俞開月

[提要] 會計電算化是將會計的手工處理方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C處理方式，但由于計算機存貯容量大、處理速度快等特點，使電算會計來源于手工會計，又超越手工會計，從而使得會計電算化與手工會計之間既有許多共同點，又有許多差別。本文就電算會計與手工會計進行比較，并分析兩者之間的異同點。

關(guān)鍵詞：會計電算化；手工會計；處理；比較

中圖分類號：F23 文獻標(biāo)識碼：A

收錄日期：2016年11月24日

一、會計電算化和手工記賬基本概念

（一）會計電算化基本概念。會計電算化是指以電子計算機為主體的信息技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用，其實就是利用會計軟件代替以前的人工記賬、算賬和報賬，以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策的過程。

（二）手工記賬基本概念。手工記賬是指純手工進行會計信息的處理，人工記賬、算賬和報賬，這一切是全部依賴于人腦進行的。手工會計區(qū)別于電算化會計，是指不借助計算機單純用手工紙質(zhì)做賬的方法，是以前會計普遍采用的做賬方法。將來百分之九十的企業(yè)要實行電算化，手工記賬將逐步淘汰。

二、會計電算化和手工記賬基本聯(lián)系

（一）兩者的目標(biāo)一致。兩者的目標(biāo)一致，無論是會計電算化還是手工會計，它們的最終目標(biāo)是一樣的，都是為了加強企業(yè)的經(jīng)營和管理，提供更準(zhǔn)確、更詳細(xì)的會計信息，提高會計人員的素質(zhì)，促進會計工作的規(guī)范化，參與企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營決策，實現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

（二）采用的基本理論與方法一致。會計理論是會計學(xué)科的結(jié)晶，而會計方法是會計工作的總結(jié)。兩者都要遵循基本的會計理論和方法，都采用復(fù)式記賬原理。對發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都要運用“借貸平衡”的原理，編制會計分錄，計入賬戶，再進行加工處理，然后編制會計報表。

（三）基本功能一致。第一步：收集數(shù)據(jù)原始憑證，然后將信息輸入；第二步：將輸入的數(shù)據(jù)和資料存儲；第三步：進行數(shù)據(jù)的加工和處理（如分類、排序、計算、統(tǒng)計和裝訂）；第四步：信息和數(shù)據(jù)的分析和傳遞。

（四）遵循會計法規(guī)和制度一致。會計法規(guī)是進行會計工作的法律依據(jù)。會計準(zhǔn)則是指導(dǎo)會計工作的規(guī)范。無論是會計電算化還是手工會計，都必須嚴(yán)格遵守國家的各項會計法規(guī)和準(zhǔn)則，盡可能地杜絕會計工作中的漏洞和失誤。

（五）對會計檔案的保存要求一致。會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的重要史料和證據(jù)。我國對會計檔案的裝訂、保管和銷毀都有明確的規(guī)定，各單位必須嚴(yán)格按照規(guī)定來執(zhí)行，違反規(guī)定的將會受到法律的制裁，由此可見，我國對會計檔案的重視程度很高。所以，無論是會計電算化還是手工會計，都必須妥善保管會計檔案，特別是會計電算化大部分的檔案物理介質(zhì)都發(fā)生了變化，由手工會計下的紙質(zhì)會計檔案變成了磁性介質(zhì)的會計檔案，備份的消失和復(fù)制都很容易，這就要求有更加科學(xué)的方法加強對會計檔案的保管。

三、會計電算化與手工記賬的區(qū)別

（一）系統(tǒng)初始化設(shè)置不同。手工會計的初始設(shè)置相對簡單，包括會計科目的設(shè)置、開設(shè)總賬、登錄余額等，而會計電算化不同，它的初始設(shè)置比較麻煩，主要有財務(wù)軟件會計系統(tǒng)的安裝，賬套的設(shè)置、權(quán)限的設(shè)置、會計科目及代碼的建立、初始余額的錄入、報表的名稱、格式、數(shù)據(jù)來源公式的定義等。

（二）科目的設(shè)置和使用不同。手工會計將賬戶分為總賬和明細(xì)賬，明細(xì)賬大多可以設(shè)置到三級科目，再開設(shè)輔助賬戶以滿足管理核算上的需要，科目的設(shè)置和使用一般為中文。而會計電算化中，有的財務(wù)軟件已經(jīng)可以將科目設(shè)置到六級，而且在使用科目時只需輸入該科目的代碼即可，不要求輸入該科目的中文名稱，在顯示或打印時，會同時看到科目代碼和科目的中文名稱，大大減輕了會計的工作量。

（三）運算工具不同。傳統(tǒng)手工會計運算工具是算盤或電子計算器等，計算過程每運算一次要重復(fù)一次，由于不能存儲運算結(jié)果，人要邊算邊記錄，工作量大，速度慢。電算化會計的運算工具是電子計算機，數(shù)據(jù)處理由計算機完成，能自動及時地存儲運算結(jié)果，人只要輸入原始數(shù)據(jù)便能得到所希望的信息。

