成一致意見：對人事檔案管理樹立重視意識。這有利于人事檔案管理的有效貫徹實(shí)施，自上而下地推進(jìn)人事檔案管理工作的開展。對于人事檔案管理給予更多的資源，包括人力資源，招聘專門的檔案管理人才；物力資源，提供人事檔案管理資料室，配備基本的辦公用品；財(cái)力資源，提供更多款項(xiàng)，為人事檔案管理工作的順利進(jìn)行提供有效的物質(zhì)保障。其次，提高全員的檔案意識，通過公布文件、通知、公告等，來讓醫(yī)院全員了解認(rèn)識檔案管理的重要性，增強(qiáng)各崗位人員的工作積極性與責(zé)任感，提高全員的工作效率。最后，人事檔案管理人員應(yīng)該增強(qiáng)責(zé)任意識，確保人員充分履行工作職責(zé)；人事檔案管理人員也應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，解放思想，創(chuàng)新觀念，開拓思路，尋找一種高效、創(chuàng)新且具有“人性化”的人事檔案管理方法。

二、建立健全人事檔案管理機(jī)制

人事檔案管理機(jī)制是人事檔案管理的重要保障，也是人事檔案管理得以順利進(jìn)行所需要遵循的依據(jù)。人事檔案管理機(jī)制需要建立健全人事檔案管理制度，將人事檔案的管理過程規(guī)范化、程序化、專門化。通過科學(xué)的方法以及利用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理手段，規(guī)定檔案更新周期、更新時間、托管人員、可以翻閱人員、可使用人員等，明確職權(quán)與分工。對人事檔案進(jìn)行科學(xué)性、系統(tǒng)性、全面性地管理。人事檔案管理的主要分為“收集信息—整理信息—分類歸檔”三個主要步驟。建立健全人事檔案管理機(jī)制需要從人事檔案管理的三個主要步驟入手，逐步進(jìn)行規(guī)范，并且對每個步驟的著重點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)強(qiáng)調(diào)。

首先，收集信息。這是人事檔案管理的基礎(chǔ)。收集信息能否有效進(jìn)行關(guān)系到人事檔案的信息是否全面。收集信息作為人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)必須強(qiáng)調(diào)細(xì)致性和全面性。收集信息需要將檔案管理人員按科室進(jìn)行分工，明確責(zé)權(quán)，從收集信息的第一步開始到分類歸檔的最后一步截止，負(fù)責(zé)該科室檔案的人員不能更替，若有特殊情況，一定要做好交接工作，明確檔案管理人員的責(zé)任意識與保密意識；其次，整理信息。這是人事檔案管理的關(guān)鍵步驟。對人事檔案信息的整理強(qiáng)調(diào)檔案管理人員的協(xié)作分工，醫(yī)院各個科室的人事檔案最好由專門的人員進(jìn)行整理，即在檔案管理之前所分配的人員。最后，分類歸檔。人事檔案的管理，不僅僅是強(qiáng)調(diào)對檔案的收集、整理與保管，更重要的是能夠有效利用科學(xué)的人事檔案管理，來促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的人才考察與人才選拔。所以分類歸檔時，應(yīng)該注意檔案類別的系統(tǒng)性與檔案使用時的便捷性。

三、創(chuàng)新人事檔案管理方法

隨著社會的不斷發(fā)展與檔案管理模式的不斷進(jìn)步，對人事檔案管理也提出了全新的客觀要求。傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法已經(jīng)無法適應(yīng)新的需要。為了提供一個全面、系統(tǒng)、高效且查閱方便的人事檔案庫，需要人事檔案管理人員創(chuàng)新人事檔案的管理方法。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為信息化時代創(chuàng)造了有效的載體，人事檔案作為醫(yī)院人才選拔的重要信息依據(jù)，可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立一個人事檔案電子信息庫，實(shí)現(xiàn)一種多元化、全方位的檔案管理模式，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案繁瑣的管理工序以及紙張損耗性較大的模式中解脫出來，達(dá)到既高效又環(huán)保低碳的效果?，F(xiàn)代電子科技的使用，利用和完善現(xiàn)代電子科技產(chǎn)品，使檔案管理與現(xiàn)代電子同步。為此，需要信息錄入人員的核實(shí)與檢查。為了保證信息真實(shí)有效全面，應(yīng)該保證信息錄入的準(zhǔn)確性和完整性，為了保證信息的保密性，應(yīng)該限制該電子檔案信息庫的登錄人員，以及人員的修改權(quán)限，防止人員信息的泄露，保證全員的信息安全。最后還要建立一個資源共享平臺，這與其保密性并不沖突，而是將傳統(tǒng)的檔案管理中檔案管理人員的角色進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從一個保管者變?yōu)橐粋€信息擁有者，通過檔案信息共享化，檔案室也變成一個信息交流中心，從而體現(xiàn)出信息的重要性。人事部門可以通過資源共享來了解不同職工的技能與他們的價值，從而達(dá)到員工合理分配的目的。

綜上所述，筆者從加強(qiáng)并創(chuàng)新人事檔案的管理意識、建立健全人事檔案管理機(jī)制以及創(chuàng)新認(rèn)識檔案管理方法三方面對加強(qiáng)人事檔案管理的有效途徑進(jìn)行了探索。醫(yī)院加強(qiáng)人事檔案的有效管理有利于人事部門充分掌握醫(yī)院內(nèi)部工作人員的真實(shí)信息，了解他們的工作能力，為醫(yī)院內(nèi)部的工作安排與調(diào)動提供了便利。通過加強(qiáng)人事檔案的管理，促進(jìn)醫(yī)院的人才選拔，有利于充分利用人力資源，有效實(shí)現(xiàn)員工自身的自我價值與社會價值。

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