羅昱開

摘要：該文通過對目前中小企業(yè)信息化現(xiàn)狀和中小型企業(yè)信息化進(jìn)程中實(shí)際問題的分析，提出了中小企業(yè)信息化過程中應(yīng)注意的幾個(gè)實(shí)際問題，旨在拋磚引玉，加深人們對企業(yè)信息化的認(rèn)識和給出一些合理的建議。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；信息化；注意問題

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）26-0263-02

企業(yè)的信息化進(jìn)程是一個(gè)漫長而復(fù)雜的過程，這體現(xiàn)在其主體本身的不確定性，即現(xiàn)代企業(yè)，尤其是我們國家的中小企業(yè)除了行業(yè)結(jié)構(gòu)和企業(yè)本身的發(fā)展前途具有極大的不確定性，還有大多數(shù)企業(yè)對信息化認(rèn)識水平不夠，加上實(shí)現(xiàn)真正的企業(yè)信息化需要投入很大，再加上信息技術(shù)本身也在不斷發(fā)展，這樣，如何對待企業(yè)的信息化就顯得格外重要了。

互聯(lián)網(wǎng)+背景下企業(yè)的信息化的確加快了，尤其是企業(yè)在營銷方面的信息化這些年如火如荼，這是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然。但是，現(xiàn)代企業(yè)組織具有諸多的職能部門和分支機(jī)構(gòu)，企業(yè)的信息化就是要能夠保證這些部門與機(jī)構(gòu)之間管理、生產(chǎn)和銷售等信息安全流暢地傳遞，從而增強(qiáng)企業(yè)可控性和規(guī)范性，提高企業(yè)運(yùn)作效率，降低企業(yè)的管理成本，這個(gè)過程的信息化與營銷方面相比，仍顯得速度較慢。所以，企業(yè)的信息化不是一個(gè)簡單的信息科學(xué)技術(shù)問題，也不是一個(gè)簡單的企業(yè)某一方面的管理問題，而是信息化在企業(yè)整體運(yùn)營過程中的有機(jī)結(jié)合，這具有極大的復(fù)雜性。

從目前的企業(yè)信息化應(yīng)用的實(shí)際情況來看，許多小企業(yè)都是先從財(cái)務(wù)管理入手，先是利用單機(jī)來處理日常的具體賬目管理，如出入庫管理和賬目的統(tǒng)計(jì)管理?？梢宰龅绞r(shí)省力、查找信息方便。有的中小企業(yè)開通網(wǎng)上銀行進(jìn)行轉(zhuǎn)存支付等，大大節(jié)省了時(shí)間，提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率。大一點(diǎn)的企業(yè)搭建了企業(yè)局域網(wǎng)以實(shí)現(xiàn)部門管理信息化及內(nèi)部數(shù)據(jù)共享，形成企業(yè)經(jīng)營管理信息數(shù)據(jù)庫，有專門的人員負(fù)責(zé)維護(hù)和安全監(jiān)管信息系統(tǒng)，使這些數(shù)據(jù)的安全存儲和可靠地傳遞、處理。更好一些的企業(yè)可以開通Internet的業(yè)務(wù)經(jīng)營網(wǎng)站和管理內(nèi)外業(yè)務(wù)的全面信息化集成應(yīng)用系統(tǒng)，尤其是與IT行業(yè)緊密相關(guān)的那些公司，相對一般企業(yè)可以說是全信息化的公司，信息化技術(shù)降低了它們的經(jīng)營管理成本，在過去這么少的人實(shí)現(xiàn)這么大規(guī)模的服務(wù)絕對是無法實(shí)現(xiàn)的，這方面許多網(wǎng)絡(luò)上大的經(jīng)營者都是典范。

在許多中小企業(yè)逐步開始進(jìn)行進(jìn)一步的信息化改造的背景下，如何提高它們對中小企業(yè)信息化的認(rèn)識，讓它們選擇適合于自己的信息化道路，結(jié)合在此過程中碰到的一些問題，本文給出了以下一些建議：

