韓凱琪

江蘇省蘇州市教育局

淺談計算機公文處理系統(tǒng)及實踐應用

韓凱琪

江蘇省蘇州市教育局

信息化高速發(fā)展的今天，辦公模式發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)公文處理中的紙質媒介已不再適用。計算機公文處理系統(tǒng)，能夠將紙質公文轉化為電子公文，不僅可以起到保護公文的作用，還能夠提高工作效率，避免公文處理錯誤導致的重大損失，目前在我國辦公領域得到了廣泛應用。

計算機 公文處理 應用

計算機公文處理系統(tǒng)需要依據(jù)一定的邏輯進行組織，并且對公文的呈報、流轉、審批以及分發(fā)等操作予以處理。一般來講，公文處理系統(tǒng)內容主要包括群眾團體、企事業(yè)單位、黨政機關等組織在公務辦理中所需要的通用公文，即人們常說的“紅頭文件”，公文的安全保密、傳輸工作極為重要，現(xiàn)就計算機公文處理系統(tǒng)展開探討。

1 計算機公文處理系統(tǒng)特點

1.1 系統(tǒng)與網(wǎng)絡支撐

計算機公文處理系統(tǒng)主要應用字碼記錄，其共享、查詢以及傳輸?shù)裙δ芤残枰蕾囉谟嬎銠C網(wǎng)絡以及硬件平臺。目前，計算機公文處理系統(tǒng)已經(jīng)向信息高速公路時期發(fā)展，且數(shù)字化印章、電子版式等技術已經(jīng)相對成熟，集閱讀設備智能化、安全認證規(guī)范化、公文格式標準化、多媒體信息一體化的多功能、多層次的公文處理基礎開始滲透于人們日常生活中。

1.2 智能化和大容量

計算機公文處理系統(tǒng)目前已經(jīng)實現(xiàn)了智能化、大容量的語音、圖像、數(shù)據(jù)、圖形、文字等信息結合的一體化處理，在傳輸、復制、檢索、存放等方面極具優(yōu)勢，實現(xiàn)公文的智能化處理。

公文處理系統(tǒng)的廣泛應用，可以實現(xiàn)全過程的、退文警示多節(jié)點、來文提示、限時辦理、整理歸檔、傳遞發(fā)送、數(shù)字印章、審核流程、要素標識、版式生成以及文字圖像輸入的智能化自動處理。

1.3 高效率和便捷式

計算機公文處理系統(tǒng)一道程序便可以進行龐雜的工作量，并且可以通過語音、手寫、掃描等方式編輯數(shù)據(jù)、圖像、表格、文字，便于工作人員的操作使用。辦文部門能夠利用計算機全程跟蹤監(jiān)控，完成多道程序，秘書部門可以利用計算機實現(xiàn)工作環(huán)節(jié)的跟蹤、查詢、排序、顯示，發(fā)文部門可以利用計算機遠距離高速傳送，檔案部門可以利用計算機對比查詢和自動編號歸檔公文，并快速檢索歸檔公文信息。

2 計算機公文處理系統(tǒng)的開發(fā)及應用

2.1 電子收文程序、操作應用

計算機公文處理系統(tǒng)中的電子收文主要包括歸檔、分發(fā)、催辦、承辦、批辦、擬辦、審核、登記、簽收等處理環(huán)節(jié)，銜接辦文環(huán)節(jié)，可以進行文檔一體化管理。

2.1.1 收文簽收、登記

計算機公文處理系統(tǒng)可以對來自各個單位的公文自行簽收、等級，并且支持手動修改公文，登記來文后，還會對回執(zhí)來文單位，通知對方已收到來文，支持登記人員的統(tǒng)計數(shù)據(jù)修正和登記信息的刪除，與此同時，計算機公文處理系統(tǒng)還有自動發(fā)送擬辦人員功能，例如未簽收的時候，會撤回操作。

2.1.2 收文擬辦環(huán)節(jié)

擬辦人員可以操作公文處理單的備注、辦理期限、抄送、擬辦意見等欄目，并在聯(lián)系電話、聯(lián)系人中填入對應信息，由計算機公文處理系統(tǒng)將處理單發(fā)送到會辦單位信箱和主辦單位信箱。秘書部門可以修改擬辦人員的意見，并在經(jīng)過上級領導的審示后，分送辦理，系統(tǒng)對來文辦理動向自動提示，并且跟蹤來文單位，如果來文不滿足處理規(guī)定，則予以退文處理。

2.2 電子辦文程序、操作應用

計算機公文處理系統(tǒng)中的電子辦公主要包括分發(fā)、登記、用印、繕印、復核、簽發(fā)、審核、草擬等處理環(huán)節(jié)，銜接歸檔、收文環(huán)節(jié)，可以進行文檔一體化管理。

2.2.1 辦文草擬環(huán)節(jié)

公文處理系統(tǒng)可以自動記錄秘書部門分辦來件的簽收姓名、時間，辦文部門經(jīng)辦人員簽署意見或由領導直接簽署辦理意見，經(jīng)辦人員根據(jù)辦理意見以及反饋意見，起草文件，待辦文領導審核完畢后，則予以統(tǒng)計、撤辦、收回、作廢、催辦、退辦、會簽、修改等操作。

2.2.2 辦文核稿環(huán)節(jié)

接受公文后，核稿人員在系統(tǒng)中登記，并進行撤辦、收回、作廢、催辦、退辦、修改以及差錯統(tǒng)計等操作。公文如果需要補充材料，則退回辦公部門，需要辦公廳領導審核的公文，需要簽署核稿意見，再送交辦公廳。

2.2.3 審核、簽發(fā)、復核環(huán)節(jié)

領導核稿沒有問題后，簽署問題并復核，復核若有問題，則重新辦理，并回執(zhí)中間操作人員。秘書部符合公文的材料、簽批手續(xù)，若不全，則退回相關環(huán)節(jié)，并回執(zhí)中間操作人員。此過程中，計算機公文處理系統(tǒng)均支持統(tǒng)計、撤辦、收回、作廢、催辦、退辦等操作。

2.3 電子發(fā)文程序、操作應用

計算機公文處理系統(tǒng)中的電子發(fā)文環(huán)節(jié)包括數(shù)據(jù)庫發(fā)送、公文自動加載、打印份數(shù)、發(fā)放范圍、加蓋電子印章、轉換版式文件、自動編號等功能，對每個文件的下發(fā)單位個性化選擇，催收下發(fā)公文，銜接數(shù)據(jù)庫中的相關公文。

2.4 電子歸檔程序、操作應用

公文處理系統(tǒng)可以確定公文的保管期限，并且歸檔于文件數(shù)據(jù)庫中，以供檔案員對移交的紙質文件予以裝訂、分類、裝盒，和電子公文銜接。綜上所述，計算機公文處理系統(tǒng)有助于單位的公文自動化處理，效率顯著，出錯率低，值得廣泛應用。

[1]張超.對計算機公文處理系統(tǒng)特點和應用的一點看法[J].商品與質量,2010(19X):52-53

[2]涂小燕,胡彩明.淺談計算機網(wǎng)絡技術在實踐中的應用[J].科技展望,2014(24):12-13