（四）信息載體不同。傳統(tǒng)手工會計所有信息都以紙張為載體，占用空間大，不易保管，查找困難。電算化會計除了必要的會計憑證之外，均可用磁盤、磁帶做信息載體，它占用空間小，保管容易，查找方便。

（五）賬簿規(guī)則不同。傳統(tǒng)手工會計規(guī)定日記賬、總賬要用訂本式賬冊，明細(xì)賬要用活頁式賬冊；賬簿記錄的錯誤要用化線法和紅字法更正；賬頁中的空行、空頁要用紅線劃消。電算化會計不采用傳統(tǒng)手工會計中的一套改錯方案，凡是登記過賬的數(shù)據(jù)，不得更改（當(dāng)然還是要輔以技術(shù)控制），即使有錯，也只能采用輸入“更改憑證”加以改正，以留下改動痕跡。對需要打印的賬頁的空行、空頁可以用手工處理。

（六）賬務(wù)的處理程序（會計核算形式）不同。傳統(tǒng)手工會計處理賬務(wù)的程序有4種，但都避免不了重復(fù)轉(zhuǎn)抄與計算的根本弱點，伴之而來的是人員與環(huán)節(jié)的增多和差錯的增多。成熟的電算化會計的賬務(wù)處理程序用同一模式來處理不同企業(yè)的會計業(yè)務(wù)，成本核算程序以軟件固化形式在計算機里，從會計憑證到會計報表的過程都由計算機處理完成后，任何要求的輸出都能得到滿足。

（七）會計工作組織體制不同。傳統(tǒng)手工會計的會計組織工作以會計事物的不同性質(zhì)作為制定的主要依據(jù)；電算化會計組織體制以數(shù)據(jù)的不同形態(tài)作為制定的主要依據(jù)。

（八）人員不同。傳統(tǒng)手工會計中的人員均是會計專業(yè)人員，其中的權(quán)威應(yīng)是會計師；電算化會計中的人員由會計專業(yè)人員、電子計算機軟件、硬件及操作人員組成，其中權(quán)威應(yīng)為掌握電算化會計中級的會計師。

（九）內(nèi)部控制方式不同。傳統(tǒng)手工會計對會計憑證的正確性，一般從提要、內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額、會計科目等項目來審核；對賬戶的正確性一般從三套賬的相互核對來驗證；還通過賬證相符、賬賬相符、賬實相符等內(nèi)部控制方式來保證數(shù)據(jù)的正確，堵塞漏洞。電算化會計由于賬務(wù)處理程序和會計工作組體制的變化，除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼由原會計人員進行外，其余的處理都由計算機部門負(fù)責(zé)。內(nèi)部控制方式部分被計算機技術(shù)替代，由手工控制轉(zhuǎn)為人機控制。

以上種種區(qū)別，集于一點，就是由于電算化會計數(shù)據(jù)處理方式的改變，引起了傳統(tǒng)手工會計各個方面的變化，這一變化將使得系統(tǒng)功能更為加強，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)更為合理，系統(tǒng)管理更為完善。

四、會計電算化對手工記賬的影響

（一）對會計職能的影響。現(xiàn)在的企業(yè)在建立了會計電算化系統(tǒng)后，由于計算機的運算速度快、計算精度高、提供的信息全面、能夠及時對高層人員進行相應(yīng)的提醒，因而大大提高了會計工作的質(zhì)量，改變了會計工作的面貌，會計核算和會計管理的環(huán)境、會計職能發(fā)生了很大的變化?，F(xiàn)時會計的基本職能是核算和監(jiān)督，會計管理的主要范疇局限在對會計事項本身的記賬、算賬和審核上。企業(yè)進入網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營管理后，財務(wù)會計與管理會計職能必然相融合，形成高度發(fā)達的管理型會計信息系統(tǒng)。會計信息系統(tǒng)的功能將向全方位拓展：一是要為企業(yè)外界的需求者提供信息；二是要滿足企業(yè)內(nèi)部管理的需要；三是為促進企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展服務(wù)。會計管理將進入全面信息化時代。與以往的會計信息系統(tǒng)相比較，未來的網(wǎng)絡(luò)會計電算化兼有會計業(yè)務(wù)處理層、信息管理層、會計決策層與決策支持層在內(nèi)的多層次網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)信息系統(tǒng)。會計在現(xiàn)實資金流量管理的同時進行物流管理，真正實現(xiàn)購銷存業(yè)務(wù)、會計核算、財務(wù)監(jiān)控的一體化管理，成為企業(yè)管理中最有效的決策支持系統(tǒng)。財務(wù)信息的時效性和實用性將得到較大提高。

