蘆利萍

（濮陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 濮陽 457000）

信息網(wǎng)絡(luò)化與高校檔案管理創(chuàng)新

蘆利萍

（濮陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 濮陽 457000）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國高校建設(shè)的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大。一些新的技術(shù)不斷運(yùn)用于教育教學(xué)中，改變了傳統(tǒng)的教育方式，并且也讓我國的高校向著數(shù)字化校園發(fā)展，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息成為高校發(fā)展過程中的推動(dòng)力量。高校不僅在教學(xué)中出現(xiàn)了數(shù)字化，而且在檔案管理中也引進(jìn)了網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)，使高校的教學(xué)真正向數(shù)字化邁進(jìn)。在利用先進(jìn)技術(shù)的同時(shí)，由于高校的規(guī)模龐大，在技術(shù)操作方面還存在一定的問題。因此，如何改變觀念、創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制以及如何提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)成為各大高校首要解決的問題。下面就對高校檔案管理創(chuàng)新的必要性進(jìn)行深入分析，提出相應(yīng)的措施來促進(jìn)高校檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)創(chuàng)新。

高校；檔案；管理；信息網(wǎng)絡(luò)化

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展速度日益加快，許多行業(yè)的發(fā)展已經(jīng)無法滿足社會(huì)發(fā)展的需求，就檔案管理而言，傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)檔案信息為主，龐大的紙質(zhì)在整理、保存、查閱方面都存在一定的落后性，已經(jīng)無法滿足社會(huì)發(fā)展的需求。

在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)出現(xiàn)以后，網(wǎng)絡(luò)化的信息技術(shù)為檔案管理工作帶來前所未有的方便，同時(shí)也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。數(shù)字化信息管理，有利于提高檔案管理的效率，也能夠有效地管理檔案。如何在網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)發(fā)展的情況下有效提高檔案管理的質(zhì)量成為高校討論的話題。

1　在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的同時(shí)加強(qiáng)館藏建設(shè)

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，信息網(wǎng)絡(luò)化資源管理技術(shù)能夠?qū)n案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，并提高檔案管理的速度；同時(shí)，在檔案的查閱、修改方面都比較的方便。此外，信息化網(wǎng)絡(luò)管理檔案還能夠節(jié)省人力資源，提高辦事效率。鑒于此，高校的檔案管理在運(yùn)用網(wǎng)路技術(shù)的同時(shí)，還要加強(qiáng)館藏建設(shè)。

（1）要擴(kuò)大檔案信息的收集范圍，學(xué)校要在現(xiàn)有的檔案資源基礎(chǔ)上，將檔案資源的范圍擴(kuò)大，多收集檔案資源，高校不僅要收集與學(xué)生有關(guān)的檔案，而且還要收集歷史影像或世界名人的檔案。增加收集檔案種類，就能夠建立種類齊全的高校檔案資源，從而有利于豐富高校教學(xué)。

（2）在信息技術(shù)資源的推動(dòng)下，對收集的檔案進(jìn)行分析研究，并掌握其使用規(guī)律。對于建立高校檔案館藏的工作，需要有敏銳的眼光，結(jié)合當(dāng)下的信息技術(shù)，對收集的信息進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，讓學(xué)校建立的檔案館藏資源為閱讀者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。學(xué)校的檔案館藏服務(wù)質(zhì)量，在一定程度上體現(xiàn)了學(xué)校對教育的重視程度。

2　對高校的檔案資源服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在進(jìn)步，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將成為人們生活工作中不可缺少的部分。當(dāng)信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用于檔案管理中時(shí)，高校的教學(xué)和科研工作也將隨之發(fā)生變化。豐富多樣的檔案資源為教學(xué)和科研提供了方便快捷的服務(wù)，同時(shí)也改變了以往的高校教學(xué)模式。

在高校檔案管理的發(fā)展方面，要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極地與國際資源接軌，利用各種平臺(tái)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，建設(shè)高校檔案館藏的同時(shí)，也要讓資源達(dá)到共享，在現(xiàn)代化資源共享的條件下，將檔案管理服務(wù)的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大。讓檔案管理為高校的教學(xué)提供全面優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

高校的檔案館建設(shè)與其他事業(yè)單位的檔案館性質(zhì)不同，一方面，學(xué)校的檔案管理要擔(dān)任教育功能，主要將檔案館藏的資源提供給教育工作者，讓他們借助檔案館藏的資源為學(xué)生提供更加全面的教學(xué)內(nèi)容，同時(shí)也提高高校的教學(xué)質(zhì)量；另一方面，還要確保檔案館藏資源的信息化，保證高校的發(fā)展與社會(huì)的發(fā)展同步進(jìn)行。檔案管理要與社會(huì)的發(fā)展相一致，讓檔案館藏資源向信息化方向發(fā)展，并不斷地更新資源，使檔案館藏資源能夠滿足學(xué)生的求職需求，從而為學(xué)生的求職增加一條新的途徑。