1 量力而行、經(jīng)濟(jì)實(shí)用，以本業(yè)創(chuàng)新發(fā)展為首要原則

目前，對于很多中小企業(yè)，能做到財(cái)務(wù)等基本經(jīng)營信息的信息化有效管理就不錯(cuò)了，因?yàn)樗麄兤髽I(yè)的規(guī)模、經(jīng)營模式和員工素質(zhì)水平使得完全信息化對他們來說不太現(xiàn)實(shí)，再加上目前信息化的投資成本高和適用于它們的專用而成熟的信息化平臺目前少，按它們傳統(tǒng)的管理經(jīng)營模式進(jìn)行運(yùn)作可能更實(shí)際些。但是，利用網(wǎng)絡(luò)通用的信息平臺進(jìn)行企業(yè)宣傳介紹和推銷產(chǎn)品卻是必要的，如提供交易平臺的專業(yè)網(wǎng)站，為企業(yè)招聘人員而提供的專業(yè)網(wǎng)站，使用它們的費(fèi)用很低。當(dāng)然情況好些的企業(yè)也可以在網(wǎng)上創(chuàng)建自己的企業(yè)網(wǎng)站，開個(gè)網(wǎng)上企業(yè)窗口，花費(fèi)也不大?？傊瑢τ谥行⌒推髽I(yè)來說，在發(fā)展初期一定要量力而行，大操大辦地搞信息化是不經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)實(shí)的。

2 信息化設(shè)施與人員信息化素質(zhì)配套的原則

許多企業(yè)也都遇到過這些情況，信息化設(shè)施，如電腦、打印機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備很容易配備，但相關(guān)的人員培訓(xùn)沒跟上，專業(yè)的信息化管理軟件（本身也缺少）沒配上，最終這些設(shè)備變成擺設(shè)，員工利用這些設(shè)備正式辦公的時(shí)間很少。要發(fā)揮信息化設(shè)施的作用，降低企業(yè)的經(jīng)營管理成本，提高企業(yè)的管理水平和規(guī)范性，就需要員工信息化素質(zhì)的提高，否則這些設(shè)備的投入只會(huì)提高企業(yè)經(jīng)營成本，甚至起反作用，因?yàn)楦鄷r(shí)候員工利用這些設(shè)施娛樂和干私事，耽擱了正常的工作。在未來一段時(shí)間，大多企業(yè)的員工，尤其是中小企業(yè)的員工信息化素質(zhì)有待提高。這樣，如果企業(yè)人員信息化素質(zhì)不到位，最好還是先提高員工應(yīng)用信息化設(shè)施辦公的素質(zhì)，再逐步考慮涉入信息化改造進(jìn)程。

3 恰當(dāng)選擇信息化軟件系統(tǒng)的原則

提起信息化軟件來，很多人想到電子商務(wù)，想到企業(yè)的ERP系統(tǒng)，以及最常用Office辦公套件，這些功能并未系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的信息化軟件對于中小企業(yè)確實(shí)很實(shí)用。但完整而系統(tǒng)的企業(yè)信息化軟件平臺卻很少，我想這可能是日后信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展所要解決的問題了。不過現(xiàn)在有不少軟件公司開始關(guān)注普通企業(yè)信息化集成軟件系統(tǒng)的開發(fā)，我們以一種“6C”為設(shè)計(jì)理念的軟件為例，“6C”即Culture文化、Communication交流、Collaboration協(xié)作、Creation創(chuàng)新、Control控制、Center中心。這種企業(yè)信息化系統(tǒng)軟件的設(shè)計(jì)理念不錯(cuò)，里面包含了大型企業(yè)在企業(yè)信息化過程中所需的絕大多數(shù)信息化管理模塊，并有機(jī)地進(jìn)行了關(guān)聯(lián)，主要用于企業(yè)內(nèi)部信息的有效規(guī)范傳遞，同時(shí)采用了Web2.0技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)展，各系統(tǒng)模塊和處理流程還可隨企業(yè)的實(shí)際流程需要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)展及修改，因?yàn)槊恳粋€(gè)行業(yè)的企業(yè)都有不同的結(jié)構(gòu)和經(jīng)營模式。當(dāng)然這些軟件還沒經(jīng)過長期實(shí)踐的檢驗(yàn)，其中難免存在一些問題，所以企業(yè)一定要根據(jù)自身的切實(shí)需要選擇或開發(fā)那些切合企業(yè)實(shí)際的信息化軟件系統(tǒng)，這是那些經(jīng)濟(jì)效益好些的公司在進(jìn)行信息化改進(jìn)時(shí)應(yīng)該注意的問題。

