◎姜向聰

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理提高檔案利用率

◎姜向聰

在醫(yī)院的日常事務(wù)中，檔案管理工作占據(jù)著至關(guān)重要的地位，但是醫(yī)院檔案管理工作是一項非常復(fù)雜的工程，醫(yī)院檔案記錄了各項醫(yī)療信息數(shù)據(jù)，同時還有各個部門以及個人的工作記錄，對于醫(yī)院日常工作起到很大的指導(dǎo)作用，為醫(yī)療和科研活動提供了充足的歷史依據(jù)。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為了順應(yīng)時代的發(fā)展需求，必須加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的管理，才能提高檔案的利用率，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院整體工作的發(fā)展。本文深入分析了醫(yī)院檔案管理中存在的問題，并且在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上提出了加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的策略。

隨著我國經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，醫(yī)院檔案管理只有順應(yīng)時代的發(fā)展，不斷改革和完善醫(yī)療體制，才能提高檔案管理的利用率，所以，我國的醫(yī)院檔案管理制度必須進(jìn)行科學(xué)化、信息化和規(guī)范化建設(shè)。醫(yī)院檔案管理屬于行政管理，而行政管理主要為了促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，所以在醫(yī)療制度建設(shè)中，需要不斷調(diào)整醫(yī)療思路，改進(jìn)管理方法，改變傳統(tǒng)的檔案記錄方式，使檔案記錄更加全面，才能在醫(yī)療事業(yè)中更好地運(yùn)用醫(yī)院檔案，綜合提高醫(yī)院的工作效率。

醫(yī)院檔案管理中存在的問題

醫(yī)院對檔案管理工作的重視程度不足。在醫(yī)院的日常事務(wù)中，最重要的工作的就是醫(yī)療工作，在管理醫(yī)院時，也把工作重點(diǎn)放在了提升醫(yī)療水平，改善醫(yī)院工作環(huán)境以及醫(yī)療服務(wù)上來，對于檔案管理這些行政類工作來說，非常不重視，在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的想法中，認(rèn)為檔案管理工作并不會為醫(yī)院創(chuàng)造效益，也無法發(fā)揮醫(yī)療作用。所以，在醫(yī)院的日常管理中，沒有對檔案管理工作投入大量的精力，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理效果差，檔案管理工作可有可無，由其它行政部門附帶管理，沒有意識到醫(yī)院檔案管理工作的重要性。所以造成了醫(yī)院檔案收集不夠全面、整理保存不規(guī)整，管理系統(tǒng)不完善。

醫(yī)院缺乏檔案開發(fā)運(yùn)用意識。醫(yī)院檔案管理工作對于醫(yī)院發(fā)展來說起到至關(guān)重要的作用，但是檔案開發(fā)應(yīng)用的效果不佳，并沒有為醫(yī)院帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益。檔案管理工作并不能創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益，它所帶來的是一種間接的經(jīng)濟(jì)效益，所以在管理醫(yī)院檔案時，只重視管理保存，而忽視了運(yùn)用，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員和醫(yī)務(wù)人員缺乏檔案開發(fā)運(yùn)用意識，沒有認(rèn)識到這種間接效益，最終導(dǎo)致醫(yī)院檔案的利用率偏低。

醫(yī)院檔案管理的制度不完善。目前，醫(yī)院檔案管理只有簡單的規(guī)章制度，仍然停留在最原始的階段，并沒有制定完善的醫(yī)療、人事、行政和后勤管理制度，一些管理崗位沒有明確具體的職責(zé)，責(zé)任追究不足，沒有設(shè)立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和程序，在年度考核評價中，沒有列入檔案管理工作，所以造成醫(yī)院檔案頻繁丟失資料，檔案整理分類不規(guī)范，規(guī)章制度不完善，造成了檔案管理出現(xiàn)失誤。

