文/蘇穎超

新時期高校人事檔案管理存在的問題與對策

文/蘇穎超

人事檔案管理工作的成效直接關(guān)系著高校的自身發(fā)展，對個人未來的生活和工作也具有重大的影響作用，因此其安全性要保證萬無一失。對人事檔案的安全保障工作需要有一套完善的系統(tǒng)和工作制度的支持，不同的檔案管理人員分工合作，以減少出錯概率，從而促進對人事檔案整理、使用及保管等工作的有效進行，切實保障人事檔案的完整性與安全性

伴隨我國經(jīng)濟體制及人事制度的改革深化，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的新形勢下，人事檔案管理工作也暴露出了一些新問題與不足，本文就當(dāng)前在高校中人事檔案存在的問題進行剖析，并提出相應(yīng)對策。

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案管理為社會的人力資源管理提供著人事數(shù)據(jù)和信息支持，是用人單位招聘時對個人學(xué)習(xí)、工作及生活情況了解的重要憑證，是高校在日常管理工作中十分重要的一環(huán)。

檔案記錄著所在單位中所有員工從事的活動以及活動本身情況，通過個人檔案信息可有助于了解員工的工作態(tài)度和工作能力，從而為選拔員工提供了一個重要的參考依據(jù)。此外，人事檔案還是優(yōu)化高校人事管理的重要途徑之一，其人才培養(yǎng)、人才選拔和人才的資源配置等都需要詳實的人事檔案信息作支撐。

人事檔案管理工作的成效直接關(guān)系著高校的自身發(fā)展，對個人未來的生活和工作也具有重大的影響作用，因此其安全性要保證萬無一失。對人事檔案的安全保障工作需要有一套完善的系統(tǒng)和工作制度的支持，不同的檔案管理人員分工合作，以減少出錯概率，從而促進對人事檔案整理、使用及保管等工作的有效進行，切實保障人事檔案的完整性與安全性。

當(dāng)今信息時代的發(fā)展給高校的人事檔案管理工作帶來了眾多便捷之處，但也對傳統(tǒng)的人事檔案管理方法提出挑戰(zhàn)，如何面對新形勢下人事檔案管理工作的優(yōu)化將是未來高校檔案管理工作人員值得深入思考的問題。

二、當(dāng)今高校人事檔案管理中存在的問題

1.檔案管理制度有待進一步完善

據(jù)調(diào)查目前我國大多數(shù)高校中，檔案收集的范圍不夠全面，許多應(yīng)納入的信息及資料未得到完整的保存，尤其是在工作移交不清時易導(dǎo)致檔案資源的流失。不僅不利于人事檔案的集中管理，也極易發(fā)生檔案受損、檔案丟失等情況，對個人今后的發(fā)展存在一定的限制。同時，由于歸檔的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致人事檔案的目錄不清，給日后的查找?guī)砹溯^大的困難。

雖然面對信息化的新環(huán)境與形勢，各高校也在不斷地完善規(guī)章制度。但在實際的執(zhí)行過程中，并未達到理想效果，比如由于執(zhí)行力度不夠，而不能充分發(fā)揮人事檔案的實際作用。

2.信息化檔案管理的意識有待提高

伴隨信息化改革進程的不斷深入，人事檔案的信息化對高校的人才培養(yǎng)、提高效能、增強競爭力等方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用。但在現(xiàn)階段，我國部分高校對人事檔案的管理重視程度不足，表現(xiàn)在對檔案管理的認識不夠充分，將檔案管理當(dāng)作一種簡單的信息統(tǒng)計工作，并未意識到其重要性和對其它工作的促進作用。因此，各高校在人事檔案管理上的投入明顯不足，且人事檔案的信息記錄也僅停留在簡單記錄層次，未能及時更新人事信息的變化，導(dǎo)致人事檔案信息存在一定的滯后性。