4 對業(yè)務(wù)流程與操作規(guī)程合理優(yōu)化的原則

一個(gè)企業(yè)按照網(wǎng)絡(luò)公司的建議，裝了財(cái)務(wù)管理所需的軟件，也參與了培訓(xùn)人員，但最終卻未能如愿。因?yàn)槌隽隋e(cuò)還需要人工來查賬，才能做到。這說明軟件的操作流程不規(guī)范，既不能進(jìn)行靈活調(diào)整，又有的沒有自動(dòng)留存操作痕跡；其次由于使用人員的技術(shù)水平差，也常常出現(xiàn)問題，出了問題還沒有原來那么好查；還有，購入的軟件平臺和本企業(yè)業(yè)務(wù)流程有個(gè)別沖突，這都令管理者很是頭疼。信息系統(tǒng)絕不是完全智能的，要不出錯(cuò)，只能在業(yè)務(wù)的處理流程及規(guī)范操作上下工夫。在成功引入信息化的銀行業(yè)，信息化處理流程與規(guī)范操作已經(jīng)得到了很好的改進(jìn)而達(dá)到了成熟，其可靠性不僅體現(xiàn)在單人操作的可靠設(shè)計(jì)上，而且也利用了人性化的防范機(jī)制，如個(gè)別操作必須雙人操作才能實(shí)現(xiàn)。對于普通企業(yè)的信息化，這種規(guī)范還考慮欠缺，在買入專用的信息化系統(tǒng)時(shí)必須要讓開發(fā)者能夠根據(jù)企業(yè)自身實(shí)際情況不斷進(jìn)行改進(jìn)，我想這不僅是企業(yè)面對的問題，也是企業(yè)信息化軟件系統(tǒng)開發(fā)者應(yīng)該注意的問題。

5 逐步投入、逐步適應(yīng)、逐步改進(jìn)的原則

目前信息設(shè)備的安全性和可靠性對于中小企業(yè)來說甚至還不足以讓它們丟棄原始的紙筆賬目，即使在銀行，雖然擁有可靠大型分布式信息處理系統(tǒng)，也還需要客戶簽名這一原始的信息錄入手段，當(dāng)然隨著信息化技術(shù)的發(fā)展成熟，數(shù)字化認(rèn)證的個(gè)人證件將會(huì)快速應(yīng)用。這說明對于我們中小企業(yè)，在信息化的過程中我們必須逐步投入，逐步適應(yīng)，逐步改進(jìn)，畢竟目前乃至將來很久，信息化軟硬件系統(tǒng)都具有很大的不可靠性，不成熟的過分依賴信息化管理有時(shí)會(huì)造成重大的信息隱患和風(fēng)險(xiǎn)?？傊?，企業(yè)的信息化是不可能一步到位的，企業(yè)可以根據(jù)信息技術(shù)在這方面的發(fā)展?fàn)顩r以及自身的經(jīng)濟(jì)條件來最終決定適用于的自己的企業(yè)信息化進(jìn)程。

當(dāng)然，企業(yè)信息化日后仍將會(huì)碰到許多新問題，本文只是結(jié)合實(shí)際中碰到的一些問題進(jìn)行了初步的探討，相信隨著社會(huì)進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，隨著信息技術(shù)發(fā)展水平和整個(gè)社會(huì)信息化認(rèn)識水平的提高，這些大大小小的問題都將得到解決，畢竟，這是社會(huì)生產(chǎn)力未來發(fā)展的需要。