文/湖北省襄陽市社會福利院 武娟

淺議新時期如何做好養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理工作

文/湖北省襄陽市社會福利院 武娟

現(xiàn)階段，我國已經(jīng)處于老齡化的狀態(tài)，同時，因為人們本身養(yǎng)老觀念的轉(zhuǎn)變，所以，養(yǎng)老機構(gòu)的數(shù)量也逐漸增加，有效地緩解了老年人養(yǎng)老的問題。由此可見，強化養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理工作，推動其穩(wěn)定發(fā)展，這已經(jīng)成為社會福利化的關(guān)鍵。文章詳細地分析了養(yǎng)老機構(gòu)的檔案管理工作，并且針對其中存在的問題提出了相應的改革措施，希望能夠做好養(yǎng)老機構(gòu)的檔案管理工作。

新時期；養(yǎng)老機構(gòu)；檔案管理工作

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，人口發(fā)展的速度也隨之提高，所以對人口年齡結(jié)構(gòu)產(chǎn)生了一定程度的影響，導致老齡化現(xiàn)象的出現(xiàn)，與此同時，養(yǎng)老問題也逐漸受到人們的重視與關(guān)注，成為亟待解決的社會問題。而養(yǎng)老機構(gòu)的產(chǎn)生有效地緩解了這一問題，但是，在其檔案管理工作中卻始終存在問題。因此，需要采取相應的措施，保證新時期養(yǎng)老機構(gòu)的檔案管理工作正常開展。

一、養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理工作的問題

（一）檔案管理意識薄弱。在建立養(yǎng)老機構(gòu)各種類型檔案材料的時候，會涉及多個部門，所以，也逐漸提高了檔案管理工作人員的工作要求，需要保證根據(jù)具體的要求來收集并整理，甚至是處理材料。但是，在現(xiàn)實工作當中，養(yǎng)老機構(gòu)對于檔案管理工作的重視程度嚴重不足，而且管理意識也十分薄弱，同時，大部分的檔案管理人員都是兼職，而專業(yè)的管理人才卻嚴重匱乏。這樣一來，就使得合成材料所需的時間過長，很容易使檔案材料丟失或者是混亂。

（二）檔案管理制度不完善。當前，在養(yǎng)老機構(gòu)的管理工作當中，制度種類很多，其中包括業(yè)務制度、后勤制度和財務制度等等，然而，大部分養(yǎng)老機構(gòu)的檔案管理制度卻存在問題。所以，這樣就會導致檔案管理工作不明確，其統(tǒng)一性與規(guī)范性的特點并不明顯，所以，很難把檔案管理和養(yǎng)老機構(gòu)發(fā)展相互關(guān)聯(lián)。而在此背景下，資料的完整性也會受到影響，進而導致資料內(nèi)容的缺失與遺漏，最終只會使得養(yǎng)老機構(gòu)中的重要歷史資料得不到相應的保存。

（三）檔案管理工作人員自身素質(zhì)不高。當前，在養(yǎng)老機構(gòu)中從事檔案管理工作的工作人員，絕大多數(shù)都是在其他部門中調(diào)取并兼職管理的，所以，其自身的檔案管理素質(zhì)與專業(yè)理論水平都十分缺乏。根據(jù)實際的調(diào)查結(jié)果表明，絕大多數(shù)的養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理工作人員，其學歷并不高，而且知識結(jié)構(gòu)也不健全，甚至檔案管理技術(shù)也很落后，所以，在信息時代的檔案事業(yè)發(fā)展中，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足其需要。除此之外，檔案管理人員自身的業(yè)務素質(zhì)不高主要表現(xiàn)為服務缺乏主動性。而且，在養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理工作的專業(yè)工作人員數(shù)量有限，且素質(zhì)不高，所以，嚴重地影響了整體工作的動力與其素質(zhì)的提升。

（四）檔案管理不科學且設備落后。在我國社會經(jīng)濟與科技快速發(fā)展的背景下，計算機與網(wǎng)絡技術(shù)逐漸被應用在各個領域當中。與此同時，電子文件與無紙化辦公的方式也有效地轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案管理模式。然而，卻因為客觀因素的制約與影響，導致當前養(yǎng)老機構(gòu)在檔案管理工作方面的投入不足，很多養(yǎng)老機構(gòu)都采用的是手工組卷的模式，所以，在檔案的保管以及保護方面存在一定的不足之處。

二、新時期完善養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理工作的具體措施

近年來，老齡化人口的數(shù)量逐漸增加，所以，使得養(yǎng)老機構(gòu)任務也更加繁重。但是，因為檔案管理工作相對落后，因此，對于養(yǎng)老機構(gòu)的進一步發(fā)展產(chǎn)生了嚴重的影響。為了更好地完善其檔案管理工作，就一定要采取相應的措施，進而確保滿足新時期養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理工作的相應需求。

