黃文瓊

佛山市三水區(qū)西南街道辦事處 廣東佛山 528000

基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)

黃文瓊

佛山市三水區(qū)西南街道辦事處 廣東佛山 528000

將信息化技術(shù)應(yīng)用于基層街道辦事處檔案管理中，能在極大程度上提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。本文結(jié)合實(shí)際研究,針對(duì)基層檔案管理現(xiàn)狀及存在的相關(guān)問(wèn)題，提出了檔案管理的信息化應(yīng)對(duì)策略，以供相關(guān)人員參考借鑒。

基層；檔案管理；信息化建設(shè)；策略

檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步,對(duì)于完善檔案管理工作具有非常重要的意義。當(dāng)下基層街道辦事處在檔案信息化管理工作上已經(jīng)取得了一定成效，但從如今的基本情況分析來(lái)看，仍然存在各樣的問(wèn)題和不足，一定程度上限制了檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展，為此，對(duì)基層檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行探究，通過(guò)有效的管理改進(jìn)對(duì)策完善管理，是當(dāng)下檔案管理工作者的一項(xiàng)重要課題。

一、當(dāng)今基層檔案信息化建設(shè)中的基本情況及存在的問(wèn)題

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速推進(jìn)，城鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)得到了快速發(fā)展，各行各業(yè)都有顯著的改觀?；鶎訖n案管理工作也不例外。有很多問(wèn)題需要解決。具體問(wèn)題如下:

（一）基層檔案的管理方式比較滯后。盡管配置了電腦，但是多數(shù)基層仍在沿用舊有檔案管理模式，與信息化管理格格不入。而且，大部分檔案為各級(jí)政府所下發(fā)的紅頭文件，對(duì)“三農(nóng)”建設(shè)具有指導(dǎo)作用又具有實(shí)效性的科研型的文件資料少之又少，檔案管理缺乏層級(jí)化和網(wǎng)絡(luò)化管理的體系建設(shè)，基層檔案信息化建設(shè)缺乏根基性及繼續(xù)前進(jìn)的動(dòng)力。

（二）檔案管理的設(shè)備不足且設(shè)施陳舊。大多數(shù)基層所配備的計(jì)算機(jī)都是幾年前購(gòu)置的，電腦配置低，無(wú)法運(yùn)行復(fù)雜程序，導(dǎo)致電腦經(jīng)?！八罊C(jī)”，致使檔案管理軟件無(wú)法正常使用，也無(wú)法安裝掃描儀等高科技設(shè)備。這給檔案的信息化管理帶來(lái)極大的不便。而且，盡管有些基層已經(jīng)對(duì)日常工作中的電子文件進(jìn)行了分類收集與整理歸檔，但仍未建立能夠覆蓋整個(gè)基層的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。

（三）缺乏專業(yè)的管理人員。使用電腦的檔案信息化建設(shè)要求有熟悉電腦的檔案管理人員來(lái)操作，然而基層原來(lái)的檔案管理人員，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理的理論與實(shí)踐技能比較熟悉，但大多數(shù)對(duì)電腦操作并不熟悉，影響了基層檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（四）檔案信息的開(kāi)發(fā)利用率偏低。由于多年來(lái)基層檔案多以各級(jí)政府下發(fā)的紅頭文件為主，因此經(jīng)常因保密性而不能被公之于眾，基層百姓也看不到，而基層百姓最關(guān)心的惠農(nóng)文件也呈現(xiàn)斷檔局面，致使檔案無(wú)法為基層百姓服務(wù)。另外，基層百姓居住比較分散，有些村莊離基層比較遠(yuǎn)，而有的檔案管理人員又身兼數(shù)職，經(jīng)常需要外出，造成檔案室經(jīng)常大門緊閉，這些都造成檔案的利用率低下。

二、針對(duì)檔案信息化管理問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

（一）更新管理觀念，樹立現(xiàn)代化管理意識(shí)?；鶎訖n案管理人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化管理理念，樹立以人為本的工作方針，樹立大局觀念，緊緊抓住黨和政府中心工作的核心內(nèi)容，以基層百姓的需求為準(zhǔn)繩，主動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。而檔案管理部門更應(yīng)該不斷更新服務(wù)觀念，學(xué)習(xí)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，更新服務(wù)方式。基層檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)于社會(huì)主義精神文明建設(shè)的工作。因此，應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的要求，將信息化建設(shè)放在重中之重的位置，最終將其納入社會(huì)信息化建設(shè)整體布局。發(fā)揮其應(yīng)該發(fā)揮的作用，明確其地位。

