摘要：秘書職業(yè)素養(yǎng)在一定程度上影響了秘書人員的可持續(xù)發(fā)展，在秘書人員的工作中起到非常重要的作用，本文從提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)、道德和心理素養(yǎng)等幾個(gè)方面進(jìn)行了闡述 。

關(guān)鍵詞：秘書 職業(yè)素養(yǎng)

現(xiàn)代秘書職業(yè)素養(yǎng)如何決定了他的工作態(tài)度、水平及效果，那么秘書的職業(yè)素養(yǎng)工作中就起到至關(guān)重要的作用。

一、提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)

秘書工作很瑣碎，需要通才。大致需要以下能力：

（一）理解和領(lǐng)會(huì)能力

理解和領(lǐng)會(huì)能力跟反應(yīng)能力息息相關(guān)，聽得快，聽得清，記得牢，集中注意力，深刻的理解力，牢固的記憶力，這要求秘書人員必須要了解上司的工作內(nèi)容，工作習(xí)慣，個(gè)人性格，價(jià)值觀。以及上司交往的范圍，和一些家庭私事，便于對(duì)突然出現(xiàn)的情況妥善處理。

（二）分析和駕馭能力

秘書人員需要分析和駕馭能力，善于把繁雜的事物處理得有條有理。秘書常常面對(duì)千頭萬(wàn)緒，時(shí)間緊急的情況，需要在短時(shí)間內(nèi)迅速作出歸納和梳理，分清楚事情的輕重緩急，把事情處理得有條不紊。要求秘書人員有準(zhǔn)確的判斷力，具備解決問(wèn)題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，能迅速采取行動(dòng)。

（三）應(yīng)變能力

秘書面臨的各種事務(wù)常常瞬息萬(wàn)變，不斷發(fā)展。一些實(shí)現(xiàn)擬好的日程，工作計(jì)劃，經(jīng)常面臨改變的情況，打亂預(yù)定方案。秘書在這種時(shí)候需要沉重鎮(zhèn)定，原則不變，迅速抉擇，靈活處置，達(dá)到預(yù)期目的。

（四）交際能力

秘書人員需要處理各種人際關(guān)系，因此善于交際，待人真誠(chéng)，容易被人信賴，有親和力，辦事成功率就高，速度和效率統(tǒng)一，反之也不然，交際能力也反映出一個(gè)人的思想性格修養(yǎng)。

（五）語(yǔ)言能力

表達(dá)能力與辦事的成功率有直接的關(guān)系，秘書在處理眾多事務(wù)的時(shí)候，會(huì)說(shuō)話能促進(jìn)良好的效果，這也是秘書工作人員的基本條件，如何才能算作是會(huì)說(shuō)話呢？比如：普通話標(biāo)準(zhǔn)，吐字清晰，明確表達(dá)，簡(jiǎn)單明了，表情自然，語(yǔ)速適中，態(tài)度誠(chéng)懇，保持禮貌，可加上適當(dāng)?shù)氖终Z(yǔ)表達(dá)，這個(gè)時(shí)候如果能搭配說(shuō)話的藝術(shù)，比如：幽默，機(jī)警，說(shuō)服力，感染力，風(fēng)度，氣場(chǎng)，便會(huì)得到意想不到的良好的效果。

（六）文字表達(dá)能力

作為秘書人員，在工作中的一個(gè)很重要的任務(wù)就是從事大量的文字工作，每天都要與文字打交道，修改或草擬文稿，所以，秘書人員應(yīng)當(dāng)具備過(guò)硬的文字功底。需要精通語(yǔ)法、修辭和邏輯知識(shí)，和一些為寫作創(chuàng)造良好條件的浩瀚的漢語(yǔ)詞語(yǔ)知識(shí)。秘書的寫作主要是公文寫作，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，因此秘書人員要熟悉了解各種公文的特點(diǎn)，寫作要求和語(yǔ)言表達(dá)技巧，加強(qiáng)寫作實(shí)踐，不斷提高寫作水平，平時(shí)也要積累資料，培養(yǎng)精練的文字表達(dá)能力。

（七）辦公自動(dòng)化使用的技術(shù)能力

隨著辦公設(shè)備現(xiàn)代化的發(fā)展，秘書人員應(yīng)該掌握辦公自動(dòng)化的使用技術(shù)能力，熟悉電腦操作，熟練運(yùn)用辦公軟件，掌握一定的技術(shù)手段，這對(duì)適應(yīng)工作有著明顯的積極作用。

（八）內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)能力

秘書人員在工作中起到上傳下達(dá)的作用，也在一定程度上參與了管理，秘書人員需要良好的溝通能力，平時(shí)多和部門之間的工作人員溝通，建立良好的人際關(guān)系，便于工作的展開，當(dāng)公司面對(duì)重要的事情能迅速地作出調(diào)配；秘書就是員工和老板的關(guān)系紐帶，應(yīng)當(dāng)積極處理內(nèi)勤工作，具備一定的協(xié)調(diào)能力，準(zhǔn)確地全面把握員工真實(shí)情況，要求和意見，反饋給領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，及時(shí)解決問(wèn)題，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

（九）駕駛汽車的能力

秘書人員應(yīng)懂得駕駛汽車，方便陪同領(lǐng)導(dǎo)出席各種活動(dòng)，或外出接待。會(huì)駕駛汽車的秘書人員在當(dāng)代社會(huì)越來(lái)越多，一方面公司可減少開支，而且在一定情況下也解決了麻煩。這是一個(gè)新出現(xiàn)的現(xiàn)象，雖然還沒(méi)有普及，但是駕照能讓企業(yè)在選用人才時(shí)對(duì)你優(yōu)先考慮。

