孟韜

今年8月20日，是第五個“唐山檔案館日”。市、縣兩級檔案館通過宣傳檔案法規(guī)、舉辦檔案展覽、體驗檔案數(shù)字化查詢、舉行檔案知識講座、組織家庭建檔知識研討等活動，展示了近年來檔案工作取得的豐碩成果，強化了檔案工作資政惠民的工作職能，使廣大干部群眾認(rèn)識到到檔案是與國家和個人利益密切相關(guān)的，受到了干部群眾的熱烈歡迎。通過活動的開展，筆者發(fā)現(xiàn)許多群眾對建立家庭檔案很感興趣，參與的積極性非常高。為增進(jìn)廣大群眾對家庭檔案知識的了解，掌握建立和管理家庭檔案的基本知識和技巧，再談一些個人意見。

家庭是社會的細(xì)胞。建立家庭檔案是記錄家庭發(fā)展變化和家庭成員人生經(jīng)歷、社會活動、工作實踐、成長歷程的真實記錄，是促進(jìn)家庭和睦、傳承家庭美德的珍貴史料，是維護(hù)家庭及其成員權(quán)益的法律書證，是社會發(fā)展歷程的重要見證，也是國家檔案資源的重要組成部分。隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展和人民生活水平的迅速提高，家庭檔案在管理家政事務(wù)，從事社會活動，解決社會矛盾，化解社會問題，維護(hù)社會和諧穩(wěn)定方面發(fā)揮了越來越重要的作用。家庭建檔已引起全社會的廣泛重視。

什么是家庭檔案呢？家庭檔案是家庭及家庭成員在家庭生活和社會實踐活動中形成的具有現(xiàn)時利用價值和歷史查考價值的可歸個人保存?zhèn)洳榈母鞣N文字、圖表、票證、聲像及其他形式的歷史記錄。

怎樣收集和整理家庭檔案呢？家庭檔案的收集、整理、分類和內(nèi)容主要包括：社會活動資料，如家譜、家史、自傳、回憶錄、生卒日期、遺囑、履歷等；證件與憑據(jù)資料，如各種資質(zhì)證書、戶口簿、結(jié)（離）婚證、出生證、獨生子女證、黨團(tuán)證、任命書、榮譽證書、獎狀及各種契約、合同等；書信往來資料，如家庭成員之間，家庭成員與親戚、朋友之間的重要來往信件等；聲像資料，如反映家庭成員活動的照片、錄像、錄音等；學(xué)習(xí)參考資料，如日記、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)筆記、摘抄或剪輯的各種資料等；原創(chuàng)資料，如家庭成員創(chuàng)作的各種文論著述的文稿、圖樣、聲像資料等；經(jīng)濟(jì)收支資料，如各種收支記錄、購物憑證、存折、股票、債券和保險單等；家產(chǎn)資料，如房產(chǎn)證、土地證、物業(yè)管理證、重要家用電器設(shè)備購物憑證及產(chǎn)品合格證、使用說明書、保修單、維修記錄等；衛(wèi)生保健資料，如家庭各成員的體檢記錄、病情記錄、就診記錄、用藥記錄、烹調(diào)技術(shù)、營養(yǎng)知識等；興趣愛好檔案，如讀書筆記、旅游日記、收藏品等。

做好家庭檔案的收集、分類工作之后，應(yīng)按時間順序分門別類建立家庭檔案。包括檔案整理裝訂、立卷、編號、裝袋裝盒、登記目錄等。專業(yè)檔案因管理和檢索要求有嚴(yán)格的立卷、保管標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，分為全宗、目錄、卷三級管理。一般的家庭不必如此繁瑣，可根據(jù)個人習(xí)慣、喜好，按照便于保管、查找的原則建立和管理家庭檔案，采取以卷為單位、以盒為分類的管理模式即可。對于因時間久遠(yuǎn)而褪色、褶皺、破損的檔案應(yīng)進(jìn)行裝裱、平整、修補等整理工作。紙質(zhì)檔案立卷可以用線裝訂成卷，將一定時間段同類內(nèi)容的檔案裝訂為一卷，擬定卷號、卷名，標(biāo)注頁碼，以便根據(jù)頁碼注明本卷目錄。零散的票據(jù)可分類以時間為序粘貼在空白紙上裝訂立卷，因紙張規(guī)格大小不一很難裝訂整齊，或重要的紙質(zhì)檔案為避免損傷原件，也可以裝袋立卷。同類多卷為一大類裝入檔案盒，擬定盒號、類名，注明目錄。證件、聲像、實物等檔案也可以分類以時間為序，直接裝入檔案盒。照片檔案的整理可以分類以時間為序裝冊，將像冊內(nèi)照片的內(nèi)容和拍攝時間寫在像冊封面或脊背上。應(yīng)為像冊內(nèi)的照片制作小標(biāo)簽或在照片背面編號，寫明拍攝時間、地點、人物和內(nèi)容。家庭檔案的裝具要求不像檔案館（室）那么嚴(yán)格，可根據(jù)實際情況靈活選擇裝具。無論用什么裝具，應(yīng)掌握兩個原則：一是便于統(tǒng)一管理利用；二是有利于妥善保存檔案原件，注意防壓、防潮、防蛀、防霉、防光、防磁等。

隨著信息化數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化正在成為檔案管理的重要形式。目前市、縣兩級國家級檔案館基本實現(xiàn)了檔案數(shù)字化檢索利用，開通了檔案信息網(wǎng)，面向社會提供在線服務(wù)利用。現(xiàn)在一般家庭都有計算機(jī)，可以將編制好的家庭檔案檢索目錄或者重要文字資料輸入計算機(jī)，形成電子檔案。甚至可以嘗試?yán)脪呙柙O(shè)備、照相機(jī)、攝像機(jī)等聲像設(shè)備將家庭檔案以圖片和音像的形式保存，將電子目錄和聲像檔案銜接，實現(xiàn)家庭檔案數(shù)字化管理。同時為防止計算機(jī)病毒或計算機(jī)損壞等意外，造成檔案數(shù)據(jù)丟失，應(yīng)及時將家庭檔案備份保存到U盤、光盤等移動存儲介質(zhì)。

需要建檔的家庭可以到社區(qū)或檔案部門進(jìn)一步學(xué)習(xí)、了解家庭檔案建檔和管理知識，也可相互之間交流心得體會。各級檔案部門也應(yīng)該研究制定家庭檔案發(fā)展規(guī)劃，加大推廣力度，加強規(guī)范化管理，為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會文明做出新貢獻(xiàn)。

（作者單位：唐山市檔案館）