黨芳霞
【摘要】企業(yè)聲像檔案是企業(yè)各部門或個人在從事各種活動中直接形成的對國家、社會及企業(yè)有保存價值的照片、底片、錄音、錄像等不同材料為載體并輔以文字說明的歷史記錄。企業(yè)在經(jīng)營決策、生產(chǎn)建設(shè)中形成大量的聲像檔案,為更好的保護、利用好這些生動形象的特殊載體檔案,應(yīng)規(guī)范聲像檔案的管理,加強宣傳,建立相關(guān)制度,加強監(jiān)督,注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),創(chuàng)造妥善的保管條件,疏通收集渠道,本文通過分析了企業(yè)聲像檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題,結(jié)合企業(yè)檔案管理的實際,并提出相關(guān)的建議。
【關(guān)鍵詞】企業(yè);聲像檔案;管理;建議
一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
1、管理意識不強,收集渠道不暢
聲像檔案有較強的時較性和特殊的歸檔要求。目前大部分企業(yè)不重視檔案管理,聲像檔案大多數(shù)保存在形成單位或部門手中,不能按照檔案管理規(guī)范、標準進行及時整理歸檔,沒有集中統(tǒng)一管理,久而久之,許多聲像檔案時間、地點、內(nèi)容說不清,甚至很多重要珍貴的聲像檔案資料丟失,致使檔案不齊全、不完整;更有甚者不向檔案部門移交或檔案部門去收集時,一拖再拖等現(xiàn)象,收集困難。究其原因是檔案管理意識不強,對聲像檔案管理缺乏重視。
2、管理制度不健全,執(zhí)行力不強
通過調(diào)查,部分企業(yè)制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度,但在執(zhí)行力上沒有相關(guān)考核機制,對檔案工作重視程度不夠,造成檔案上交不及時、收集不完整,使聲像檔案處于有章不循的自由形成、自由處理狀態(tài),缺乏有效的保障措施。
3、保管條件差,減短檔案壽命
聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更加嚴格。許多企業(yè)設(shè)備設(shè)施陳舊,聲像檔案存放在五節(jié)柜、文件柜與其它資料一同存放,保管條件上達不到檔案“八防”標準,更不具備恒濕、恒溫、防磁等保管要求。致使許多聲像檔案照片褪色、底片粘連、磁帶消磁等,損壞了聲像檔案,縮短了聲像檔案的壽命。
二、加強企業(yè)聲像檔案管理工作的幾點建議
1、規(guī)范管理,制度先行
制度是一切管理的基石和保障,以制度建設(shè)為著力點,對現(xiàn)有的檔案管理制度進行修改、完善,圍繞聲像檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié),制定的規(guī)章制度,形成了一套較為完整的檔案管理制度,抓好制度落實,樹立制度的權(quán)威。在實際工作中貫徹執(zhí)行,避免一紙空文和擺設(shè)。
2、加強管理,收集齊全
堅持收集是檔案的第一要務(wù)。因此,加強企業(yè)各單位、各部門聯(lián)系,依據(jù)各單位、各部門基本職能以及業(yè)務(wù)流程,確定聲像歸檔范圍與保管期限表,形成雙向制約機制,確保聲像檔案全部歸檔。
3、突出利用,提高服務(wù)
始終把聲像檔案利用擺在首位,通過多種形式,提供檔案信息資源,采取分發(fā)目錄、局域網(wǎng)系統(tǒng)預(yù)約、電話查詢、上網(wǎng)發(fā)布等方式,提供大量的聲像檔案。通過利用為企業(yè)提供了強有力的信息支持,實現(xiàn)檔案的最終目的。
4、有效監(jiān)督,加強培訓(xùn)
一方面采用不同形式舉辦檔案管理培訓(xùn)班,強化檔案管理教育,提高企業(yè)員工對檔案的了解;另一方面通過采取有效的監(jiān)督和檢查來落實,將檔案工作納入到企業(yè)各單位、各部門責(zé)任制大檢查中,納入各單位和人員業(yè)績考核中,硬考核硬兌現(xiàn),每季度對各單位進行檔案管理的考核,有效發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)職能,提高企業(yè)檔案工作的整體水平。
5、積極開展宣傳,增強法制意識
深入貫徹落實國家《檔案法》及上級檔案部門有關(guān)規(guī)定,組織開展學(xué)習(xí)宣傳活動,依法管理檔案。舉辦檔案法律、法規(guī)等宣傳活動,通過網(wǎng)站、板報、《檔案法》知識有獎競賽答題等方式,提高企業(yè)員工對檔案的認識,有力促進企業(yè)員工檔案法制觀念,促進了檔案工作的健康發(fā)展。
6、加大設(shè)備設(shè)施投入,改善聲像檔案保管環(huán)境
持續(xù)改善檔案管理硬件環(huán)境和軟件環(huán)境,加大檔案管理設(shè)施設(shè)備投入,根據(jù)聲像檔案安全保管的要求,按照標準配備相關(guān)的消防、安防、溫濕控制等設(shè)備設(shè)施,檔案保管條件達到“八防”要求,做到了專人、專庫,控制庫房溫濕度,改善聲像保管環(huán)境,延長聲像檔案的壽命。
7、加強聲像管理,確保安全完整
一是建立健全檔案安全應(yīng)急預(yù)案,制定完善《檔案庫房管理制度》、《檔案安全管理制度》、《溫濕度記錄臺帳》等制度,使安全防范工作有章可循。二是抓整改、防隱患。對電器線路、溫濕度測控設(shè)備及防盜、防火系統(tǒng)等進行定期檢查,按時填寫各種檢查記錄,將保管、檢查、維護責(zé)任到人,使防盜、防光、防磁、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等“八防”工作落到實處。