文/余姚市住房保障中心　陳海燕

事業(yè)單位照片檔案管理存在的問題與對(duì)策分析

文/余姚市住房保障中心陳海燕

照片檔案信息資源是指依托感光材料實(shí)現(xiàn)對(duì)國家、集體和個(gè)人等具有歷史價(jià)值活動(dòng)信息記錄的檔案形式。照片檔案是事業(yè)單位檔案信息資源的關(guān)鍵構(gòu)成要素。然而，目前事業(yè)單位照片檔案管理還存在一些問題，亟待改進(jìn)。為此，本文對(duì)事業(yè)單位照片檔案管理的改進(jìn)策略展開研究，以供參考。

事業(yè)單位；照片檔案；管理制度；激勵(lì)機(jī)制

一、事業(yè)單位照片檔案的重要意義

事業(yè)單位的各項(xiàng)工作中，檔案管理是一項(xiàng)十分重要的工作。而照片檔案又是檔案管理工作的重要組成部分，照片檔案的利用更加廣泛，而且具有很高的利用價(jià)值，是事業(yè)單位工作中十分重要的組成部分，可以說做好照片檔案的收集、保管是整個(gè)照片檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。因此，事業(yè)單位照片檔案管理工作尤為關(guān)鍵。

二、事業(yè)單位照片檔案管理存在的問題

事業(yè)單位照片檔案管理存在著設(shè)備條件欠缺、收集與整理工作缺乏即時(shí)性、歸檔與保管缺乏規(guī)范性、利用與查找缺乏有效性等方面的問題，亟待改進(jìn)。

（一）設(shè)備條件存在欠缺。照片檔案的管理要有良好的照片檔案管理設(shè)施，這是做好照片檔案管理工作的物質(zhì)保障。但是由于部分事業(yè)單位并非專職檔案管理機(jī)構(gòu)，照片檔案管理的設(shè)備條件因單位資金投入有限，存在著一定的欠缺，對(duì)檔案專用的辦公設(shè)備采購不足，導(dǎo)致有些工作無法高效推進(jìn)。

（二）收集與整理缺乏即時(shí)性。照片檔案的收集與整理工作關(guān)系到事業(yè)單位照片檔案管理的有效性和真實(shí)性。為此，事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)通過多種途徑來收集照片，對(duì)每一次事件、活動(dòng)或者業(yè)務(wù)成果都要及時(shí)地進(jìn)行照片的收集與存檔，并做好文字說明工作。但是目前一些事業(yè)單位在照片的收集與整理方面缺乏即時(shí)性，導(dǎo)致很多照片并沒有及時(shí)入檔，耽誤了后續(xù)工作的完成。

（三）歸檔與保管缺乏規(guī)范性。由于照片檔案的制成材料有一定的獨(dú)特性，所以照片檔案的歸檔與保管需要具備一定的條件，遵守一定的規(guī)范，相對(duì)于其他檔案的歸檔與保管要求更高。比如，照片和底片在入庫前需要進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和把關(guān)，庫內(nèi)的照片檔案也要進(jìn)行定期檢查，照片檔案庫房的溫度需要控制在15～25℃，濕度要保持在55%～65%等。但是事業(yè)單位并非專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，所以在照片檔案的歸檔與保管方面并沒有嚴(yán)格遵循規(guī)定，缺乏一定的規(guī)范性。

（四）利用與查找缺乏有效性。由于信息化進(jìn)程比較落后，事業(yè)單位照片檔案在利用與查找方面缺乏一定的有效性，利用率低。

三、事業(yè)單位照片檔案管理的改進(jìn)策略

對(duì)事業(yè)單位照片檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，需要從以下幾個(gè)方面入手：

（一）規(guī)范管理制度，采取激勵(lì)機(jī)制。在照片的存儲(chǔ)、收集、整理、利用、查找等每一個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)該有一定的制度規(guī)范作為保障。為此，事業(yè)單位應(yīng)該不斷規(guī)范管理制度，規(guī)范每一個(gè)環(huán)節(jié)，使照片檔案管理工作有章可循。同時(shí)應(yīng)采取激勵(lì)機(jī)制，激勵(lì)事業(yè)單位檔案管理工作人員做好每一項(xiàng)細(xì)微的工作，使照片檔案管理工作整體有序發(fā)展。

（二）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，運(yùn)用信息化管理。信息化時(shí)代，檔案管理工作也離不開信息化的管理與設(shè)備方面的跟進(jìn)。為此，事業(yè)單位應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷增加投入，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)，運(yùn)用信息化管理來提升照片檔案管理的工作效率。當(dāng)然，檔案數(shù)字化對(duì)象不斷豐富，不僅僅局限在紙質(zhì)檔案方面，已經(jīng)擴(kuò)展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、縮微膠片等各種不同種類載體檔案的數(shù)字化，因此事業(yè)單位也應(yīng)強(qiáng)化對(duì)照片檔案的數(shù)字化技術(shù)與數(shù)字化管理，以大幅提高檔案管理效率。

（三）注重人員培訓(xùn)，提高思想重視。從檔案信息資源管理的角度來看，唯有檔案管理人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能，才能夠最大限度地實(shí)現(xiàn)對(duì)照片檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。有鑒于此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性的職業(yè)技能培訓(xùn)，以便使其通過培訓(xùn)，掌握先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，更新自身的檔案管理與服務(wù)理念，提升自身的檔案管理技能。同時(shí)，依托對(duì)檔案管理人員的專項(xiàng)培訓(xùn)，能夠使事業(yè)單位檔案管理人員強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)和崗位意識(shí)，使其能夠在照片檔案的管理與開發(fā)利用過程中做到勤勉盡職，從而最大限度地提升事業(yè)單位照片檔案管理效率。

四、結(jié)語

以上，我們對(duì)事業(yè)單位照片檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，并就事業(yè)單位照片檔案管理的改進(jìn)策略展開了研究。照片檔案管理工作的重要性日益凸顯，事業(yè)單位在具體的管理過程中應(yīng)充分考慮現(xiàn)存問題，積極改進(jìn)，提高工作成效。

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