文/吉林省疾病預(yù)防控制中心　孟爽

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)困境及對策

文/吉林省疾病預(yù)防控制中心孟爽

隨著社會的發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)正在逐漸融入人們的工作和生活中，特別是事業(yè)單位的檔案管理，隨著檔案信息、內(nèi)容的日益豐富，僅靠紙質(zhì)憑證存儲，不但容易損壞、變質(zhì)，也增加了檔案管理成本，因此，完善事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)，已成為事業(yè)單位電子政務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容。本文對當前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中面臨的困境進行探討，并提出有效的應(yīng)對策略，以供參考。

事業(yè)單位；檔案信息化；困境；對策

檔案的管理工作對每個單位都十分重要，特別是事業(yè)單位，其檔案信息具有重要的保存價值。接下來筆者就事業(yè)檔案信息化建設(shè)中面臨的困境以及解決對策進行探討，以期為事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)提供有效的建議。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理面臨的困境

（一）缺乏專業(yè)的管理人才。當前我國的事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人才，部分管理人員從未接受過檔案信息化的培訓(xùn)，導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)的過程中，常常存在工作誤差，不能有效發(fā)揮檔案信息化管理的作用。而部分事業(yè)單位甚至沒有專門的檔案管理人員，而是由其他人員兼任，致使檔案信息化的工作中，不僅不能順利進行檔案信息化的建設(shè)，還造成許多檔案人員工作時敷衍了事，缺乏必要的責(zé)任心與耐心做好檔案信息化建設(shè)，不能及時發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)過程中的問題。

（二）缺乏完善的離職交接制度。當今社會很少有人能在一個崗位上工作至退休，特別是事業(yè)單位，其人員換屆更是有制度性。因此，檔案管理人員的離職交接一直是檔案管理部門面臨的一大困境，尤其是突發(fā)性離職，如檔案管理人員離職、出國學(xué)習(xí)、生病等突發(fā)狀況，都會對檔案管理工作造成極大的影響。由于目前多數(shù)檔案管理部門缺乏完善的交接制度，導(dǎo)致檔案管理人員在離職工作交接時，不能有章可循，而造成許多檔案變成“棄檔”“死檔”，給事業(yè)單位造成嚴重損失。

（三）在檔案信息管理上缺乏有效的措施。保管好檔案信息是檔案管理的重要內(nèi)容，雖然電子檔案已越來越普及，但是涉及機密、重要的檔案信息，還應(yīng)同時采用紙質(zhì)檔案的方式管理備案。然而當前事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)以后，針對重要、機密檔案的備案缺乏有效措施，造成紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理制度不銜接，以致造成許多檔案丟失、損壞。而在查找使用中不能充分發(fā)揮檔案信息的利用價值，極大阻礙了事業(yè)單位檔案信息化的進一步發(fā)展。

（四）缺少高科技管理和保護檔案的意識。隨著社會的進步，事業(yè)單位舊的檔案管理方式和設(shè)備已無法適應(yīng)當前發(fā)展。然而當前大多數(shù)事業(yè)單位，還未認識到該問題的嚴重性，導(dǎo)致在日常管理中多數(shù)事業(yè)單位的檔案信息不能及時更新，或是更新速度很緩慢。同時，事業(yè)單位也未根據(jù)社會發(fā)展以及工作需求引進高科技設(shè)備對檔案進行管理和修復(fù)，其對檔案的信息的保護意識還很弱。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的對策

（一）強化對檔案管理人員的培訓(xùn)與招聘。作為檔案信息化建設(shè)的執(zhí)行者，檔案管理人員專業(yè)水平的高低直接影響了信息化建設(shè)的程度。因此，要進一步完善事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)，加強對其檔案管理人員的招聘與培訓(xùn)非常關(guān)鍵。第一，應(yīng)該定期安排檔案管理人員進行檔案信息化建設(shè)的培訓(xùn)，加強其專業(yè)技能，使其認識到自己工作的重要性；第二，對外招聘優(yōu)秀的檔案信息化管理人才，為單位引入新鮮血液，加快事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，以提高其檔案管理人員的專業(yè)技能和知識，使事業(yè)單位的檔案管理跟上時代的發(fā)展。

（二）做好檔案管理人員的離職交接工作。事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理人員的離職交接做出嚴格規(guī)定，以使交接工作做到有章可循。如事業(yè)單位的工作人員因特定原因需離開崗位時，要在臨走前做好檔案的交接并留下聯(lián)系方式，以方便原單位發(fā)現(xiàn)問題時能及時聯(lián)系。同時，還應(yīng)做好交接工作的書面?zhèn)渥?，以區(qū)分工作責(zé)任，方便日后查閱。

（三）做好檔案信息的更新管理。由于事業(yè)單位時刻都可能有新變動，因此，事業(yè)單位的檔案管理人員，需要及時收集新的檔案信息，不斷充實和完善檔案信息庫。同時根據(jù)事業(yè)單位的需求，及時更換落后的設(shè)備，引入先進設(shè)備來管理檔案，為完善檔案信息化建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)，從根本上加快事業(yè)單位收集信息的速度，更好地服務(wù)于單位。

（四）建立自身的檔案信息化管理規(guī)則。進一步完善檔案信息化的建設(shè)，制定一定的檔案管理規(guī)則就非常重要。因為任何管理工作，都離不開對應(yīng)的規(guī)章制度。所以在事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)中，應(yīng)根據(jù)實際情況，逐步形成和完善自身的管理規(guī)則，應(yīng)采取科學(xué)有效的方式促進檔案信息化的建設(shè)，以最小的人力、財力、物力管理更多的檔案，唯有此才能真正加快檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

三、結(jié)語

綜上所述，我們更清楚地認識到，檔案信息作為事業(yè)單位分析決策的重要依據(jù)，在事業(yè)單位工作中占有十分重要的地位。因此，如何完善事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，將其真正落實到事業(yè)單位的日常章程中，是當前事業(yè)單位檔案管理的首要工作，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

［1］李萍，胡曉艷.對事業(yè)單位“流動編”人員人事檔案管理的幾點思考［J］.蘭臺內(nèi)外，2008（06）.

［2］孫艷平.論事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)［J］.科技咨詢導(dǎo)報，2007（21）.

［3］張青玉.檔案信息化建設(shè)的問題與對策［J］.蘭臺世界，2005（09）.