孟培婷
摘 要:人事檔案管理是每個單位不可忽視的一項重要策略。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步,推動人事檔案管理的信息化建設(shè)成了一種趨勢,這樣不僅有利于確保檔案資料的完整性和安全性,還有利于檔案信息的查詢和資源共享,對提高整個人事檔案管理水平,充分發(fā)揮人事檔案的重要作用具有現(xiàn)實意義。下面將探討分析人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性、存在的問題,并提出相應(yīng)的建設(shè)策略,希望能夠為實際工作提供指導(dǎo)與參考。
關(guān)鍵詞:人事檔案管理;信息化建設(shè)
1 新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性
1、人事檔案管理信息化的存在意義
人事檔案管理信息化,顧名思義,是在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對資源進(jìn)行管理、處置,為人事檔案的使用帶來便捷和快速,方便查閱。人事檔案的信息化管理把靜態(tài)存放變?yōu)閯討B(tài)管理,這不只提高了辦公的水平,也將管理理念徹底轉(zhuǎn)變,將紙變?yōu)殡娮樱娌饺霐?shù)字化操作模式。
2、全面的信息化建設(shè)的必要性
人事檔案管理的信息化,使檔案的生成、采集、分檔、儲存等都節(jié)省了很多時間,而且區(qū)別以往的工作流程,不需要進(jìn)行瑣碎的資料整理工作,通過專業(yè)化的平臺快速的將數(shù)據(jù)入庫分類,提高了人事檔案部門的工作效率。人事檔案的管理實現(xiàn)了檔案管理的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化、全面化。有機(jī)統(tǒng)一了薪酬管理、業(yè)績考核、人事信息、檔案檢索等各個模塊。減少了對原始檔案的接觸和破壞,有利于對檔案紙質(zhì)主體的保護(hù),而且為資源的查閱和共享提供了便利。通過人事檔案的信息化管理,對企業(yè)員工和各級干部的“德、能、勤、績、廉”能夠快速全面的了解,為晉升和獎罰提供參考依據(jù)。所以,人事檔案管理信息化建設(shè)是迫在眉睫的。
2 人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題
1、管理觀念滯后,權(quán)責(zé)不明
目前人事檔案的管理模式還主要是傳統(tǒng)的內(nèi)向、封閉式管理,即人事檔案主要由人員所在單位內(nèi)部的組織、人事部門進(jìn)行封閉式管理,個人對自身的檔案并無知情權(quán),這就給人事檔案蒙上了一層神秘的面紗,使得人事檔案變得神圣化、權(quán)威化。在現(xiàn)代化的今天,隨著人員流通變動頻繁,人員的職稱、考核及學(xué)歷等材料的時時變化,使得人事檔案的動態(tài)性增強(qiáng),要對人事檔案時時更新形成,在人事檔案的形成過程中,由于權(quán)責(zé)不明晰往往會出現(xiàn)相互推諉、扯皮,對人事檔案材料的收集不夠重視,使得檔案材料的來源受制,人事檔案管理工作處于被動,不能更全面的為社會服務(wù)。
2、信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是人事檔案管理的信息化建設(shè)的基礎(chǔ),要實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)就必須建立規(guī)范機(jī)制。在現(xiàn)有的人事檔案管理工作中,很多單位都從自身利益出發(fā),分別采用不同的管理模式,沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去遵循,各搞一套,自稱體系,造成檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)無法暢通,信息化資源共享也不可能實現(xiàn)。還有很多單位采用不同的人事檔案信息化管理系統(tǒng),這些系統(tǒng)往往只能符合它們本單位的需求,在人才流通迅速的今天,無法滿足檔案信息的社會化的需求。
3、檔案管理信息化人才隊伍水平整體不高
人事檔案的信息化建設(shè)要求管理人員在精通傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗的基礎(chǔ)上,還必須掌握計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代管理技術(shù)。目前很多人事檔案管理人員的管理工作還僅僅局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上,雖然單位都給管理人員配備了計算機(jī),但是也僅局限于人事檔案的基本信息的錄入、打印檔案目錄等,無法進(jìn)行人事檔案信息的查詢和檢索,人事檔案的數(shù)字化基本沒有實現(xiàn)。檔案管理信息化人才隊伍的現(xiàn)代管理水平不高,也是阻礙檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)的一大障礙。
3 加快人事檔案管理信息化建設(shè)的措施
加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)是提高人力資源管理水平、推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理的必要途徑。因此事業(yè)單位應(yīng)以現(xiàn)代化科技手段為支撐,加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè),以全面推進(jìn)其人事檔案管理工作的健康、可持續(xù)發(fā)展。
1、轉(zhuǎn)變觀念、健全制度、加大投入、穩(wěn)定隊伍
