楊振華 時(shí) 華

淺談如何提升地勘單位合同管理質(zhì)量

楊振華 時(shí) 華

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)進(jìn)入新常態(tài)，地勘經(jīng)濟(jì)遭遇斷崖式發(fā)展，“如何通過(guò)加強(qiáng)管理，提升效益水平，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)和可持續(xù)發(fā)展”成為擺在每個(gè)地勘單位面前的核心問(wèn)題?，F(xiàn)階段，地勘單位普遍具有公益性事業(yè)身份，這要求其在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過(guò)程中，為社會(huì)提供資源方面的基礎(chǔ)性服務(wù)和保障，同時(shí)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)又迫使其承受生存發(fā)展的壓力，要求地勘單位具備較強(qiáng)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和較強(qiáng)的項(xiàng)目管理水平。由于各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)基本都是通過(guò)合同來(lái)實(shí)現(xiàn)的，因此合同管理是各項(xiàng)管理的基礎(chǔ)，提升合同管理質(zhì)量對(duì)全面提升各項(xiàng)管理質(zhì)量有著極其重要的作用。只有加強(qiáng)合同管理，提高合同管理水平，才能切實(shí)提升項(xiàng)目管理和項(xiàng)目效益水平，使地勘單位在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，取得生存發(fā)展先機(jī)。

一、地勘單位在合同管理方面普遍存在的問(wèn)題

隨著地勘行業(yè)市場(chǎng)化的不斷推進(jìn)，除了財(cái)政項(xiàng)目外，地勘單位也承攬了越來(lái)越多的市場(chǎng)項(xiàng)目，因此經(jīng)濟(jì)合同管理的工作量大為增加，但由于各單位對(duì)合同管理的重要性的認(rèn)識(shí)程度相差較大，在合同管理的具體過(guò)程中，很多單位的合同管理僅體現(xiàn)在簽訂合同時(shí)的登記、保管、借閱等簡(jiǎn)單工作上，合同管理工作的質(zhì)量和層次都很低，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)對(duì)合同的管理要求。具體來(lái)說(shuō)，主要存在以下問(wèn)題：第一，簽訂合同前未進(jìn)行充分論證和相對(duì)方調(diào)查，存在較大風(fēng)險(xiǎn)；第二，合同內(nèi)容十分簡(jiǎn)單，基本合同要素不完整，不符合標(biāo)準(zhǔn)合同要求；第三，合同管理體系不健全，合同管理的制度和程序不合理，缺乏對(duì)合同履約過(guò)程的監(jiān)控；第四，合同管理單純是靜態(tài)、孤立的檔案管理，沒(méi)有與項(xiàng)目管理其他部分緊密結(jié)合，導(dǎo)致項(xiàng)目管理水平不高。

二、結(jié)合項(xiàng)目管理，加強(qiáng)合同管理的基本思路

合同是項(xiàng)目實(shí)施的依據(jù)，是項(xiàng)目管理得以有效開(kāi)展的前提。合同管理必須在項(xiàng)目管理體系內(nèi)才更加具有針對(duì)性，項(xiàng)目管理水平的高低也體現(xiàn)在合同履行程度的好壞上，所以合同管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分，不能孤立于項(xiàng)目管理的其他部分而存在。地勘單位必須調(diào)整項(xiàng)目管理思路、加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)、完善規(guī)章制度、創(chuàng)新管理工作方法、理順管理流程、明確部門(mén)職責(zé)、升級(jí)改造管理信息系統(tǒng)，進(jìn)一步增強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目事前、事中的管理能力，目的是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全周期管理，確保項(xiàng)目質(zhì)量、安全、進(jìn)度、資金實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)控。而針對(duì)合同管理，則需要在學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)合同管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)地勘行業(yè)特點(diǎn)加以改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)合同管理的全過(guò)程、系統(tǒng)性以及動(dòng)態(tài)管理。具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)以強(qiáng)化項(xiàng)目管理為目標(biāo)，將合同管理貫穿于項(xiàng)目管理的始終，通過(guò)建立適應(yīng)現(xiàn)代項(xiàng)目管理的合同管理體系，充分發(fā)揮各部門(mén)專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)并加強(qiáng)部門(mén)間的有機(jī)聯(lián)系，緊密?chē)@合同的各個(gè)要素，利用項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)來(lái)開(kāi)展合同管理工作。同時(shí)，結(jié)合合同管理加強(qiáng)項(xiàng)目成本控制，減少項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目的運(yùn)行質(zhì)量安全和經(jīng)濟(jì)效益，使地勘單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理逐步向精細(xì)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向轉(zhuǎn)變。

