牛斐

摘要：制度對沖、管理真空、評價失衡、文化脫離等沖突是企業(yè)辦公室管理工作不可避免的問題。如何管理沖突并合理解決沖突，促進(jìn)辦公室和諧發(fā)展，提高辦公室管理績效，是所有企業(yè)必須始終深入研究的一項重要課題。本文針對企業(yè)辦公室管理中存在的不和諧因素，引入和諧管理理論，通過構(gòu)建和諧管理概念模型，提出促進(jìn)辦公室和諧發(fā)展的有效策略。

Abstract： The system hedge， management vacuum， unbalance appraisal and renegade culture are the inevitable problems in the management work of business office. How to manage conflicts and reasonably resolve conflicts， promote the harmonious development of the office， and improve the performance of office management is an important subject for the enterprises. Aimed at the disharmony factors in the enterprise office management， this paper introduces the harmonious management theory， constructs harmonious management concept model and puts forward the effective strategy to promote the harmonious development of the office.

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室；和諧管理；概念模型

Key words： business office；harmonious management；concept model

中圖分類號：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）01-0037-03

0 引言

“和諧理論”是席酉民在其成為中國第一位管理工程博士的博士論文中提出，并在其后的研究中逐步成為一系列可實際操作的管理理論。和諧管理是組織為了達(dá)到其目標(biāo)，在變動的環(huán)境中，圍繞和諧主題的分辨，以優(yōu)化和不確定性消減為手段提供問題解決方案的實踐活動。

制度對沖、管理真空、評價失衡、文化脫離等沖突是企業(yè)辦公室管理工作不可避免的問題。如何管理沖突并合理解決沖突，促進(jìn)辦公室和諧發(fā)展，提高辦公室管理績效，是所有企業(yè)必須始終深入研究的一項重要課題。本文針對企業(yè)辦公室管理中存在的不和諧因素，引入和諧管理理論，通過構(gòu)建和諧管理概念模型，提出促進(jìn)辦公室和諧發(fā)展的有效策略。

1 和諧管理理論綜述

“和諧理論”是席酉民在其成為中國第一位管理工程博士的博士論文中提出，并在其后的研究中逐步成為一系列可實際操作的管理理論。和諧管理是組織為了達(dá)到其目標(biāo)，在變動的環(huán)境中，圍繞和諧主題的分辨，以優(yōu)化和不確定性消減為手段提供問題解決方案的實踐活動。

結(jié)合和諧管理的特點構(gòu)建的概念模型，包含以下內(nèi)容：系統(tǒng)運(yùn)行基礎(chǔ)。組織需要有運(yùn)行的基礎(chǔ)，管理需要有管理的對象，組織應(yīng)該充分利用自身的優(yōu)勢，整合更多類型的資源參與組織的建設(shè)與發(fā)展；資源要素要求。資源應(yīng)該與組織的發(fā)展需要相契合，資源投入比例要適度均衡，不同資源之間相互協(xié)調(diào)，相互耦合；組織管理活動。

合理的管理機(jī)構(gòu)、完善的管理體制及不同管理部門之間的密切協(xié)作，能夠減少內(nèi)耗，保證物質(zhì)流動暢通。實現(xiàn)信息傳遞無誤，組織成員心情愉悅、善于協(xié)同，達(dá)到組織內(nèi)部環(huán)境的和諧一致；系統(tǒng)運(yùn)動過程。系統(tǒng)運(yùn)動是一個不斷循環(huán)、上升的過程，資源投入一組織管理一內(nèi)外協(xié)調(diào)一組織產(chǎn)出一組織發(fā)展一吸引新投入，這是組織運(yùn)動的基本過程；系統(tǒng)內(nèi)外協(xié)調(diào)。系統(tǒng)應(yīng)該能根據(jù)外部環(huán)境的變化，依靠自身較強(qiáng)的自組織能力與和諧的內(nèi)部環(huán)境，與外部環(huán)境相適應(yīng)，調(diào)整自身，維持組織的健康發(fā)展；系統(tǒng)目標(biāo)。系統(tǒng)一系列的運(yùn)動過程，是為了組織發(fā)展與壯大，實現(xiàn)組織和諧發(fā)展和吸納新資源的目標(biāo)，以及實現(xiàn)組織內(nèi)部成員的勞動價值。

2 企業(yè)辦公室管理的不和諧因素、不和諧表現(xiàn)以及其不利影響

2.1 不和諧因素及表現(xiàn)

