☆ 汪愛蓮

（前郭縣第五中學(xué)，吉林前郭 138000）

對學(xué)校檔案實(shí)行信息化，是指在學(xué)校檔案工作中，能夠充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對學(xué)校各項(xiàng)各類檔案信息進(jìn)行收集、處理、管理以及應(yīng)用的過程。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛普及與應(yīng)用，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度，從各個方面全方位地取代了紙質(zhì)文件。從學(xué)校教師到學(xué)生，從一線到教輔，從前勤到后勤，從各學(xué)科到各組室，從學(xué)籍到學(xué)生成績管理，從德育到安全等等都應(yīng)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與評估。通過總結(jié)這幾年在從事學(xué)校檔案工作過程中的問題發(fā)現(xiàn)，平時教育教學(xué)過程中需要收集、管理和應(yīng)用的檔案數(shù)據(jù)十分繁雜，為使學(xué)校這些寶貴信息能夠有效的為學(xué)校教育、教學(xué)服務(wù)，筆者認(rèn)為當(dāng)前各級教育部門務(wù)必把學(xué)校檔案信息化建設(shè)提到學(xué)校建設(shè)的重要日程上來，從而使學(xué)校檔案信息更好地為教育教學(xué)服務(wù)，及時充分地滿足師生對檔案信息的各種需求。

那么，作為一名縣城重點(diǎn)高中的檔案管理人員，通過日常工作中親身體驗(yàn)和探索信息化管理的模式，筆者從學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在問題，探討學(xué)校檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容和幾點(diǎn)建議，從而說明學(xué)校檔案信息化建設(shè)的緊迫性。

一、目前學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀和存在問題

（一）一般學(xué)校檔案工作的現(xiàn)狀

筆者走訪過許多農(nóng)村學(xué)?？h城學(xué)校的檔案室，根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和親身探索，可以說目前絕大多數(shù)學(xué)校，尤其是農(nóng)村學(xué)校的檔案管理和應(yīng)用仍然處于傳統(tǒng)的手工操作的老模式，從檔案存放方式、管理形式到使用方法大同小異，基本都是同一個模式。

1.檔案存放方式

檔案柜是存放檔案的主要設(shè)備，里面分門別類地布滿了文件盒和文件夾，從建校至今所有信息資源非常齊全，并且為了便于查找資料，每個柜、盒、夾上都工工整整地貼上文件類型標(biāo)簽和具體文件名稱，工作確實(shí)做得很細(xì)致。

師生檔案信息多數(shù)是以文字形式存放，也有些是照片，而學(xué)校建設(shè)施工方面是以圖紙形式存放，財(cái)務(wù)賬本有專門的柜子存放。

2.檔案管理形式

學(xué)校管理檔案目前主要是用冊子來記錄，可以是多個，也可以是一個，把檔案按類別用冊子詳細(xì)記錄下來。用于計(jì)算機(jī)操作的部分就是打印檔案封面和卷內(nèi)備考表，然后把各個部門送來的檔案集結(jié)成冊，按類別放入柜子里。這種最低級的信息管理方式，直接導(dǎo)致大部分電子檔案無法收存。

3.檔案使用方法

每當(dāng)學(xué)校職稱評聘和高考前后，教師調(diào)進(jìn)調(diào)出、學(xué)生轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出及上級部門來檢查時，是檔案管理人員最為繁忙的時候，需要把文件按冊子索引找出來使用，非常麻煩并且緩慢，嚴(yán)重影響到工作效率，有時翻來翻去還找不到要查閱的檔案。平時如果教師要查找檔案因?yàn)椴患庇?，還可以有緩沖的時間，可是到了關(guān)鍵時刻查找資料，真的感覺到這種傳統(tǒng)的文件資料的檢索方法遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了當(dāng)前教育教學(xué)的需要。

（二）用于檔案室建設(shè)的資金不足是所有學(xué)校的共性

每次上級部門檢查學(xué)校的工作時，都必須檢查新老三室和音體美教室，很少檢查檔案室的建設(shè)情況和工作情況，這就導(dǎo)致學(xué)校非常重視新老三室和音體美教室、圖書室、衛(wèi)生室的建設(shè)，而忽略檔案室的建設(shè)。長此以往，檔案室建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其它部門，在檔案室信息化管理方面投入的資金自然較少，更不要說各種先進(jìn)設(shè)備的投放使用了。

漠視和冷淡必然導(dǎo)致落后，林林種種的不顧及不重視，就導(dǎo)致檔案工作缺乏相應(yīng)的信息化設(shè)備，這就與當(dāng)前的教育教學(xué)現(xiàn)狀完全不匹配，無法達(dá)到微機(jī)調(diào)檔、信息傳輸?shù)雀呒壞繕?biāo)，更嚴(yán)重制約了學(xué)校檔案工作的信息化發(fā)展，阻礙了學(xué)校檔案工作信息化進(jìn)程，使學(xué)校檔案工作的信息化建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于學(xué)校教學(xué)的現(xiàn)實(shí)需求。

（三）學(xué)校從事檔案工作的管理人員多數(shù)業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力較低

多數(shù)學(xué)校不太重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以為無論誰都能勝任此項(xiàng)工作，所以，就把學(xué)校教不了課的，或因其他情況閑置的人員安排在檔案管理崗位。尤其會熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)的管理人員是少之又少，由于運(yùn)用信息技術(shù)解決檔案管理工作比較落后，使檔案管理工作一直停留在最低級的錄入和查找階段。

