文/劉偉偉

淺析水土保持檔案管理工作

文/劉偉偉

在水土保持的工作之中，很多資料都是在運(yùn)行過(guò)程中逐步累計(jì)的，它反映著水保工作最真實(shí)的歷史記錄，是整個(gè)水保工作最為重要的信息來(lái)源，是整個(gè)水保工作在管理決策上的重要依據(jù)。這主要是因?yàn)樗鼉?nèi)容強(qiáng)大，綜合性強(qiáng)，周期差距大，這些全都構(gòu)成了水保工作，而且他們之間還可以相互的滲透。所以，就目前而言，怎么提高相應(yīng)的水保認(rèn)知和建設(shè)對(duì)于檔案的整理及信息化建設(shè)有著非常重要的意義。

水土保持；檔案管理；信息化

1　引言

在水土保持的檔案里有著各種各樣的歷史記錄，這些記錄有不同價(jià)值的文字、音像和圖表構(gòu)成，它記載了整個(gè)建設(shè)活動(dòng)中最重要的成果，然后根據(jù)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)反映出工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程中最為真實(shí)的信息傳遞，他是整個(gè)水土保持中建設(shè)者最為智慧的結(jié)晶和產(chǎn)物。它是整個(gè)檔案資源中最為重要的部分，是開展技術(shù)性交流的極為重要的依據(jù)。

2　水土保持檔案的基本特點(diǎn)

對(duì)于水土保持檔案來(lái)說(shuō)，它擁有著完整性、服務(wù)性以及科學(xué)性的特點(diǎn)，除了這些之外，它其實(shí)還擁有著下面的幾個(gè)重要特點(diǎn)：

2.1綜合性強(qiáng)

水土保持檔案在下文中筆者就簡(jiǎn)稱為“水?！?。關(guān)于水保，筆者了解到它的工作非常的繁瑣，工作面涉及的也非常之廣，并且可能會(huì)牽涉到農(nóng)林、水利、環(huán)保以及交通上的問(wèn)題，另外還和建筑、天文等一些知識(shí)緊密連接。所以說(shuō)由此形成的水土保持檔案更加具有多元性以及綜合性，同時(shí)體現(xiàn)更多的學(xué)科知識(shí)和信息。

2.2季節(jié)性強(qiáng)

因?yàn)樗＿@份工作是一種對(duì)自然環(huán)境的改造工作，所以它必然要受到相應(yīng)的自然規(guī)律的制約。另外在一年當(dāng)中每個(gè)季節(jié)都有著特定的一些工作內(nèi)容，比如：在春天的時(shí)候進(jìn)行植樹活動(dòng)，到了夏天進(jìn)行筑壩活動(dòng)，再到了秋天開展歲修的工程等。在這些工作中，由于工作量特別大自然會(huì)形成很多檔案，尤其是那些多變的檢測(cè)數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)需要認(rèn)真的考量，因?yàn)樗鼈冎陵P(guān)重要。這些數(shù)據(jù)可以在一定程度上防治洪澇，其對(duì)應(yīng)是季節(jié)性強(qiáng)但時(shí)間短的特點(diǎn)。

2.3周期差異大

在水保工程中，由于其工程效益和地質(zhì)條件以及其他等等因素，造成了周期的長(zhǎng)短差距特別大。所以說(shuō)，對(duì)于一般的閘溝來(lái)說(shuō)，需要進(jìn)行建設(shè)打壩和水保工作，這些東西一般都是在數(shù)月之內(nèi)完成。對(duì)于其他的一些建設(shè)工程而言，需要的時(shí)間就不是現(xiàn)在這時(shí)間了，可能要花費(fèi)上數(shù)年或則數(shù)十年才能最終完成。由于其施工的周期存在著長(zhǎng)短不一，這樣一來(lái)便使得對(duì)應(yīng)的工程檔案在周期上存在很大差異。

2.4文書與科技檔案之間相互滲透

對(duì)于水保員工來(lái)說(shuō)，他們需要規(guī)劃、管理、設(shè)計(jì)和施工等一系列的過(guò)程，然后運(yùn)用一體化的機(jī)制工作。對(duì)于那些業(yè)務(wù)性的文書以及科技檔案來(lái)說(shuō)，他們之間需要不斷的交流滲透。在很多文書里面，其不僅僅有檔案的前期活動(dòng)性記錄，還具有文書檔案和科技檔案走向一體化的最終趨勢(shì)。

3　水土保持檔案管理工作中存在的問(wèn)題

3.1不能貫穿整個(gè)水保工程建設(shè)程序的各個(gè)階段

水土保持檔案的管理工作一般情況下是對(duì)相應(yīng)文件進(jìn)行收集和整理的工作。因此在簽訂合同以及協(xié)議的時(shí)候，一定要完成檔案收集、整理和移交；在進(jìn)行水保工程的進(jìn)度查詢的時(shí)候，一定要認(rèn)真的完成水保工程中檔案的收集整理；在進(jìn)行項(xiàng)目的評(píng)審時(shí)，需要不斷完善內(nèi)容和質(zhì)量，然后給出關(guān)聯(lián)性的一些評(píng)語(yǔ)。最后，由于有關(guān)的部門在水土保持檔案工作少了極為重要的一部分，所以說(shuō)很容易變化因此造成了檔案的不完整性。