（一）增強養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理意識。在單位發(fā)展的過程中，檔案的作用十分重要，不僅能夠詳細地記錄其發(fā)展的歷史，同時也是推動其可持續(xù)發(fā)展的重要信息資源。所以，不斷強化養(yǎng)老機構(gòu)工作人員檔案管理意識，特別是領導人員的檔案管理意識，已經(jīng)成為推動檔案管理工作開展的重要前提。與此同時，還應該把檔案管理工作和養(yǎng)老機構(gòu)發(fā)展相互聯(lián)系與結(jié)合，確保養(yǎng)老機構(gòu)的工作人員能夠深入地了解并認識檔案形成的重要作用。

（二）建立健全養(yǎng)老機構(gòu)規(guī)章制度。在檔案管理工作開展的過程中，建立并健全養(yǎng)老機構(gòu)的規(guī)章制度是重要的工作環(huán)節(jié)。所以，養(yǎng)老機構(gòu)應該充分地利用自身特點，并且與相關(guān)的法律法規(guī)相互結(jié)合，不斷規(guī)范并統(tǒng)一不同類型檔案的管理工作，使得檔案管理制度的各個環(huán)節(jié)更加完善，推動其進一步地發(fā)展。

（三）提高檔案管理工作人員自身素質(zhì)。在養(yǎng)老機構(gòu)中，不斷提升檔案管理工作人員的素質(zhì)水平十分重要。而養(yǎng)老機構(gòu)中的領導人員則應該充分地意識到檔案管理工作人員素質(zhì)在機構(gòu)未來發(fā)展和建設過程中的重要影響。當前，檔案管理工作人員需要重視自身素質(zhì)水平提高的重要性，并且利用多種形式和渠道來不斷學習檔案管理的知識，積極參加專業(yè)培訓，進而不斷增強其檔案管理工作的能力，更好地為養(yǎng)老機構(gòu)發(fā)展做出巨大的貢獻。除此之外，還應該不斷改善檔案管理工作人員自身管理的觀念，使其服務意識提升，保證檔案管理工作更加規(guī)范。第一，管理工作人員需要提高對檔案的利用意識。在開展檔案管理工作的過程中，不只要對資料進行收集、整理和保管，而最重要的是要對其進行充分開發(fā)和利用，所以，最重要的就是要對檔案進行歸檔整理，并且總結(jié)出相應的材料，更方便進行查閱和使用。第二，應該不斷提高管理人員開放意識，將已經(jīng)整理完成的材料編輯成冊，同時詳細地列出目錄內(nèi)容，針對專題目錄需要利用計算機來整理和保存，進而有效地增加查閱的速度。第三，不斷提高管理工作人員服務意識。在養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理工作開展的過程中，管理人員一定要將被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?，并且及時地了解并掌握相關(guān)信息內(nèi)容，主動提供并利用所具備的檔案資料，使得服務質(zhì)量得到提升，并且提高工作的效率，使得檔案資料的利用率得以提升。

（四）加大對養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理工作物資投入力度。因為傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以同當前社會的發(fā)展需求相適應，所以，在開展檔案管理工作的時候，需要積極地利用現(xiàn)代科技，進而更好地為養(yǎng)老機構(gòu)提供所需服務，更好地開發(fā)并利用檔案的資源，進而為機構(gòu)工作人員提供相應的信息資料。另外，還應該適當?shù)丶哟髾n案管理工作物資的投入，充分利用現(xiàn)代化的管理設備，與經(jīng)濟和法律等多種手段進行結(jié)合，有效地提高檔案管理工作人員自身的素質(zhì)能力。

三、結(jié)束語

綜上所述，在養(yǎng)老機構(gòu)中，檔案管理工作是其日常工作內(nèi)容之一，但同樣具有關(guān)鍵的作用，不僅能夠推動機構(gòu)管理工作的發(fā)展，同時，也是其改革和發(fā)展的重要紐帶。所以，不僅要保證養(yǎng)老機構(gòu)的領導更加重視檔案管理工作，還需要積極地培養(yǎng)檔案管理工作人員自身的知識水平與專業(yè)素質(zhì)，進而為其提供更優(yōu)質(zhì)的管理服務，使得養(yǎng)老機構(gòu)得到進一步的發(fā)展。

［1］馬文娟.養(yǎng)老機構(gòu)加強休養(yǎng)人員檔案管理的思考［J］.赤子，2014（6）:267-267.

［2］毛家敏.淺談目前養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理存在的弊端及其改革的措施［J］.辦公室業(yè)務，2014（11）:105-105；109.

［3］王洪寶.新時期社會養(yǎng)老檔案管理規(guī)范化建設思考［J］.企業(yè)文化（下旬刊），2015（9）:156-156.

［4］王少英.芻議養(yǎng)老保險并軌的檔案管理［J］.中國化工貿(mào)易，2015，7（33）:84.

［5］周仕芹.新時期如何做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作探討［J］.黑龍江史志，2014（1）:105-105.

［6］李清華.養(yǎng)老保險檔案管理中存在的問題與改進措施［J］.中國電子商務，2014（9）:103.