3.檔案管理人員專業(yè)水平有待提升

在高校人事檔案信息化管理工作中，人才因素占據(jù)著關(guān)鍵的位置。檔案管理人員的專業(yè)水平與素質(zhì)不但關(guān)系著檔案工作是否順利開展，更關(guān)系到高校的管理和未來的發(fā)展水平。從目前情況來看，從事檔案管理的工作人員整體的專業(yè)素養(yǎng)仍然較低，其中大多數(shù)是老一輩的工作人員，對于信息化的檔案管理還不能完全適應(yīng)，檔案管理的理念和方式方法比較落后，與高速發(fā)展帶來的龐大信息量所需的新技術(shù)不能匹配。另有一些高校的檔案管理工作直接由其他部門的領(lǐng)導(dǎo)或職工來代替，但這些工作人員在從事檔案工作時的專業(yè)基礎(chǔ)知識和技能水平都遠遠不夠。

三、提高高校人事檔案管理工作的幾點建議

1.完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作

為進一步提升高校人事檔案管理的效率，需要完善檔案管理制度，加強檔案管理規(guī)范化水平。首先應(yīng)加大對高校人事檔案管理的監(jiān)察力度，促進檔案管理水平的提高。其次，要進一步明確檔案工作的負責(zé)人，嚴格按照檔案管理制度規(guī)范檔案工作。與此同時，也應(yīng)合理的增加對檔案管理工作的資金支持力度，以保證檔案工作的順利進行。最后應(yīng)加強高校人事檔案調(diào)取工作的靈活性，盡量保證“檔隨人走”，進而可不斷提高檔案管理的效率。

2.提高對高校檔案管理工作的認識

由于高校人事檔案記錄著個人的政治面貌、主要學(xué)習(xí)和社會經(jīng)歷、品德作風(fēng)等情況，其對個人的工作及人生發(fā)展都具有著特別重要的意義。因此，在檔案管理工作中應(yīng)重視“以人為本”的管理原則，各大高校的檔案工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)時代的發(fā)展，努力創(chuàng)新人事檔案的管理理念，增強服務(wù)的意識。

作為人事檔案管理的工作者，必須積極地做好各類材料的收集、保存與匯總工作，確保檔案中的重要內(nèi)容完整保留，并結(jié)合實際的需求增加現(xiàn)實功能，從而來完善檔案的功能體系，比如可增加保險、績效等內(nèi)容，以此助力于高校更全面和詳細地了解各人員的具體情況，更方便的為各部門選擇合適人才。必須保證每一材料都有憑有據(jù)，對那些未滿足歸檔要求的材料必須積極地進行補充，切實實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范運行。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)水平

從我國各高校當(dāng)前的人事檔案工作來看，管理的過程中存在著兩個挑戰(zhàn)，一是人事檔案紙版的妥善保存；二是人事檔案電子化的長期保存。由于檔案的“壽命”有限，利用先進信息技術(shù)來長期保存大量的檔案信息是當(dāng)前檔案管理的發(fā)展趨勢。

這就需要檔案管理工作者必須具有一定的專業(yè)水平，同時還應(yīng)具有一定的服務(wù)意識及保密意識，也就需要強化檔案管理人員的隊伍建設(shè)，培養(yǎng)一支具較高專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理團隊。應(yīng)當(dāng)定期地提供檔案管理方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機會，使檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平能得到加強和更新，以適應(yīng)飛速發(fā)展的社會所需的信息化檔案管理要求。

由于人事檔案對個人的一生都具有著非常重要的意義，也為高校各項工作的順利開展與發(fā)展提供有力的保障，因此需要對其進行系統(tǒng)、完善和有效的管理，從而為個人和單位帶來幫助。但當(dāng)前高校中檔案管理存在的問題也是不容忽視的。對此，檔案工作者應(yīng)對檔案管理中出現(xiàn)的各類問題進行透徹的分析，讓檔案管理緊跟時代的步伐，充分滿足新時期的需求。

（作者單位：榆林學(xué)院）