王芳西安美術(shù)學(xué)院

高校人事檔案信息化管理現(xiàn)狀及應(yīng)對策略

王芳
西安美術(shù)學(xué)院

近些年我國高校的規(guī)模和數(shù)量在不斷的擴(kuò)大，檔案信息量也隨之上升，管理的方式也越來越信息化和多樣化，但是在此過程中仍然存在著很多問題，很大程度上阻礙了人事檔案管理的信息化發(fā)展。本文分析了高校人事檔案的信息化管理現(xiàn)狀，并提出了解決的策略，以供參考。

高校人事檔案；信息化管理；現(xiàn)狀；策略

1.高校人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

1.1 缺乏有效的管理水平

（1）在高校人事制度改革中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不能正確認(rèn)識和理解人事檔案管理工作，不重視積極改進(jìn)和創(chuàng)新信息化管理，對其信息化系統(tǒng)的建設(shè)造成影響；（2）很多高校仍然保留著傳統(tǒng)的手工辦公模式，沒有意識到充分的利用信息化的人事檔案管理的重要作用，沒有建立信息化檔案的系統(tǒng)；（3）有的高校雖然有專門的人事檔案信息的管理系統(tǒng)，但是卻沒有得到有效的利用，人事信息數(shù)據(jù)庫更新和維護(hù)的及時性得不到保障，導(dǎo)致人事檔案信息管理系統(tǒng)成了擺設(shè)；（4）還有部分高校把人事管理和人事檔案信息化管理混淆，缺乏統(tǒng)一的人事信息系統(tǒng)，沒有把現(xiàn)代辦公人事管理融為一體，人事管理工作中所發(fā)生的人事信息的變動，還需要手工維護(hù)，造成了人力、物力的浪費，嚴(yán)重阻礙了管理人事檔案信息工作的正常進(jìn)行。

1.2 建設(shè)檔案的任務(wù)較重

（1）通常高校的技術(shù)人員占有很大的比例，他們學(xué)歷比較高、職稱評定的次數(shù)多、得到獎項的種類較多，因此擁有相當(dāng)多的人事檔案信息量，使工作人員信息化管理的任務(wù)加大。

（2）高校人事檔案信息化的建設(shè)需要投入大量的人力物力財力，培養(yǎng)出熟練掌握計算機(jī)技術(shù)、接受過專業(yè)的人事檔案培訓(xùn)、政治覺悟非常高的人才來擔(dān)負(fù)建設(shè)人事檔案信息化管理的重任，還需要配備現(xiàn)代化的如掃描儀、多媒體等設(shè)備，并設(shè)置專項基金用于建設(shè)信息化的人事檔案，保障系統(tǒng)開發(fā)過程中充足的資金來源。

（3）處理全校教職工人事檔案的數(shù)據(jù)信息需要把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)化成電子檔案，還要運用處理文檔的軟件，根據(jù)相關(guān)的要求規(guī)范的整理數(shù)據(jù)庫信息，還要注意在處理的時候做好檔案的備份工作，設(shè)置免遭黑客襲擊的密碼或防火墻，使人事檔案的信息安全性得到保障。所以建設(shè)信息化的高校人事檔案管理系統(tǒng)任務(wù)繁重。

1.3 缺乏合理的平臺建設(shè)

（1）很多高校當(dāng)前人事檔案的管理的信息化應(yīng)用方面的效果并不理想，主要是因為對網(wǎng)絡(luò)平臺缺乏到位的建設(shè)。雖然部分高校人事檔案實施了信息化管理，并科學(xué)的運用了信息化管理系統(tǒng)，但是沒有綜合考慮共享檔案信息資源的問題，仍舊采用單機(jī)版操作，沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的共享；（2）有的高校雖然對檔案信息實施了網(wǎng)絡(luò)化的管理，但是主要共享的是部門之間的資源，沒能全面的考慮信息的利用率，導(dǎo)致部門之間并沒有全面的了解所需的人才類型，使人力資源得不到合理的利用。

1.4 信息化的標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

（1）教育部門和上級人事部門推薦學(xué)校使用管理人事檔案的系統(tǒng)軟件，并且還要定期的檢查，每所學(xué)校又根據(jù)自身情況自行開發(fā)了系統(tǒng)的軟件，導(dǎo)致管理檔案系統(tǒng)的軟件重復(fù)工作，加上沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范這些系統(tǒng)，導(dǎo)致人事檔案工作更加繁瑣；（2）各高校人事檔案信息系統(tǒng)相關(guān)部門都在建設(shè)本部門的信息管理系統(tǒng)軟件，不同的系統(tǒng)軟件采用不同的管理模式，缺乏規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對信息化檔案的網(wǎng)絡(luò)暢通性造成阻礙，不能使信息化資源達(dá)到共享。所以，高校信息化人事檔案管理缺乏規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，影響了其網(wǎng)絡(luò)化和信息化。