（二）對初次確認(rèn)和再次確認(rèn)的影響。在傳統(tǒng)手工會計中，我們在接觸到這些經(jīng)濟業(yè)務(wù)時首先應(yīng)進行初次確認(rèn)，即將經(jīng)濟數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為會計信息，看這些發(fā)生的業(yè)務(wù)是否能用貨幣進行貨幣計量則進入會計核算信息系統(tǒng)。如果不能用貨幣進行計量則摒棄。初次確認(rèn)之后會計人員還必須根據(jù)管理者的需要，確認(rèn)哪些賬簿資料中哪些內(nèi)容應(yīng)列入財務(wù)報表，或是在財務(wù)報表中解釋多少財務(wù)資料。對會計信息進行加工、提純、濃縮或者是加以擴充和重新歸類等。會計電算化系統(tǒng)中，我們也應(yīng)該根據(jù)原始憑證這一載體，進行初次確認(rèn)和再次確認(rèn)，將原始的經(jīng)濟信息轉(zhuǎn)化成我們需要的會計信息。

（三）對記賬憑證的影響。在傳統(tǒng)手工會計中，會計人員根據(jù)審核后的原始憑證進行分組登記，當(dāng)此筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)為貨幣資金收入時將其登記入收款憑證，當(dāng)原始憑證反映該筆業(yè)務(wù)為貨幣支出項目時，將其登入付款憑證。轉(zhuǎn)賬憑證是用來反映與貨幣資金收付無關(guān)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的憑證，根據(jù)有關(guān)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的原始憑證填列。在會計電算化系統(tǒng)中的記賬過程也是一個虛過程，因為并沒有生成實際的賬?！坝涃~”就是將前憑證庫文件中審核通過的記賬憑證做上過賬標(biāo)識或者另外形成一個賬后憑證庫文件，表明該記賬憑證已入賬，不允許再對其修改。如果有錯誤，只能采用類似于手工會計下的紅字沖銷法，通過輸入“更正憑證”予以糾正。所以，在會計電算化系統(tǒng)中，記賬環(huán)節(jié)完全可以取消，即平時不登記日記賬、明細(xì)賬及總賬，只將記賬憑證保存在一起，在需要時再采用瞬間成賬的做法：根據(jù)科目余額庫文件的期初余額數(shù)據(jù)和記賬憑證庫文件的科目發(fā)生額數(shù)據(jù)，當(dāng)即形成所需要的“賬簿”，并予以輸出。同時，這種瞬間成賬的方式也便于會計報表瞬間形成成為可能。至于很多會計軟件所提供的記賬模塊功能，主要是為了滿足會計人員的習(xí)慣，即只有記賬才能查詢和打印。

（四）對賬簿設(shè)置規(guī)則的影響。賬簿作為存放經(jīng)分類匯總的會計數(shù)據(jù)的載體，是一個承前啟后、不可缺少的橋梁與紐帶。手工會計離開賬簿，其報表的編制便成了無本之木、無水之魚、賬簿只是賬簿的外表形式，賬簿的內(nèi)容則是賬戶記錄。在手工會計中，要為會計六大要素分別設(shè)置資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、利潤收入、費用等六大類賬戶，并要設(shè)置總分類賬和不同的明細(xì)分類賬。手工會計規(guī)則規(guī)定的日記賬、總賬要使用訂本賬冊，明細(xì)賬要使用活頁式賬冊，通過若干個賬套來實現(xiàn)相互牽制，相互核對的目的。有借必有貸，借貸必相等在這個復(fù)試記賬法的記賬規(guī)則下，同一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)必須同時在兩個或者兩個以上的賬戶中反映該筆業(yè)務(wù)的來龍去脈，手工會計下我們必須根據(jù)記賬憑證將這些業(yè)務(wù)逐一記錄相應(yīng)的賬簿中。

五、結(jié)論

會計電算化是會計發(fā)展的一個歷史性的飛躍。會計電算化極大地減輕了會計人員的勞動強度，提高了會計工作效率和質(zhì)量，促進了會計職能的轉(zhuǎn)變。大大提高了會計信息處理的速度和準(zhǔn)確性，為用戶提供及時準(zhǔn)確的會計信息，有助于加強管理，提高企業(yè)競爭能力；能有效地減輕會計工作人員的負(fù)擔(dān)，使他們從簡單重復(fù)而又無味的記賬算賬中解放出來，以更多的精力從事更主要的管理和決策工作，從而提高會計人員的地位。大力推進會計電算化的進程，可以加強企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理與資金監(jiān)控，從而提高資金使用效率和降低資金風(fēng)險，并且還可以推動其他各項管理。特別是計算機軟件技術(shù)的快速更新和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與發(fā)展，更對我國會計電算化提出更新更高的要求。我國企業(yè)和會計軟件商家應(yīng)聯(lián)合起來，消除一切影響會計電算化發(fā)展的不利因素，推進我國的會計電算化向更深層次發(fā)展。

主要參考文獻：

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