無論是傳統(tǒng)的檔案管理還是新型的信息化網(wǎng)絡(luò)檔案管理，都需要管理者進(jìn)行操作，因此，歸根結(jié)底，檔案管理的創(chuàng)新需要管理者思維的創(chuàng)新，即檔案管理者要有創(chuàng)新思維的意識(shí)。在具備創(chuàng)新管理意識(shí)的前提下，還要具備創(chuàng)新管理的能力。在現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展的今天，管理者需要不斷的學(xué)習(xí)，既要學(xué)習(xí)知識(shí)，也要學(xué)習(xí)實(shí)踐技能，只有理論與實(shí)踐相結(jié)合，才能從整體上掌握現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。因此，工作人員要在工作的同時(shí)不斷充實(shí)自己，增加自己的知識(shí)儲(chǔ)備量。此外，工作人員還要解放思想，提煉出一套自己的思維方式，在服務(wù)高校教學(xué)和科研的同時(shí)，讓高校的檔案管理服務(wù)走向更廣闊的平臺(tái)。知識(shí)是沒有界限的，知識(shí)資源也是需要共享的，人們在資源共享的同時(shí)應(yīng)開發(fā)更大的檔案資源。

3　提高高校檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)安全性

由于高校檔案涉及高校的科研工作，也涉及學(xué)校的相關(guān)工作問題，因此，高校的檔案管理工作具有一定的保密性。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的同時(shí)，有一些破壞性的事物伴隨而生，比如：木馬程序或黑客病毒等，對網(wǎng)絡(luò)資源的安全造成很大的威脅。在社會(huì)發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已成為人們生活工作中不可或缺的一部分，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將會(huì)更廣泛地運(yùn)用在人們?nèi)粘Ｉ钪?。因此，為了讓資源能夠安全共享，高校的部分檔案資源應(yīng)具有一定的保密性。

首先，高校要解決用戶的訪問權(quán)限問題，做好用戶訪問的安全保護(hù)措施。為了確保檔案數(shù)據(jù)庫的信息不被泄露，也為了確保每一個(gè)用戶身份的安全性。最基本的作法是對檔案管理館藏信息平臺(tái)建立加密的數(shù)據(jù)庫，并對數(shù)據(jù)庫設(shè)置相關(guān)的身份驗(yàn)證程序，比如：訪問的用戶必須在各個(gè)高校或單位備注，并且有各自的身份證明資料，除了最基本的信息之外，還有單位或高校的特殊匹配信息。如果有用戶訪問，就要輸入能夠驗(yàn)證身份的信息，當(dāng)然驗(yàn)證信息種類可以設(shè)置幾種，訪問者根據(jù)信息提示進(jìn)行填寫，對于信息不符合身份驗(yàn)證的用戶，信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)拒絕。這樣能夠有效的防止非法訪問者，也能夠保護(hù)檔案管理的內(nèi)部信息，避免信息泄露。身份驗(yàn)證程序給高校檔案管理提供了堅(jiān)實(shí)的保護(hù)。

其次，為了防止網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)出現(xiàn)安全問題，導(dǎo)致保存的檔案信息丟失，檔案管理工作者要對重要信息做好備份保存工作，一般情況下，備份的資料要和原文件的內(nèi)容完全一致。同時(shí)，工作人員還要對保存的信息資源進(jìn)行定期檢查，對于保存日期比較長的資料進(jìn)行備份保存，以免保存文檔因時(shí)間過長而丟失。檔案資料的備份工作必需安排專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行操作，由于高校的檔案管理與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相聯(lián)系，因此，在操作方面需要有專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行勝任。這樣在工作中遇到電腦操作異?；蛭募杼幚淼确矫娴膯栴}，就能夠迅速解決并使工作正常進(jìn)行。從而避免了因操作失誤而讓檔案資源丟失的現(xiàn)象發(fā)生。

最后，對于檔案管理的安全性準(zhǔn)備工作，除了各高校本校的工作人員對檔案信息進(jìn)行保存、備份之外，各高校之間還應(yīng)相互合作，在建立資源共享的同時(shí)，也進(jìn)行資源保管工作。將本校的資料放在其他高校的檔案管理中，讓高校之間相互管理，相互共享資源。這不僅能夠提升各大高校的檔案管理工作，而且也能豐富高校的檔案資源，讓高校的檔案資源為高校教學(xué)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進(jìn)而促進(jìn)高校的教學(xué)質(zhì)量提升。并且，如果某所高校的檔案管理工作在操作上出現(xiàn)問題，也能在其他學(xué)校的幫助下，在很短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)高校的檔案資源系統(tǒng)。

4　結(jié) 語

在當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，網(wǎng)絡(luò)在給人們的生活工作提供了許多的方便的同時(shí)，也給人們的生活和工作帶來許多問題。尤其在高校檔案管理工作迅速發(fā)展的時(shí)期，如果網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被運(yùn)用得當(dāng)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將會(huì)促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展。當(dāng)今社會(huì)的信息技術(shù)發(fā)展速度越來越快，信息全球化發(fā)展的趨勢已成為主流，其特征是信息資源的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，并且信息服務(wù)面向社會(huì)化、大眾化。因此，高校的檔案管理就要朝著現(xiàn)代化技術(shù)的方向發(fā)展。不僅讓高校的檔案管理向科學(xué)化、規(guī)范化方向發(fā)展，而且也讓高校的檔案管理更好地為高校的教育服務(wù)，同時(shí)也為科研服務(wù)。這就對檔案管理的工作人員提出一個(gè)非常嚴(yán)格的要求，需要工作人員不僅要具備專業(yè)的技術(shù)理論知識(shí)，也要具備一定的檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)。此外，工作人員還要?jiǎng)?chuàng)新思維，讓新的思想、構(gòu)想運(yùn)用到高校的檔案管理工作中，為高校檔案做好服務(wù)工作，從而讓高校的檔案管理工作在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推動(dòng)下得到更好的發(fā)展。

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2016-07-20