1.5 管理人員建設(shè)缺乏能力

（1）建設(shè)信息化的人事檔案需要管理人員具有豐富的管理檔案的經(jīng)驗，還要掌握必要的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。許多高校管理人事檔案的人員學(xué)歷水平都普遍較低，所以掌握的專業(yè)知識和能力也非常有限，在人事檔案信息化發(fā)展中滿足不了建設(shè)的需求；現(xiàn)在雖然高校的人事檔案室已經(jīng)配備了計算機(jī)，但是許多工作人員的工作還是以建立紙質(zhì)檔案為主，使用計算機(jī)也只是錄入基本信息、打印檔案目錄等，不能發(fā)揮查詢和檢索信息的功用，還有的學(xué)校根本不涉及數(shù)字化人事檔案管理的內(nèi)容。因此管理檔案的人員缺乏現(xiàn)代管理的能力也對建設(shè)信息化的檔案管理造成影響。

2.提高高校人事檔案信息化管理的策略

2.1 正確的認(rèn)識信息化人事檔案管理

（1）高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)清楚的看到人事檔案信息化管理發(fā)揮的重要作用，并高度的肯定建設(shè)過程中取得的有效的成績，對其建設(shè)引起充分的重視，并給予其所需的支持；（2）人事部門也應(yīng)該投入最大的精力，落實信息化建設(shè)的任務(wù)，加快人事檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的步伐；（3）上級人事部門應(yīng)該通過高校專家的論證，進(jìn)行規(guī)范的管理，選擇合理的人事檔案信息管理系統(tǒng)，使高校人事檔案的管理更加規(guī)范；（4）高校的各級領(lǐng)導(dǎo)干部也應(yīng)該提高建設(shè)信息化人事檔案的重視程度，在學(xué)校設(shè)立指導(dǎo)信息化建設(shè)的中心，統(tǒng)一協(xié)調(diào)指揮各部門信息管理系統(tǒng)的運行，并構(gòu)建起網(wǎng)絡(luò)化的平臺，使人力資源信息實現(xiàn)共享，使人事檔案信息化管理更加高效。

2.2 加大基礎(chǔ)設(shè)施的現(xiàn)代化建設(shè)力度

（1）學(xué)校想要使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化，就應(yīng)積極配備現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)備，建設(shè)人事檔案信息化管理的機(jī)房，使人事檔案信息更加安全，并把計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效的利用起來，逐漸提升人事檔案的信息化水平；（2）應(yīng)該利用好計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建設(shè)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，使多媒體數(shù)據(jù)庫得到高質(zhì)量的建設(shè)，逐漸加快數(shù)字化信息資源的建設(shè)速度；（3）積極建設(shè)現(xiàn)代化的管理檔案的應(yīng)用系統(tǒng)，使高校能使用符合規(guī)范的統(tǒng)一的管理檔案的軟件，給高校交換檔案信息和共享資源打下堅實基礎(chǔ)。

2.3 加強(qiáng)信息化管理基本內(nèi)容的建設(shè)

建設(shè)信息化管理的基本內(nèi)容具體的有：人事檔案人員所有信息的數(shù)據(jù)庫的建立；建設(shè)人事檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，并和每個工作人員的信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效的鏈接；建設(shè)管理人事信息的系統(tǒng)，有效的鏈接信息操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，還要對與工作人員相關(guān)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)，使其實現(xiàn)全面的現(xiàn)代化辦公形式，防止因手工重復(fù)勞動造成的誤差，大大提升管理人事檔案的效率。

2.4 保障信息化人事檔案的安全保密性

（1）信息技術(shù)的顯著特性給高校管理人事檔案提供了便捷的條件，但是同樣信息技術(shù)的運用也增加了檔案數(shù)據(jù)信息的不安全因素，因此制定安全防范措施非常重要，可以避免發(fā)生信息丟失和泄露的現(xiàn)象；（2）高校管理人事檔案的部門應(yīng)該針對信息化管理制定出嚴(yán)格的制度，明確管理的權(quán)限，還應(yīng)該及時進(jìn)行數(shù)據(jù)庫備份和維護(hù)，一般情況下不允許使用儲存數(shù)據(jù)的計算機(jī)連接互聯(lián)網(wǎng)，防止病毒對信息數(shù)據(jù)造成威脅。

2.5 培養(yǎng)管理人事檔案的高素質(zhì)人才

（1）高校建設(shè)信息化的人事檔案管理要求每個檔案管理工作者都應(yīng)該不斷的努力加強(qiáng)自身專業(yè)、計算機(jī)知識的學(xué)習(xí)，熟練的掌握管理人事檔案相關(guān)的軟件的使用方法，使其運用現(xiàn)代化技術(shù)的水平不斷得到提升，快速成長為熟練運用計算機(jī)技術(shù)處理檔案管理等業(yè)務(wù)的高標(biāo)準(zhǔn)人才；（2）對工作人員加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)，使其使其在信息化快速發(fā)展的時期更加堅守管理人事檔案的原則，不能私自更改人事檔案信息，泄露高校人事信息系統(tǒng)的機(jī)密信息，保障高校人事檔案信息管理的安全和穩(wěn)定。

結(jié)語

高校人事檔案是培養(yǎng)、選拔、使用、管理教職工的主要的依據(jù)，信息化的實現(xiàn)使管理人員的勞動強(qiáng)度大大降低，保障了人事檔案管理工作的質(zhì)量，保證人事檔案可以發(fā)揮出其最大的作用。

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王芳（1987-），女，漢族，安徽宿州人，碩士研究生，助理館員。