（二）對(duì)檔案管理部門加大資金投入，并完善檔案信息化的配套設(shè)施。響應(yīng)黨中央的號(hào)召，將資金用在正確的位置上。對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)，升級(jí)電腦配置，以適應(yīng)檔案管理軟件的需求，完善其他配套設(shè)施，如掃描儀等。當(dāng)然，在完善設(shè)施配備的同時(shí)，也要注意避免設(shè)備的重復(fù)購(gòu)置，造成不必要的浪費(fèi)。

（三）積極培訓(xùn)和引進(jìn)相關(guān)專業(yè)人才。人才永遠(yuǎn)是最重要的資源。沒(méi)有專業(yè)的人才，任何事業(yè)都無(wú)從談起，檔案信息化的管理工作更是如此。對(duì)基層檔案管理部門來(lái)說(shuō)，若人員充裕則可以通過(guò)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式對(duì)原有的檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，使其盡快掌握信息化專業(yè)知識(shí)。如果人員不足則可以通過(guò)政府的考錄機(jī)制，引進(jìn)檔案信息化的專業(yè)人才。人才興則萬(wàn)事興，有了人力資源的保證，基層檔案信息化建設(shè)就不再會(huì)舉步維艱了。

（四）革新檔案管理制度，建立新時(shí)代的檔案信息中心。高科技產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，帶動(dòng)了信息化建設(shè)的快速發(fā)展，對(duì)信息采集、保管和利用的方式也有相應(yīng)的促進(jìn)和改變。因此，檔案管理工作人員的工作方式也要相應(yīng)的改變。檔案管理部門的管理制度也要順勢(shì)而為，順應(yīng)新變化和新形勢(shì)，完善檔案管理制度，規(guī)范工作流程。同時(shí)，要為群眾著想，力求建成方便群眾查閱、方便政務(wù)公開(kāi)、檔案保存方便快捷、具有地方產(chǎn)業(yè)特色的檔案信息管理中心。充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的不限地域、不限時(shí)間的巨大優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化精準(zhǔn)查詢，為“三農(nóng)”服務(wù)，為群眾服務(wù)。使基層群眾真正享受到信息時(shí)代的實(shí)惠。

三、基層檔案信息化建設(shè)的重大作用與價(jià)值

（一）節(jié)約成本，綠色環(huán)保?；鶎右患?jí)的政府是我國(guó)數(shù)量最多的一級(jí)政府組織，基層檔案信息化建設(shè)無(wú)疑會(huì)減少大量紙張的使用。

（二）方便快捷，服務(wù)群眾，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。檔案信息化建設(shè)使群眾查詢信息更加方便快捷，使我國(guó)科技發(fā)展、信息化社會(huì)的成果得以讓廣大的人民群眾共享。網(wǎng)絡(luò)的使用使群眾查詢專業(yè)信息更快更精準(zhǔn)，不僅節(jié)約了群眾的時(shí)間，也方便檔案管理工作人員進(jìn)行管理，減輕了檔案工作人員的工作量。

（三）檔案更易保存。檔案信息化建設(shè)使檔案保存在電腦中，從而避免了紙質(zhì)檔案的發(fā)潮、腐爛、易損、易臟等意外丟失。只要保證電腦數(shù)據(jù)的備份及安全，電子檔案很難再丟失。這為政府檔案管理工作提供了巨大的方便，并為研究工作人員提供了便利。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，在信息化發(fā)展飛快的當(dāng)下社會(huì)，為進(jìn)一步完善基層檔案管理信息化工作，需要建立完善的檔案管理信息化制度規(guī)范，加強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)，自覺(jué)提高工作人員的綜合素質(zhì)、崗位技能和工作效率，提高檔案管理的安全性，充分利用檔案管理的信息化作用和實(shí)效性，真正達(dá)到檔案信息化管理的目標(biāo)。

[1]石紅姣,蔣貞慧．淺談高校學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)[J]．南昌教育學(xué)院學(xué)報(bào),2013(07)．

[2]謝婷．淺析醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)問(wèn)題[J]．企業(yè)科技與發(fā)展,2014(12)．