二、強(qiáng)化學(xué)校檔案信息化管理工作的主要內(nèi)容

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的前提

我們知道任何一項(xiàng)工程都需要打基礎(chǔ)，檔案信息化建設(shè)也如此。其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)無非是硬件和軟件兩個方面，具體指高配置的計(jì)算機(jī)設(shè)備、流暢的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、高標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化設(shè)備，其中，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是檔案信息的傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有檔案信息網(wǎng)絡(luò)先進(jìn)了，檔案信息化的各種效益才能夠充分發(fā)揮出來。

（二）檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化的關(guān)鍵

正如建造樓房需要各種建筑材料一樣，檔案信息資源的建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，而且這是一項(xiàng)循序漸進(jìn)、持續(xù)不斷的長期性工作，主要任務(wù)就是檔案的數(shù)字化以及電子文件的采集和接收。

（三）信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是檔案信息化的必要條件

信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要是指檔案信息的收集、管理、利用和安全問題，這些問題解決得好與差，直接決定著檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量。

（四）檔案信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)不容忽視

現(xiàn)在絕大多數(shù)學(xué)校的檔案管理人員的特點(diǎn)是人員配備單調(diào)、業(yè)務(wù)能力較差、工作熱情不足，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案信息化建設(shè)對人才的需要。而學(xué)校檔案信息化建設(shè)最為關(guān)鍵的是檔案信息的管理人才，這里的人才不是指隨便安排一個或幾個閑置人員來頂數(shù)。檔案信息化建設(shè)需要的人才指的可不僅僅是檔案專業(yè)人才，還要有計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而據(jù)了解，現(xiàn)在能達(dá)到這種程度的人才微乎其微。

三、對學(xué)校檔案信息化管理與建設(shè)的幾點(diǎn)建議

（一）要讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)從思想觀念上對檔案信息化建設(shè)引起重視，增強(qiáng)學(xué)校對檔案信息化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感

隨著學(xué)校各項(xiàng)教育教學(xué)工作向著信息化發(fā)展，學(xué)校多項(xiàng)工作已實(shí)現(xiàn)辦公自動化，學(xué)校檔案的類別和數(shù)量也大大增多，加上在日常教育教學(xué)中學(xué)校、師生對檔案的利用率也越來越高，落后的檔案管理應(yīng)用方法遠(yuǎn)遠(yuǎn)不相適應(yīng)，必然影響學(xué)校教育教學(xué)的發(fā)展與提升。所以，在這種情況下急需使學(xué)校檔案信息化管理迅速提升，學(xué)校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程迫在眉睫，應(yīng)引起教育部門及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。

（二）檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的大前提

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)其實(shí)就是硬件和軟件的建設(shè)，從硬件來說，必須要配備高配置的電子計(jì)算機(jī)、打印復(fù)印機(jī)等等一些外配，所有這些硬件必須能夠?yàn)闄n案管理應(yīng)用軟件提供支持服務(wù)，從軟件來說，要有專業(yè)的能夠適應(yīng)檔案管理和應(yīng)用的系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以確保檔案信息的傳輸、使用等暢通無阻。

（三）要使用正規(guī)軟件公司開發(fā)的高質(zhì)量的檔案管理和應(yīng)用數(shù)據(jù)庫軟件

無論哪個單位，其檔案基本都要具備以下四個特點(diǎn)：長久保存、長期可用、安全儲存、有效使用，學(xué)校檔案更應(yīng)如此。比如筆者所在學(xué)校的檔案工作，從1979年建校第一天開始的文件材料還一直保存到今天，這些文件類型有文本，有照片，有圖紙，有圖片等，可以說非常寶貴非常齊全。所以，在開發(fā)檔案信息化管理軟件時必須要考慮到三個原則性問題，即實(shí)用性、安全性、多樣性，這樣可以最大限度地為學(xué)校各項(xiàng)工作和師生及時快速地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，能有效提高教育教學(xué)的效率。

（四）提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力是搞好學(xué)校檔案管理與應(yīng)用工作的要素

任何學(xué)校要想把本校檔案信息化工作做好做精，讓這項(xiàng)工作為學(xué)校教育教學(xué)提供有效服務(wù)，選擇好檔案管理人員是很重要的因素，決不能像以前那樣隨便安排人員來頂數(shù)，因?yàn)闄n案管理人員是檔案管理的主體，檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作能力較低，再好的設(shè)備設(shè)施也無法發(fā)揮它的功能，更不要談效果了！

那么，檔案管理人員應(yīng)具備什么素質(zhì)與能力呢，簡單地說，檔案管理人員不僅要具備檔案管理與應(yīng)用的專業(yè)知識和能力，還要具備熟練的計(jì)算機(jī)操作能力和水平。所以作為學(xué)校，還要舍得出資，采取多種形式及時持續(xù)的對現(xiàn)有檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使現(xiàn)有的檔案管理員不斷更新知識，提高實(shí)際操作水平。尤其是要及時開展計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代化信息技術(shù)的培訓(xùn)。檔案人員要積極加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)和能力的提高，使自己成為既有豐富的檔案專業(yè)知識，又有熟練的信息技術(shù)操作能力的復(fù)合型人才。

多年的工作實(shí)踐證明，學(xué)校檔案資源的作用并不微小，學(xué)校檔案工作也不簡單，其實(shí)一個學(xué)校如若抓好檔案信息化的管理與建設(shè)，并充分有效利用檔案信息化資源，其對學(xué)校教育教學(xué)的發(fā)展與提升作用是非常巨大的。