人事檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該從轉(zhuǎn)變觀念開始,在根本處認(rèn)識到人事檔案管理的重要性,增強(qiáng)對數(shù)字化管理的重視程度。多渠道籌集資金,保證信息化建設(shè)和系統(tǒng)運(yùn)行所需經(jīng)費(fèi),加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)及人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的研究和開發(fā)工作。同時建立健全系統(tǒng)安全保密體系、信息化工作自檢自查制度,為人事檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。另外,重視隊伍建設(shè),建立高效培訓(xùn)機(jī)制,培養(yǎng)一批既具備人事檔案管理知識和技能,又熟練掌握計算機(jī)技術(shù)知識、信息化系統(tǒng)操作知識等的復(fù)合型人才隊伍。
2、加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)
企事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理信息化建設(shè)之前,應(yīng)結(jié)合單位的實際情況,對全體的職工進(jìn)行檔案信息的甄別核實,以保證錄入系統(tǒng)的資料是準(zhǔn)確的,通過電子檔案和數(shù)字化的管理,建設(shè)完備的基本情況庫、干部職歷庫、工資情況庫、專業(yè)技術(shù)人員科研成果庫、表現(xiàn)情況庫(德能勤績廉等)干部照片庫、人事任免工作庫等。同時還要不斷的豐富人事檔案信息,將職工的工作變動,取得的成績等錄入信息庫,以保證每一份人事檔案的全面性、真實性。將信息庫進(jìn)行模塊分類,需要查閱檔案資料時,分類檢索,結(jié)果快速準(zhǔn)確,有效的促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)科學(xué)有序的運(yùn)轉(zhuǎn)。
3、加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
以事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器為數(shù)據(jù)平臺,重視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和人事檔案管理信息化的輔助軟件建設(shè),提供安全、可靠的信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù),擴(kuò)大人事檔案信息化涵蓋的范圍。同時以單位各職能部門的管理權(quán)限為準(zhǔn)劃分模塊,融合相關(guān)部門的數(shù)據(jù)資源,實現(xiàn)多方面的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理,建立完整、多層次、智能型、安全保密的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),為人事決策提供參考依據(jù)。
4、對人事檔案部門人員進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)
想要促進(jìn)人事檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變,基礎(chǔ)條件就是對計算機(jī)的掌握。當(dāng)前,我們必須對人事檔案工作者進(jìn)行計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)。對軟件的使用,還有對系統(tǒng)的維護(hù)管理,都要依靠熟練的計算機(jī)技術(shù)來完成。由此,建議各企事業(yè)單位集中相關(guān)工作人員進(jìn)行能力培養(yǎng)課程,掌握先進(jìn)的電子技術(shù),熟練使用辦公軟件,以提高工作水平。企事業(yè)可以定期的對相關(guān)人員進(jìn)行考核,以督促人事檔案工作者不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步,實現(xiàn)崗位價值。
5、加強(qiáng)人事檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)
加強(qiáng)人事檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)完全防護(hù),應(yīng)注意,第一,重視網(wǎng)絡(luò)安全檢測工作,將入侵檢測系統(tǒng)配備到共享網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上,及時統(tǒng)計分析進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流。第二,要指定有效的應(yīng)對措施,設(shè)立安全的訪問密碼,防止出現(xiàn)信息平臺被惡意破壞和攻擊的情況出現(xiàn)。信息庫的數(shù)據(jù)要及時做好備份,一旦遭受到攻擊,通過已備份的資料進(jìn)行還原。避免影響企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)。第三,配備訪問控制軟件系統(tǒng)或通過防火墻技術(shù)加強(qiáng)訪問控制。通過以上措施的實施,以加強(qiáng)信息庫管理與維護(hù)。
4 結(jié)束語
總之,人事檔案記錄著一個人的成長、工作經(jīng)歷、相關(guān)的成績以及思想認(rèn)識和個人能力等,它是相關(guān)的人事單位進(jìn)行人才選拔的重要依據(jù)。因此,對于人事檔案的管理具有十分重要的作用,特別是在新形勢下,對于人事檔案進(jìn)行信息化的管理更是一項十分重要的工作。
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