醫(yī)院檔案管理人員缺乏專業(yè)水準(zhǔn)。 目前，很多醫(yī)院選擇的檔案管理人員都是四十歲左右的業(yè)余人員，他們?nèi)狈I(yè)素質(zhì)，對于崗位的職責(zé)認(rèn)識不足，責(zé)任感普遍偏低，在管理時比較松懈。而醫(yī)院也沒有制定完善的人才培養(yǎng)計劃，不夠重視提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對于檔案管理人員的要求不高，而一些檔案管理人員也沒有外出學(xué)習(xí)的機(jī)會，不了解先進(jìn)的管理技術(shù)，很多醫(yī)院的檔案管理人員專業(yè)知識比較淺薄，由醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員身兼多職，無法適應(yīng)信息化管理新模式，缺乏信息化操作技能，醫(yī)院對于管理人員的培訓(xùn)也略有不足，檔案管理的基礎(chǔ)比較薄弱。而信息分布在不同的部門，不能實現(xiàn)信息資源共享，更別提利用，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)部門花費(fèi)大量的資金投入醫(yī)院的醫(yī)療事業(yè)中，卻在檔案管理工作中投入甚少。

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理提高檔案利用率的策略

提高醫(yī)院檔案管理的意識。在醫(yī)院的行政管理工作中，檔案管理占據(jù)著至關(guān)重要的地位，而檔案管理也是醫(yī)院綜合事務(wù)中一個重要的部分，是衡量醫(yī)院綜合水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。而且醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范性也是衡量醫(yī)院工作效率的重要標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院的基礎(chǔ)事務(wù)就是醫(yī)療服務(wù)，而檔案管理工作是否科學(xué)、合理，也能在很大程度上促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)工作。所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須提高檔案管理的意識，重視醫(yī)院檔案管理工作，使全體醫(yī)務(wù)人員都能主動參與到檔案管理工作中來，積極支持，努力共建規(guī)范、和諧的檔案管理系統(tǒng)，發(fā)揮醫(yī)院檔案的應(yīng)用價值。

制定規(guī)范、合理的檔案管理制度。首先明確管理人員的責(zé)任，構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理系統(tǒng)，建立完善的規(guī)章制度，實現(xiàn)醫(yī)療事物和檔案管理工作的統(tǒng)一化，全面拓展檔案管理工作。在制定好醫(yī)院內(nèi)部檔案管理制度之后，嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行工作，并且在以后的長期管理中不斷調(diào)整規(guī)章制度，優(yōu)化管理模式，對于檔案管理部分進(jìn)行考核評價，實現(xiàn)獎懲政策，提高工作人員的積極性，設(shè)定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，其中包括檔案管理的質(zhì)量和效率，以及檔案能否滿足醫(yī)院的日常使用。檔案管理人員必須規(guī)范自己的思想和態(tài)度，積極運(yùn)用信息化技術(shù)，了解檔案管理的每一步工作，保持著認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，加強(qiáng)對檔案管理模式的研究分析，不斷改進(jìn)檔案管理方式，使醫(yī)院各個部門都能共享到工作所需要的信息資料，提高檔案消息的時效性和使用率，作為現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理人員，必須堅持創(chuàng)新理念，運(yùn)用科學(xué)化的信息管理制度，在檔案中納入醫(yī)院內(nèi)部人員的考核資料，調(diào)動醫(yī)務(wù)人員的管理積極性。

提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，優(yōu)化服務(wù)效率。醫(yī)院在選擇檔案管理人員時，必須進(jìn)行嚴(yán)格考核，篩選出專業(yè)素質(zhì)高、服務(wù)能力強(qiáng)，具有較強(qiáng)責(zé)任心的管理人員，并且把培養(yǎng)管理人員納入醫(yī)院的戰(zhàn)略計劃中，定期安排人員外出學(xué)習(xí)進(jìn)修，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式和管理技能，學(xué)會現(xiàn)代化信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理人員的工作結(jié)構(gòu)，明確每個人的責(zé)任重心。而檔案管理的目的為了更好地服務(wù)于醫(yī)療工作，所以在檔案收集完整之后，需要快速整理出來，并共享給各個科室部門，以便于其它科室部門的日常運(yùn)用，方便醫(yī)護(hù)人員查閱醫(yī)療資料，優(yōu)化服務(wù)效率，提前預(yù)判服務(wù)工作和服務(wù)對象，利用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)實現(xiàn)多元化服務(wù)。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理是一項長期工作，隨著科技的發(fā)展和時代的進(jìn)步，必須改變陳舊的檔案管理模式，才能適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)療體系的發(fā)展需求。在新時期的醫(yī)院檔案管理工作中，需要轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理觀念，完善檔案管理制度和管理模式，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，優(yōu)化檔案服務(wù)效率，才能促進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。

（作者單位：金鄉(xiāng)縣人民醫(yī)院）