朱月霞

摘 要：為了提高技工院校的辦公效率，增強Office辦公軟件在技工院校辦公中的應用勢在必行。本文探討了Office軟件在技工院校辦公中的應用，旨在提高學校辦公管理效率。

關鍵詞：Office辦公軟件 辦公效率 技工院校應用

一、應用背景

Office辦公軟件是一款可以進行表格制作、文字處理、幻燈片制作以及簡單數(shù)據(jù)庫處理等工作的軟件，其具有較強的實用性，有利于提高技工院校的辦公效率與質(zhì)量。因此，為了促進技工院校各項工作的有序開展，提高辦公效率，應加強Office辦公軟件在技工院校辦公中的應用，為技工院校的發(fā)展打下堅實基礎。

二、Office軟件在技工院校辦公中的應用

Office辦公軟件在技工院校辦公中的應用較為廣泛。本文簡單介紹了其在技工學校學生課程成績數(shù)據(jù)、教學測評數(shù)據(jù)、學生考證報名數(shù)據(jù)以及日常辦公中的應用。

1.Office辦公軟件在學生課程成績數(shù)據(jù)中的應用

Office辦公軟件在學生課程成績數(shù)據(jù)中的應用主要體現(xiàn)在 Excel 軟件的應用。在對學生課程成績數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計的過程中，通過利用 Excel 軟件的求和與篩選等功能對學生課程成績進行統(tǒng)計，不僅減輕了教師的工作量，還大大縮短對學生課程成績分類與統(tǒng)計的時間。學生課程成績統(tǒng)計與分析過程中，常常需要對數(shù)據(jù)進行求和，Excel 軟件中求和的格式是 SUM（ ）。例如，求同一列單元格 A1 - A10 的和，可以直接在單元格中輸入 = SUM（A1： A10），再按下回車鍵，就可以快速得到結(jié)果。除了求和以外，Excel 軟件還能按性別、班級等來統(tǒng)計相關的數(shù)據(jù)?？傊?，在學生課程成績數(shù)據(jù)辦公過程中，運用 Excel 軟件，能夠有效地提高學生課程成績數(shù)據(jù)辦公的工作效率及其質(zhì)量。因此，在技工院校辦公中應用Office辦公軟件，有利于技工院校辦公效率的提高。

2.Office辦公軟件在教學測評數(shù)據(jù)中的應用

學校每學期都會進行課堂教學情況測評。教學測評為師生溝通交流搭建了一個良好的平臺，是任課教師進行教學改進的依據(jù)，有利于提高教學質(zhì)量，同時測評結(jié)果是教師考核的一項重要指標。教學測評活動大多以班級為單位，采用問卷調(diào)查的形式調(diào)查每一位學生對任課教師課堂教學的評價。學生以“A、B、C、D”四個等級對任課教師打分，再進行統(tǒng)計與分析。然而全校幾千份的調(diào)查問卷如果采用手工計算，不僅工作量龐大，還易出錯，且復查起來也非常困難。Office辦公軟件采用Excel軟件求和功能在教學測評數(shù)據(jù)中能夠較好地解決這一難題。首先在Excel軟件中制作一個教學評測統(tǒng)計表，再根據(jù)調(diào)查問卷將調(diào)查結(jié)果按“A、B、C、D”四個等級填入表中，最后進行函數(shù)設計和公式計算，就可以快速簡單地對教學測評數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析。

3.Office辦公軟件在學生考證報名數(shù)據(jù)中的應用

技工院校大多數(shù)學生會參加職業(yè)技能證書考試，以此來提高自己的技能水平，其中考試報名的工序非常復雜，大致流程為：宣傳→報名→錄入→數(shù)據(jù)核對→上報。由于各類職業(yè)技能考試都要需要提供身份證號碼，因此，身份證信息的錄入是否正確顯得尤為重要。然而，在實際操作中常常因為學生填錯號碼、人員輸入出錯等原因造成身份證信息錯誤，不僅增加了工作量，還耗費精力和物力。應用Office辦公軟件中的Vlookup函數(shù)可以實現(xiàn)快速地從數(shù)據(jù)源總表中提取所需數(shù)據(jù)，有效地避免了不必要的錯誤，大大減少了工作量，提高了工作的效率與質(zhì)量。

4.Office辦公軟件在日常辦公中的應用

技工院校在日常辦公的過程中，需要管理很多繁雜的事物。然而，傳統(tǒng)的辦公方式，工作效率低且質(zhì)量難以保證。Office辦公軟件在日常辦公中的應用，對學校日常辦公具有重要作用。學校日常辦公比較繁雜，其中包括公寓管理、學籍管理、就業(yè)指導等內(nèi)容，一旦信息錯誤、混亂或者傳達不到位，將直接影響著學校日常辦公的效率與質(zhì)量。Office辦公軟件在日常辦公中的應用，通過建立信息管理平臺，能夠使學校日常辦公工作有效地開展。

三、小結(jié)

目前，Office辦公軟件被廣泛地應用于學校日常工作中，大到社會統(tǒng)計，小到學生管理、會議記錄等，都離不開Office辦公軟件的應用。Office辦公軟件可以對數(shù)據(jù)進行快速地計算、分析、管理，將復雜的事情簡單化，大大地提高了技工院校的辦公效率。

參考文獻：

[1]朱洪莉.試析利用Excel2010管理學生基本信息[J].電腦編程技巧與維護，2014（6）.

[2]李明.Office軟件在提高辦公效率上的應用[J].數(shù)字技術與應用，2012（3）.

（作者單位：江蘇省淮安技師學院）