2.1.1 制度對沖

該方面主要表現(xiàn)在企業(yè)制度管理同辦公室行政管理間存在不協(xié)調(diào)情況，如企業(yè)中不同的經(jīng)理都有各自的管理范圍，比如后勤經(jīng)理主司后勤事務(wù)，生產(chǎn)經(jīng)理主司生產(chǎn)任務(wù)，因此不同的部門在制度方面也存在一定的差異。該種情況的存在，在實際管理工作開展中辦公室則很可能因此同其他部門間形成沖突。從制度對沖角度看來，企業(yè)同企業(yè)辦公室間制度雖然相同，但在具體細(xì)節(jié)方面，也將存在一定的差異。

2.1.2 管理真空

在辦公室職能邊緣化發(fā)展的情況下，企業(yè)辦公室管理也因此進(jìn)入到了一個真空狀態(tài)。在現(xiàn)今很多企業(yè)發(fā)展當(dāng)中，辦公室在企業(yè)當(dāng)中的地位逐漸弱化、邊緣化，辦公室本來具有的服務(wù)和組織協(xié)調(diào)等功能，如今只能做為附屬部門專門提供服務(wù)，而無法發(fā)揮其組織協(xié)調(diào)功能。作為企業(yè)的“行政長官”，辦公室卻缺少相應(yīng)的管理執(zhí)行能力，并因此使其在目標(biāo)實現(xiàn)方面存在較大的阻礙。

2.1.3 文化脫離

根據(jù)文化引領(lǐng)標(biāo)準(zhǔn)在不同職能部門當(dāng)中理解情況的差異，企業(yè)辦公室在管理當(dāng)中則很難實現(xiàn)“和而不同”。在企業(yè)發(fā)展當(dāng)中，其文化也將產(chǎn)生很多個分支，并因此使企業(yè)在文化引領(lǐng)以及管理目標(biāo)上存在差異。如生產(chǎn)部門以產(chǎn)量和效益為重，而辦公室則以組織協(xié)調(diào)為重。所屬部門職能和工作內(nèi)容的差異性使得企業(yè)辦公室在具體文化方面同其余部門間存在不同的需求以及方向，并因此導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部文化不和諧情況的發(fā)生。

2.1.4 評價失衡

在現(xiàn)今很多企業(yè)發(fā)展中，企業(yè)其余部門同辦公室間在考核標(biāo)準(zhǔn)方面難以形成互補(bǔ)，并因此在管理層次方面存在“短路”情況。如辦公室不僅是具體評價的執(zhí)行者，同時也是評價的考核以及實施者。在該過程中，這種均衡性的存在則很難兼顧企業(yè)整體的評價制度，并導(dǎo)致部分偏差情況發(fā)生。

2.2 不利影響

上述情況的存在，將會對企業(yè)的正常發(fā)展產(chǎn)生以下方面影響：第一，難以形成明確的管理目標(biāo)，在管理實踐以及制度體系方面很難達(dá)到統(tǒng)一性；第二，將影響到企業(yè)的戰(zhàn)略管理，在企業(yè)文化具體實施中，不和諧環(huán)境、功能因素以及人際關(guān)系的存在都將對企業(yè)的整體發(fā)展以及目標(biāo)實現(xiàn)產(chǎn)生影響；第三，難以綜合利用企業(yè)資源。不僅不能夠統(tǒng)籌實現(xiàn)，也將對企業(yè)和諧管理想形成一種偽裝，并在對辦公室具體功能進(jìn)行剝奪的情況下誤導(dǎo)具體決策；第四，受到企業(yè)制度、激勵機(jī)制以及評價方式的應(yīng)用，則會使評價方式的公正以及公平性受到影響。

3 和諧管理對企業(yè)辦公室管理工作的重要意義

和諧管理理念目前已然成為備受企業(yè)推崇的一種現(xiàn)代企業(yè)管理理念，它在企業(yè)中的應(yīng)用已成為一種主流趨勢。隨著和諧社會發(fā)展理念的盛行，和諧管理理念逐漸蔓延到企業(yè)治理領(lǐng)域。自從市場經(jīng)濟(jì)體制在我國逐步成型，各行各業(yè)的社會分工不斷細(xì)化，特別是在企業(yè)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)中，各部門既強(qiáng)調(diào)分工，又注重協(xié)作。企業(yè)辦公室作為一個有機(jī)的整體，其大部分工作需要各部門、各個成員積極協(xié)作去才能順利完成。企業(yè)辦公室在企業(yè)中處于中心樞紐的位置，擔(dān)負(fù)著服務(wù)、信息上傳下達(dá)以及后勤保障的職能。辦公室管理環(huán)境和日常工作是否和諧，直接關(guān)系到各部門的工作狀態(tài)，所以企業(yè)應(yīng)該高度重視辦公室和諧建設(shè)。