3.2未嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理移交手續(xù)

在工程建設(shè)中，相關(guān)的技術(shù)和管理人員都是整個(gè)檔案整理工作中最為直接的責(zé)任人，他們需要將工作中的檔案進(jìn)行歸納和整理。不過(guò)在實(shí)際的過(guò)程中，相關(guān)的技術(shù)人員在資料歸納上并沒(méi)有很好的完成，同時(shí)在移交檔案的時(shí)候也不是特別利落，丟失了一些基本的檔案。

3.3檔案基礎(chǔ)設(shè)施欠缺

很多大中型的水保工程之中，由于其沒(méi)有建立完善相應(yīng)的工作任務(wù)，因此在符合規(guī)范化要求的同時(shí)加強(qiáng)自身設(shè)備的安裝；只有這樣才能真正的完善相應(yīng)的設(shè)備以及裝備，由此使得相應(yīng)的檔案管理是否能夠真正的正?；\(yùn)行。

4　加強(qiáng)水土保持檔案管理的對(duì)策

4.1宣傳建立檔案的重大意義

在水保的工程之中，其涉及到的部門很多，這也是其資源廣泛的一個(gè)重要原因。而且作為一個(gè)建檔的單位，他們不但要加強(qiáng)內(nèi)部的一些學(xué)習(xí)，還應(yīng)該不斷的夸張自己的知識(shí)，然后再明確水保工作的重要性。同時(shí)還應(yīng)該積極的向有關(guān)的部門主動(dòng)宣傳建立檔案的重要意義，一定要在部門之間形成共識(shí)，特別是建檔的共識(shí)，只有這樣才能是確保其對(duì)應(yīng)的重要地位，才能開展一個(gè)和諧積極的內(nèi)部和外部環(huán)境。

4.2加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案的基礎(chǔ)設(shè)施是整個(gè)水保工作順利開展的依據(jù)，是整個(gè)檔案在安全保管和開發(fā)之中必不可少的物質(zhì)條件。所以，各個(gè)單位對(duì)這份工作都很重視，如何改變現(xiàn)有的這些簡(jiǎn)陋的保管和保護(hù)條件，對(duì)于檔案部門來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。在檔案的管理中一定要完善相關(guān)的設(shè)備，如空調(diào)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等最基本的包公設(shè)備。如果正好存在了建檔的關(guān)鍵過(guò)度期，也應(yīng)該采取措施，盡可能的為檔案的開展提供有利的工作環(huán)境。

4.3規(guī)范水土保持的檔案整理工作

尤其是最近幾年，我國(guó)根據(jù)相關(guān)的文檔資料制定了很多規(guī)章制度和相應(yīng)的規(guī)范，并且在規(guī)范中對(duì)整理的原則以及方法做出明確規(guī)定。同時(shí)有關(guān)的水土保持檔案組要遵循一定的文件材料，區(qū)分出不同的價(jià)值，這樣才能最大限度的進(jìn)行有效利用。在有關(guān)的地點(diǎn)上，需要采用一些分散的方式進(jìn)行局部結(jié)合，然后把整理的工作逐步的分散在各個(gè)環(huán)節(jié)上。在相應(yīng)的地點(diǎn)上，要采用時(shí)間點(diǎn)的收集，然后對(duì)當(dāng)前的檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一的組織和歸檔。對(duì)于水保工作，筆者認(rèn)為凡事無(wú)大小，一定要認(rèn)真對(duì)待。筆者認(rèn)為檔案可以按照不同的大綱進(jìn)行分類，這樣尋找起來(lái)也比較方便，特別是目錄的搜索一定要做好。同時(shí)，相關(guān)的檔案部門還應(yīng)該建立獨(dú)有的工作規(guī)章制度，然后明確人員的職責(zé)及要求，進(jìn)而保證檔案在收集的時(shí)候更加統(tǒng)一，然后對(duì)其合理的利用。

5　結(jié)語(yǔ)

水土保持檔案的工作強(qiáng)度比較大，總體來(lái)說(shuō)是一個(gè)艱苦并且需要耐心的工作，同時(shí)也是一個(gè)基礎(chǔ)性的行政管理工作，更是連接著過(guò)去、未來(lái)和現(xiàn)在的重要紐帶。所以說(shuō)，水保的工作人員一定要仔細(xì)全面、精準(zhǔn)系統(tǒng)化的完善相關(guān)的水土檔案，并且還應(yīng)該讓現(xiàn)有的水土保持檔案真正的服務(wù)于工程建設(shè)，然后在實(shí)際中解決問(wèn)題。

［1］李銳，楊勤科等.中國(guó)水土保持管理信息系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)方案［J］.

水土保持通報(bào)，2015，18（3）：42-45.

［2］孫穎等.模型庫(kù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)［J］.學(xué)報(bào).2012，13（5）：20-23.

劉偉偉（1976.—），性別：女，籍貫：山東省乳山人，學(xué)歷：大專，現(xiàn)有職稱：助理工程師；研究方向：檔案管理。

（作者單位：乳山市水土保持監(jiān)督管理站）