三、地勘單位加強(qiáng)合同管理的具體措施

（一）完善合同管理基礎(chǔ)性工作

1.建立并完善合同管理相關(guān)制度。積極推進(jìn)合同管理制度化，從制度建設(shè)的科學(xué)性、實(shí)用性和長(zhǎng)效性以及實(shí)際工作特點(diǎn)出發(fā)，把“建章立制”作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程抓嚴(yán)、抓實(shí)、抓好。應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目管理的要求對(duì)合同管理工作流程進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，逐步建立起“以適應(yīng)市場(chǎng)需求為前提，以合同管理為核心，以項(xiàng)目實(shí)時(shí)監(jiān)控為手段”的項(xiàng)目管理體系，盡力避免合同管理中的漏洞。此外，還應(yīng)建立合同管理的定期培訓(xùn)制度，定期對(duì)合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證各項(xiàng)管理規(guī)定落實(shí)到位，切實(shí)提高合同管理水平。

2.加強(qiáng)相對(duì)方調(diào)查和管理。應(yīng)對(duì)擬合作單位進(jìn)行充分的調(diào)查，確保合作前對(duì)其知根知底，并以此為基礎(chǔ)，建立相應(yīng)的客戶(hù)名錄和協(xié)作隊(duì)伍名錄。日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，要對(duì)兩個(gè)名錄進(jìn)行動(dòng)態(tài)分類(lèi)管理。針對(duì)客戶(hù)，不但要將顧客滿(mǎn)意度調(diào)查做好，為改進(jìn)工作提供依據(jù)，還要遴選優(yōu)質(zhì)客戶(hù)，謀求建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作關(guān)系，以達(dá)到降低客戶(hù)開(kāi)發(fā)成本，促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，減少合同履約風(fēng)險(xiǎn)的目的。針對(duì)協(xié)作隊(duì)伍管理，應(yīng)制定管理辦法，做好協(xié)作隊(duì)伍的審查考核管理工作，合作期間要嚴(yán)格規(guī)范分包單位行為，促進(jìn)其不斷提升管理及技術(shù)水平，保證項(xiàng)目達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。

3.規(guī)范合同文本。地勘單位應(yīng)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)、制度規(guī)定的要求，及時(shí)調(diào)整、修訂適合本行業(yè)、本單位特點(diǎn)的合同統(tǒng)一文本及安全協(xié)議，并對(duì)文本的使用進(jìn)行規(guī)范，不但可以提高合同簽訂審核的效率，還可以有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)單位合法權(quán)益。

（二）做好合同簽訂前的準(zhǔn)備工作

1.強(qiáng)化項(xiàng)目投標(biāo)管理。通過(guò)投標(biāo)而來(lái)的項(xiàng)目，項(xiàng)目的工期、質(zhì)量、安全等要求及合同文本格式、項(xiàng)目的合同金額等重要信息也通過(guò)投標(biāo)報(bào)價(jià)得以確認(rèn)。據(jù)此簽訂的合同，通常是投標(biāo)過(guò)程的一種延續(xù)，因此應(yīng)做好投標(biāo)管理工作。同時(shí)，應(yīng)把好項(xiàng)目投標(biāo)授權(quán)委托書(shū)的開(kāi)具關(guān)，并對(duì)被授權(quán)人行為進(jìn)行有效約束。此外，應(yīng)優(yōu)化標(biāo)書(shū)審批流程，明確各部門(mén)審批職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)投標(biāo)文件的審核，同時(shí)對(duì)招投標(biāo)相關(guān)資料進(jìn)行妥善保管，方便隨時(shí)查閱。

