樊女麗/杭州中大檔案管理咨詢有限公司

公路建設(shè)項(xiàng)目文件指公路建設(shè)項(xiàng)目自立項(xiàng)審批（核準(zhǔn)）至竣工驗(yàn)收全過(guò)程產(chǎn)生的，能夠反映項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用和安全管理等基本情況，并對(duì)建成后工程管理、維護(hù)、改建和擴(kuò)建具有保存、查考等利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。然而，目前公路建設(shè)項(xiàng)目文件管理存在許多不足，項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)文件的及時(shí)形成、收集整理、質(zhì)量要求等均沒(méi)有引起足夠重視，對(duì)相關(guān)的管理辦法、標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則等也缺乏了解，項(xiàng)目文件質(zhì)量普遍不高。下面，筆者結(jié)合開(kāi)展“杭（州）長(zhǎng)（興）高速公路北延（泗安至浙蘇界）項(xiàng)目工程”檔案咨詢服務(wù)工作中實(shí)施項(xiàng)目文件全過(guò)程管控的實(shí)踐，談一點(diǎn)分析與思考。

1　問(wèn)題分析

目前項(xiàng)目文件管理主要存在的問(wèn)題是：文件內(nèi)容不真實(shí)、不準(zhǔn)確；一些文件填寫不完整或不規(guī)范，如，簽署內(nèi)容不完備、報(bào)批手續(xù)不完整等，是為無(wú)效文件；一些文件不遵循項(xiàng)目檔案卷內(nèi)文件的關(guān)聯(lián)性，沒(méi)有進(jìn)行成套性、系統(tǒng)化的收集歸檔，文件不完整、不閉合甚至遺失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；還有一些文件存在污損、撕裂情況，字跡材料不符合相關(guān)要求。分析存在問(wèn)題的原因，其一，重視施工現(xiàn)場(chǎng)管理，而忽視文件的及時(shí)形成和平時(shí)立卷工作，往往等到現(xiàn)場(chǎng)施工結(jié)束時(shí)才集中突擊開(kāi)展文件工作，文件質(zhì)量自然難以得到保證；其二，文件管理與具體施工工作脫節(jié)，且文件管理人員不熟悉工程業(yè)務(wù)知識(shí)，造成文件形成不及時(shí)或內(nèi)容不真實(shí)，如存在明顯的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤；其三，文件收集整理工作滯后，施工單位往往在主體工程完工后才進(jìn)行文件收集整理工作，此時(shí)有些施工人員已調(diào)整但卻沒(méi)有及時(shí)移交文件，致使文件不齊全、不完整。

2　實(shí)踐分析

針對(duì)存在的問(wèn)題，筆者認(rèn)為需要實(shí)施項(xiàng)目文件全過(guò)程管控，以解決問(wèn)題、提升工作質(zhì)量。第一，同步建立文件管理制度并加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。工程建設(shè)伊始，檔案項(xiàng)目組就要調(diào)研參建單位項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)和需求，在此基礎(chǔ)上編制文件管理辦法及實(shí)施方案，并要求參建單位按照辦法和方案做好文件管理工作；同時(shí)，要組織參建單位文件管理員及分管領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)《工程項(xiàng)目檔案管理辦法》《國(guó)家重點(diǎn)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收辦法》《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》《公路工程竣（交）工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，提升他們的文件管理意識(shí)、工作規(guī)范意識(shí)和相關(guān)業(yè)務(wù)能力。

第二，加強(qiáng)分階段驗(yàn)收和接收入庫(kù)工作。檔案項(xiàng)目組要根據(jù)工程建設(shè)進(jìn)度、階段，結(jié)合工程的階段驗(yàn)收和中間驗(yàn)收，分期分批開(kāi)展項(xiàng)目文件的驗(yàn)收和移交接收。工程階段驗(yàn)收時(shí)，檔案項(xiàng)目組同步做好檔案驗(yàn)收，對(duì)符合要求的文件及時(shí)辦理移交手續(xù)，避免工期過(guò)長(zhǎng)造成檔案受損；對(duì)暫時(shí)不符合要求的文件，要求各參建單位做好分階段文件登記、上架管理工作，并做好借閱登記和利用效果登記。

第三，同步開(kāi)展文件數(shù)字化掃描工作。建設(shè)初期，檔案項(xiàng)目組按照《浙江省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記備份管理辦法》等規(guī)定，指導(dǎo)各參建單位配備檔案管理軟件及數(shù)字化掃描設(shè)施，要求各參建單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中同步做好紙質(zhì)文件數(shù)字化掃描工作，改變以往文件歸檔完畢后集中數(shù)字化掃描的模式，將工作“化整為零”，減輕工作負(fù)擔(dān)、提升工作效率與質(zhì)量；要求文件管理人員同步對(duì)文件進(jìn)行分類并掛接數(shù)據(jù)，以便于資源共享利用。

第四，做好文件移交歸檔前的檢查工作。一是文件是否完整齊全、是否能夠反映工程的全部過(guò)程；二是文件字跡是否耐久、內(nèi)容是否清晰、是否能夠長(zhǎng)久保存；三是文件分類是否清楚科學(xué)、組卷是否合理、編目是否規(guī)范、是否便于管理和能夠滿足利用需求；四是實(shí)體文件是否全部完成數(shù)字化掃描、掃描圖像是否清晰、數(shù)據(jù)掛接是否準(zhǔn)確、利用是否方便高效、實(shí)體文件是否與電子數(shù)據(jù)同步移交。