由于辦公室工作任務(wù)繁復(fù)，在日常工作中難免出現(xiàn)這樣那樣的問題，可以根據(jù)企業(yè)實際情況引入和諧管理理念，系統(tǒng)的分析該理念在企業(yè)辦公室管理環(huán)境中應(yīng)用的可能性與可控性，通過和諧管理模式促使辦公室日常工作機(jī)制規(guī)范化，同時在辦公室內(nèi)部形成層次化的管理結(jié)構(gòu)，將總目標(biāo)進(jìn)一步劃分為各層次的小目標(biāo)，基于多層次多目標(biāo)的實施進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)管理結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)企業(yè)管理功能與企業(yè)戰(zhàn)略的均衡化。嚴(yán)格來講，可以將和諧管理作為衡量企業(yè)和諧管理績效的參考標(biāo)準(zhǔn)，而不只是將其當(dāng)作一種社會化的產(chǎn)物，它能為企業(yè)優(yōu)化管理環(huán)境提供一套可供參考的標(biāo)準(zhǔn)，對于改善企業(yè)辦公室管理環(huán)境，培育企業(yè)核心競爭力大有裨益。

4 企業(yè)辦公室實現(xiàn)和諧管理目標(biāo)的創(chuàng)新思考與具體對策

4.1 以人文本

“以人為本”的理念當(dāng)中，就蘊(yùn)含了和諧發(fā)展相關(guān)內(nèi)容，在新發(fā)展時期中，企業(yè)在發(fā)展當(dāng)中則需要積極促進(jìn)人際關(guān)系、企業(yè)資源以及企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的和諧。在該過程中，需要做好企業(yè)戰(zhàn)略同辦公室管理匹配情況的注重，并做好企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)同步的協(xié)調(diào)。在實際管理中，辦公室需要做好時效性的注重，即做好和諧本身激勵、促進(jìn)以及發(fā)展作用的注重。作為企業(yè)的首腦部門，辦公室是企業(yè)實施決策的重要輔助，也是評定企業(yè)是否和諧的關(guān)鍵指標(biāo)。在此背景下，企業(yè)辦公室和諧管理也正是辦公室通過對企業(yè)資源的充分利用實現(xiàn)戰(zhàn)略實施管理的糅合。在這個過程中，辦公室必須嚴(yán)格按照戰(zhàn)略規(guī)劃制定配套的和諧管理制度，并根據(jù)企業(yè)所處的不同發(fā)展時期適當(dāng)調(diào)整和諧管理方式，在做好管理手段優(yōu)化、規(guī)范的同時也需要做好企業(yè)制度有效性的溝通。同時，也要保證“以人文本”不能只是口號，必須深刻分析企業(yè)不同的管理層面，針對各層面存在的不良信息以及動態(tài)情況進(jìn)行整體把控。通過科學(xué)、和諧制度的建立做好員工行為規(guī)范的規(guī)范，在結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的基礎(chǔ)上做好企業(yè)文化精神塑造，在同企業(yè)現(xiàn)有資源積極整合的基礎(chǔ)上實現(xiàn)資源整合。在該過程中，人可以說是最為主要的因素，要做好管理工作中人主觀能動性的發(fā)揮，并因此實現(xiàn)以人為本。

