黃曉燕

上海交通大學(xué)基建處檔案室 200240

高校工程檔案全過程立體化管理初探

黃曉燕

上海交通大學(xué)基建處檔案室 200240

隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校的工程項目隨之不斷增多，基建投資也在日益增大，與此同時中央也出臺了許多檔案方面的新措施，比如檔案數(shù)字資源建設(shè)、創(chuàng)新管理等等，因此這對各大高校工程檔案的管理工作來說是一次巨大的挑戰(zhàn)。工程檔案對于高校在土地產(chǎn)權(quán)、資產(chǎn)管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、工程項目處理以及經(jīng)濟糾紛等方面具有十分重要的意義，因此本文將對高校工程檔案全過程立體化的管理進行分析研究，從而使高校得到更好的發(fā)展。

高校；工程檔案；全過程管理；立體化管理

近幾年，中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，上海市委辦公廳、市政府辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下本市檔案工作的事實意見》，上海市檔案局印發(fā)《深入貫徹〈關(guān)于加強和改進新形勢下本市檔案工作的事實意見〉的工作措施》，檔案工作越來越受關(guān)注和重視。工程檔案作為檔案管理工作中不可或缺的一部分，是在工程項目的建設(shè)活動中直接形成的，真實記載和反映了工程項目建設(shè)的全過程，是工程項目質(zhì)量評估和日后維護的重要依據(jù)。在新形勢下加強高校工程檔案的全過程立體化管理既是機遇更是挑戰(zhàn)。

一、工程檔案的特點

工程檔案與一般檔案相比，不僅具有原始記錄性、價值性、信息性等特點，還具有以下一些獨特的特點：第一個是專業(yè)性。不僅是在形成領(lǐng)域上面，在內(nèi)容、性質(zhì)上都有明顯的專業(yè)特點；第二個是成套性。因為基建工程是一個相對獨立的工程項目，這就使得它可以逐漸形成一系列具有規(guī)律性的相關(guān)文件；第三個是現(xiàn)實性。因為工程檔案具有較強的現(xiàn)實使用性，因此在文件歸檔之后，它可以在很長一段時間內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。

二、高校工程檔案現(xiàn)狀

高校工程項目可分為基建項目和修繕項目?；椖客顿Y大、建設(shè)周期長、工藝復(fù)雜，其中涉及勘查、設(shè)計、土建、安裝、智能建筑、節(jié)能等多方面的技術(shù)，從而產(chǎn)生了許多極為復(fù)雜的文件材料，為文件材料的收集、整理、歸檔帶來了很大的難度。修繕項目與其說周期短，不如說時間緊，如每年暑期的學(xué)生公寓整修，僅僅一兩個月，要完成大批量宿舍的維修工作，“麻雀雖小五臟俱全”，修繕工程的檔案也會涉及小部分土建、裝飾裝修及水電風(fēng)等安裝內(nèi)容。這使得工程檔案歸檔質(zhì)量存在以下幾點共性問題：第一點，文件材料的內(nèi)容質(zhì)量偏低。由于一些文件材料不符合歸檔的基本要求，就使得這些文件不具有相應(yīng)的法律效力，在出現(xiàn)糾紛時就會無據(jù)可依。第二點是文件歸檔不夠規(guī)范。即文件材料的紙張大小、材質(zhì)不統(tǒng)一，并且部分文字內(nèi)容模糊不清，達不到歸檔的要求。第三點是檔案與施工不同步，幾乎所有工程項目的檔案要晚于項目竣工后很長一段時間。第四點是對檔案建設(shè)的不重視，只重視施工進程，不重視檔案整理，使得文件資料不夠全面。

三、加強高校工程檔案全過程立體化管理策略

在實際的檔案管理過程中，可實施“三步走”策略，加強高校工程檔案全過程立體化管理。具體來說就是：第一步，工程與工程檔案的管理要同步進行。工程檔案是從工程的立項階段就開始逐步形成的檔案，其中包括立項、開工準(zhǔn)備、可行性分析、評估、決策、計劃、審批等全方面的內(nèi)容。因此為了避免丟失歸檔材料的情況，檔案管理者就應(yīng)該及時建立工程檔案，及時跟蹤工程進度，掌握項目建設(shè)的第一手資料，了解項目開竣工等信息，從而保障工程檔案的全面性。第二步，工程建設(shè)與檔案材料的搜集、整理同步進行。從工程的計劃安排階段開始，一直到交付使用，期間所形成的所有文件資料都需要進行及時、系統(tǒng)的整理，并且要按照隸屬管理對其進行排序歸檔，以此來確?；n案的準(zhǔn)確性、條理性。具體操作建議如下：項目正式開工之前，完成前期、設(shè)計階段資料的收集、掃描工作；施工過程中，同步完成地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、建筑裝飾裝修、建筑屋面、鋼結(jié)構(gòu)、建筑給水、排水及采暖、電氣、智能建筑、通風(fēng)與空調(diào)、電梯、建筑節(jié)能等每個分部（子分部）節(jié)點的紙質(zhì)和數(shù)字化檔案收集管理工作。過程中以合同為主線，根據(jù)“重視基建、強化修繕”、“突出重點、兼顧一般”等原則同步管理工程檔案。第三步，工程驗收與竣工材料驗收同步進行。項目竣工時將資料從前期、設(shè)計、施工、驗收四階段分類，做到從分散到集中、從部分匯總到整體，做到不同參見單位、不同階段、不同種類信息資源的優(yōu)化整合。

除此之外，做到紙質(zhì)到電子再結(jié)合聲像的立體化管理，適應(yīng)空間觀念的根本性變革，實現(xiàn)從平面到立體的轉(zhuǎn)變，針對如隱蔽工程的工藝制作及處理、拆除工程的前后面貌等，通過照片、視頻等多媒體的過程跟蹤拍攝及管理，能起到紙質(zhì)材料無法比擬的效果，既能直觀感受施工過程，保留了工程檔案的權(quán)威真實性，也為檔案編研、史料考證提供第一手材料，更使工程檔案不再是冗長的文字、而是顯得栩栩如生、有聲有色。

四、結(jié)論

綜上所述，高校工程檔案全過程的立體化管理對于學(xué)校今后整體規(guī)劃具有十分重要的作用。加強各參見單位和項目負責(zé)人對工程檔案的重視程度，從而順利實施“三步走”策略，進一步確保高校工程檔案的準(zhǔn)確性、完整性以及系統(tǒng)性，為學(xué)校日后改建、擴建等工作提供有效憑證，使學(xué)校持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展。

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