2.做好項(xiàng)目前期論證工作。對(duì)重大項(xiàng)目應(yīng)進(jìn)行盡職調(diào)查，了解項(xiàng)目真實(shí)性，充分分析項(xiàng)目在現(xiàn)有政策、環(huán)境、技術(shù)、安全、經(jīng)濟(jì)等方面存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)論證資料交院統(tǒng)一保管。這些論證工作中，項(xiàng)目預(yù)算尤為重要。預(yù)算工作貫穿于項(xiàng)目始終，是對(duì)項(xiàng)目的全流程管理，也是使項(xiàng)目效益處于可控狀態(tài)的關(guān)鍵性工作。因此預(yù)算編制要科學(xué)規(guī)范。項(xiàng)目實(shí)施前應(yīng)對(duì)對(duì)項(xiàng)目大額成本情況進(jìn)行充分調(diào)研，盡可能貼近實(shí)際。地勘單位應(yīng)制定符合自身使用的利潤(rùn)率控制標(biāo)準(zhǔn)，為有效進(jìn)行預(yù)算編制和成本控制提供標(biāo)尺，為市場(chǎng)項(xiàng)目的洽談提供依據(jù)。同時(shí)，應(yīng)把預(yù)算利潤(rùn)率低于利潤(rùn)率控制值的項(xiàng)目作為督察重點(diǎn)，有針對(duì)性的督促各單位做好項(xiàng)目論證、控制好成本，保證資金的回收。

（三）強(qiáng)化合同執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)控工作

1.加強(qiáng)合同流程管理。地勘單位通過(guò)健全的監(jiān)控體系，保證所有項(xiàng)目都在合同簽訂后實(shí)施，從而確保各類(lèi)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，都處于單位的監(jiān)管中。此外，還應(yīng)明確各部門(mén)的職責(zé)，從合同洽談擬定，合規(guī)性、合法性、合理性的審核，合同登記保管，合同技術(shù)、安全以及廉政風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管都明確責(zé)任到人，保證會(huì)簽流程的科學(xué)性和完整性。強(qiáng)化分包合同與主合同聯(lián)系，簽訂分包合同必須滿(mǎn)足主合同和成本預(yù)算的要求。

2.進(jìn)一步加強(qiáng)合同信息化管理工作。充分利用各類(lèi)項(xiàng)目管理信息化工具，確保合同信息的完整性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)合同管理與項(xiàng)目其他管理的有效對(duì)接，提高合同管理的針對(duì)性和有效性。強(qiáng)化管理系統(tǒng)的查閱功能，為各類(lèi)合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析提供便利。

3.加強(qiáng)合同執(zhí)行情況監(jiān)管。通過(guò)嚴(yán)格執(zhí)行成本預(yù)算控制大額成本支出，確保保證項(xiàng)目效益。應(yīng)加強(qiáng)資金回收工作，建立收款預(yù)警制度，通過(guò)明確合同收款節(jié)點(diǎn)并落實(shí)收款責(zé)任人，督促項(xiàng)目實(shí)施部門(mén)及時(shí)收款，切實(shí)提高資金回收比率。嚴(yán)格按照合同要求進(jìn)行質(zhì)量安全監(jiān)管。對(duì)合同履行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)考核，使每個(gè)考核項(xiàng)目的即時(shí)利潤(rùn)更接近實(shí)際情況，實(shí)時(shí)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)更加準(zhǔn)確。

（楊振華單位為山東省地礦工程勘察院；時(shí)華單位為中國(guó)郵政集團(tuán)公司山東省培訓(xùn)中心）