4.2 強(qiáng)化溝通

在辦公室工作中，協(xié)調(diào)是其一項重點職能，協(xié)調(diào)工作開展的好壞，將直接對辦公室工作的效率以及質(zhì)量產(chǎn)生影響。對此，要想出色的完成辦公室工作，高超的協(xié)調(diào)技術(shù)以及良好的協(xié)調(diào)技能則成為了關(guān)鍵。在工作當(dāng)中，需要能夠充分認(rèn)識到溝通的過程即為相互協(xié)調(diào)，并做好管理集中以及高效的注重。要想較好的實現(xiàn)該目標(biāo)，以人為本僅僅是最為基礎(chǔ)的手段，還需要相互間能夠體現(xiàn)尊重，更好地實現(xiàn)和諧環(huán)境的創(chuàng)造：第一，要加強(qiáng)干部思想道德教育。教育員工做好我國文明的傳承，做好“明禮誠信、團(tuán)結(jié)友善、勤儉自強(qiáng)、敬業(yè)奉獻(xiàn)”相關(guān)規(guī)范的帶頭落實，保證能夠以德感人、以德服人；第二，要做好人際交往中關(guān)系的引導(dǎo)。通過有益活動以及制度的落實實現(xiàn)員工同領(lǐng)導(dǎo)、同事同同事間的科學(xué)引導(dǎo)，在做到互相幫助、互相信任的基礎(chǔ)上共同實現(xiàn)進(jìn)步；第三，要積極開展法制教育，提高員工的法制觀念，運(yùn)用法律制度和企業(yè)規(guī)范約束員工行為，保證人際關(guān)系的長久和諧。

4.3 文化引領(lǐng)

文化引領(lǐng)作為企業(yè)文化建設(shè)的創(chuàng)新點，在近年來逐漸成為企業(yè)強(qiáng)化辦公室管理的有效手段之一。在該項工作中，要將企業(yè)文化理解為一種管理方式，將該種概念抽象到企業(yè)文化引領(lǐng)當(dāng)中。在企業(yè)辦公室和諧管理當(dāng)中，文化引領(lǐng)首先是一種管理辦法，其次才是手段，而其所具有的最大作用，還是在實現(xiàn)企業(yè)文化同企業(yè)制度和諧發(fā)展的基礎(chǔ)上實現(xiàn)兩者間的融合，將企業(yè)績效管理、戰(zhàn)略調(diào)整以及文化建設(shè)都引領(lǐng)到企業(yè)全局發(fā)展當(dāng)中。

4.4 管理創(chuàng)新

制度管理是企業(yè)發(fā)展的重要命脈，在企業(yè)辦公室管理中，要從以下方面做好把握：第一，做好行政管理體制建立。從轉(zhuǎn)變職能、簡政放權(quán)以及理順關(guān)系這幾方面改進(jìn)現(xiàn)行企業(yè)管理體制。對于這三部分內(nèi)容而言，其具有緊密相連的特征，企業(yè)必須先轉(zhuǎn)變行政管理職能才能實現(xiàn)簡政放權(quán)，才可以在逐漸減少直接管理的同時做好宏觀方面控制；第二，要做好新環(huán)境下辦公室職能的界定。首先基于企業(yè)內(nèi)部管理機(jī)制明確企業(yè)辦公室的管理職能和工作任務(wù)，在此基礎(chǔ)上編制工作計劃，最終形成一套相對完整的目標(biāo)管理體系。確定目標(biāo)后將目標(biāo)進(jìn)一步分解并落實到人，實行目標(biāo)責(zé)任制、崗位責(zé)任制。

4.5 優(yōu)化調(diào)整組織結(jié)構(gòu)

通過調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，可以改善不合理的人力資源格局，從宏觀上建立起更符合企業(yè)發(fā)展要求的辦公室管理層的組織結(jié)構(gòu)，這對于改善不和諧的人力資源現(xiàn)狀大有裨益。

5 結(jié)論

辦公室管理是現(xiàn)今企業(yè)發(fā)展中的重點內(nèi)容。在上文中，我們對企業(yè)辦公室和諧管理進(jìn)行了一定的研究，需要企業(yè)能夠做好重點把握，以科學(xué)管理方式的應(yīng)用實現(xiàn)企業(yè)辦公室的和諧管理，進(jìn)而實現(xiàn)企業(yè)的整體發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王麗麗.國有企業(yè)辦公室工作中存在的問題與改進(jìn)措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（18）：55-56.

[2]王麗紅.如何做好企業(yè)辦公室工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（04）：111-111.

[3]吳鴻.如何創(chuàng)新企業(yè)辦公室工作[J].東方企業(yè)文化，2015（07）：99-99.

[4]吉艷妹.論新形勢下如何提升企業(yè)辦公室工作水平[J].法制與社會，2015（20）：44-46.

[5]趙延斌.對國企辦公室管理的初探[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2009（09）：155-156.

[6]李妍.關(guān)于辦公室管理工作的幾點思考[J].福建教育學(xué)院學(xué)報，2009（01）：188.