二、提高道德與心理素養(yǎng)

（一）道德素質(zhì)

秘書人員一定要具有高尚的職業(yè)道德。要把"德"放在第一位，才能算是一個(gè)合格的秘書。秘書要踏踏實(shí)實(shí)，做好本職工作；輔助領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀；為人正直，人格高尚；謙虛謹(jǐn)慎，平易近人；實(shí)事求是，恪盡職守。曾經(jīng)的河北第一秘書李真，是一個(gè)"少年政界奇才"，28歲成為省委第一秘書，5年間升為廳級(jí)干部，34歲成為全國(guó)最年輕的正廳級(jí)國(guó)稅局局長(zhǎng)。可是他藐視國(guó)法貪污受賄上千萬(wàn)元，成為新世紀(jì)"驚天大案"，被執(zhí)行特殊的注射死刑。

（二）心理素質(zhì)

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)迅速發(fā)展和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，秘書活動(dòng)的緊張性、快節(jié)奏和高壓力，都對(duì)秘書的心理品質(zhì)提出了越來(lái)越高的要求。因此只有保持良好的心態(tài)，才會(huì)一直有積極向上的表現(xiàn)。一個(gè)秘書如果沒(méi)有良好的心理素質(zhì)，是難以勝任這項(xiàng)工作的。所以要想成為一個(gè)成功的秘書人員，必須學(xué)會(huì)自己調(diào)整心態(tài)，保持心理平衡，堅(jiān)定信心和意志。

三、養(yǎng)成的良好習(xí)慣

1.養(yǎng)成向別人學(xué)習(xí)的好習(xí)慣 。一個(gè)人如果想有所建樹，最起碼的一個(gè)條件就是要刻苦磨煉、孜孜以求，盡可能地多汲取一切有用的東西，不斷積累知識(shí)，更新知識(shí)。尤其是在當(dāng)前的形勢(shì)下，作為一名辦公室的工作人員，不學(xué)習(xí)就會(huì)落伍。學(xué)習(xí)的方式很多，學(xué)習(xí)的內(nèi)容也很多，除了理論學(xué)習(xí)、政治學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)以外，還要向別人學(xué)習(xí)，要善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點(diǎn)并能對(duì)照自己加以吸收利用，這就是學(xué)習(xí)別人的長(zhǎng)處。避免別人的短處，就是善于從別人的失敗中總結(jié)教訓(xùn)。我們常說(shuō)，失敗乃成功之母?，F(xiàn)在阻礙向別人學(xué)習(xí)的最大障礙是驕傲自滿。因此，一定要注意加以克服。善于向別人學(xué)習(xí)，一是能夠促進(jìn)團(tuán)結(jié)，使自己更加謙虛，更加好學(xué)；二是能夠促進(jìn)工作，相互補(bǔ)臺(tái)而不拆臺(tái)，使整體工作更加圓滿；三是有利于個(gè)人進(jìn)步，尊重別人也就是尊重自己，個(gè)人威信也就提高得很快。

2.養(yǎng)成勤奮工作的好習(xí)慣 。一個(gè)人對(duì)工作、對(duì)事業(yè)是否有追求，都在平時(shí)的工作中可以表現(xiàn)出來(lái)，周圍人的人也會(huì)有感覺得到。勤奮工作，絲毫沒(méi)有懈怠，時(shí)刻都在思考，處于工作或時(shí)刻準(zhǔn)備工作的狀態(tài)，保持精神和斗志，長(zhǎng)此以往，不僅使自己的辦事效率提高，也給領(lǐng)導(dǎo)留下了良好的印象，給自己掙取到更多表現(xiàn)機(jī)會(huì)。

3.培養(yǎng)在工作中的主動(dòng)性。不要做"陀螺"式的下屬 。不要上司說(shuō)一下才動(dòng)一下，上司不說(shuō)了就不動(dòng)了，上司一不在跟前就不知道自己該做什么了。秘書人員應(yīng)該全面弄清自己的工作范圍和職責(zé)，主動(dòng)地去想事情做，找事情做，把事情做好。如果你對(duì)自己要求更高一些，能領(lǐng)會(huì)上司的全部工作設(shè)想和具體計(jì)劃，急上司之所急，想上司之所想地去做工作，經(jīng)過(guò)這樣的磨練，很快就會(huì)成為一個(gè)有成就的人。

4.養(yǎng)成有計(jì)劃地去工作的習(xí)慣。 有個(gè)著名企業(yè)家就曾說(shuō)，很難找到有思想和能分清事情輕重緩急并妥當(dāng)處理的人，這需要極強(qiáng)的戰(zhàn)略眼光和執(zhí)行力。有用的措施就是每天要擬定工作計(jì)劃，計(jì)劃每一天的工作，分析事情的重要程度來(lái)決定做事的先后順序。不過(guò)總的來(lái)說(shuō)，一個(gè)人不可能總能按事情重要程度決定做事的先后次序；但是，按計(jì)劃做事，絕對(duì)要比隨興致去做事要好得多。秘書人員每天面對(duì)的工作事務(wù)相當(dāng)繁雜，因此養(yǎng)成有計(jì)劃性的工作，能夠事半功倍。

參考文獻(xiàn)：

1.吳歡章主編.《秘書素養(yǎng)》.上海：上海文化出版社，2007年

2.何坦夜著《秘書文化論》.北京：中國(guó)廣播電視出版社，2003年

3.方國(guó)雄，《秘書學(xué)》，1990年

4.鐘小安，《秘書學(xué)雜志》，2004年

作者簡(jiǎn)介：

童清華（1972.4-- ）女，漢族，湖南漣源人，副教授，文學(xué)碩士，從事文學(xué)、教學(xué)、素質(zhì)教育研究。